档案实体属性的研究及其意义，本文主要内容关键词为：实体论文,属性论文,意义论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案具有实体属性原本是一个十分简单和肯定的问题，但基于以下几个方面的现实和思考，对这一问题进行更深层次的认识仍是十分必要的。
首先是计算机和计算机技术在档案中的应用，已使档案实践分裂为“档案实体整理”和“档案信息处理”的两大实践体系，并由此而产生了“档案实体”和“档案信息”两大理论体系，这两大档案理论体系的整合，则构成了现代档案学理论的基本框架。此时，对档案实体属性研究的意义就已不再仅是阐明和承认“档案具有物质的实体属性”，而变成为奠基现代档案学理论体系中“档案实体理论”的基础性研究。
其次是，随着电子档案在档案实践中的出现和受档案信息处理实践和技术的影响，人们逐渐对传统的“档案实体属性”产生了怀疑，一类试图利用“虚拟档案”替代实体档案的思想已形成巨大的思想潜流正在蔓延。因此，现时对档案实体属性重新进行深入地探讨，具有实践和理论上的双重积极意义。
一、档案的实体属性
“档案是一种物质的实体”，这是我们面对实践中的档案，早已就得到的一个适用于所有档案的普遍和客观的认识。
1.电子档案的“实体性”
在传统档案实践中，说“档案是物质的实体”是从来不被任何人所怀疑的，因为在实践中，我们只要实际接触一下档案，就会很容易地通过视觉和触觉感知到档案是一种物质的实体。但电子档案的出现，使人对档案实体属性的普遍性产生了疑惑，对电子档案是否是“物质的实体”，人们所持的观点则不尽相同。
电子档案是否是以物质实体的形式存在？这一问题根本无法利用理论来加以证明的，因为这一问题的本身是一个典型的实践问题，而不是一个认识或理念的问题，因此我们也只能用它的实践来说明它的这一实践。
由于电子档案被存储在计算机内，我们所看到的只是利用计算机显示出来的电子档案内容，所以档案工作者和档案利用者均已完全看不到原来那种传统的实体档案，我们所能看到的只是计算机，而电子档案却成为一种看不见和摸不着的东西。这时人们对电子档案的实体属性产生怀疑，并不足为怪，但这种认识却是错误的。
如果我们将纸质档案视为“文字”档案，那么电子档案就是“数字”档案。文字和数字都是记录信息的抽象符号，这只能表示纸质档案和电子档案信息记录的方式不同，而并不能成为否定数字方式的信息记录依旧需要特定载体的根据。这就象文字记录需要纸张一样的确凿，电子档案的信息同样需要用物质来存储，电子档案的信息必须要依赖于物质载体的存在而存在，这是一个不容质疑的客观事实。电子档案不可能以无载体承载的非实体的纯粹的“信息”方式存在，因为任何“信息”本身就必须以物质为依托才能得以保存和传递。
另外，我们从不单独地将文件的“内容”称为文件，只有在“内容”和“载体”被视为一体时，它才是我们所说的文件。对于电子档案来说也是一样，它的信息和载体同样是不可分割的，电子档案的“信息”或“载体”都不能单独地被称为电子档案，它们只是电子档案的信息或电子档案的载体。因此，我们只要提到电子档案，就总是在物质实体的意义上来谈论它。电子档案同样具有与传统档案相同的实体属性，这是客观的实在。
2.“档案是物质的实体”是人对档案的一个普遍认识
电子档案在记录信息的技术和信息记录的载体上的变化，确实会导致档案属性的一些变化，但它仍没有能在档案中形成另一类不以实体存在的档案，因而最为传统的关于“档案具有实体属性”的判断，也并没有成为一个过时的和不完全的判断。
档案的实体属性是档案的客观存在，这种认识并非来自我们对一类档案的认识，这种认识的形成，其实是完全抛弃了甲骨、金石、简牍、纸质、电子等在载体种类上的差异，抛弃了文字、数字、声像、舆图这些不同信息记录方式的差异，它是将所有的档案视为一个物质整体，概括和抽象后所形成的一种认识。
电子档案的内容不能无依无靠地象幽灵一样存在，它们实际被记录在穿孔纸带、硬盘、软盘、磁带或光盘上，而这些特殊的存储介质就是电子文件和档案的信息承载物。没有这样的信息载体的存在，不但电子档案不能产生，就连计算机及其技术的应用也不可能出现。
电子档案具有实体属性的判断，并不影响现实我们业已完成的档案定义。“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录”。电子档案就是以数字形式记录在计算机信息存储介质上的历史记录，如果为电子档案下个定义，则可以表述为“电子档案就是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，以数字形式记录在计算机信息存储介质上的历史记录”。
3.档案的“实体属性”是档案最基本的属性之一
在对档案的认识之中，人们将“档案是物质的实体”的这一认识归结为档案的一种属性，称其为档案的“实体属性”，它是档案所具有的属性中的一个最基本的属性。
档案作为一种物质，它具有很多的属性，但档案的“实体属性”则是档案一些重要属性存在或附着的基础属性。因为一旦档案失去了它的实体属性，档案赖以存在的一些其它重要属性就会随之消失，则它也就不会再是我们现在所谈论的档案。
如果档案失去了它的“实体属性”，那么客观实践中档案就不再是一种物质。而在实践中我们发现，任何事物本身都具有着原始性，但能将事物原始性信息加以驻留的最可靠的方法就是保存住这一事物本能所产生的实物。对于历史凭证来说，只能用物质实体的形式才能将事物的“原始性”承载、凝固、保留和流传下来，才可能成为可信的“东西”。所以即使一事物已事过境迁，而我们仍能用这些具有原始性的物质实体所保留下来的原始信息来做凭证，真实地证明发生过的事物。
由此可见，档案实体属性的重要性在于，它不仅承载着档案的“原始性”，而且它还是档案信息记录的载体。所以当档案一旦失去它的实体属性时，就会导致档案的原始记录性由于缺乏附着的实物，而即刻同时消失。
虽然档案的物质属性并不是通过理论证明得来的，认识档案的这种属性也并不需要高深理论解释，但就是这样一个看似非常简单的科学事实，却构成了档案存在的物质基础和我们研究档案和档案工作的重要认识基础。
二、档案实体属性认识的发展
关于档案实体的思想，是在传统档案学理论中就已形成和固定下来的东西，但在传统档案学理论中，并没有使用特殊的术语和明确的概念特意地强调它。随着档案工作实践的发展，大约在20世纪八十年代，档案实体属性的深入研究开始出现，它最早起因于“中国档案分类法”的编制。在分类法编制过程中，档案实体属性的研究，成功地为科学确认“中国档案分类法”是对档案信息的分类；防止在档案实践和理论上将“档案信息分类”与“档案整理分类”相互混淆和有效阻止将“中国档案分类法”用于整理档案的错误倾向，起到了十分积极的作用。“档案实体”或“实体档案”作为特定术语被提出，一种用于阐明档案整理和档案信息整理差别的概念开始形成。
随后，在“档案整理原则”发展的研究中，档案的实体属性似乎更多地被用在对“主、客体全宗理论”的批判，成为维护传统来源原则，反对“客体全宗”生成的重要理论根据。但这次它并没有成功，可是在这一过程中，档案实体属性的研究确实得到了更为充分的补充，人们也逐渐从中充分认识到这一理论的适用范围。
最后由于“中国档案分类法”、“档案著录规则”和“档案主题词表”的出现，使档案的信息处理系统日趋完善，计算机及其技术的普及和强大的信息处理技术的侵入，并推波作浪使档案工作实践产生了根本的变化。“档案实体整理”和“档案信息处理”两大档案实践体系最终形成。
这种环境逼迫档案理论工作者不得不将原先只是存在于思想中的，对档案是物质实体的这种不言而喻的认识，用“档案实体属性”的概念给予更深地强化，并开始更加注意研究档案载体和信息的特殊关系，以便在将“档案实体”和“档案信息”系统加以区别和对立起来的同时，又将这两大实践系统融合起来，客观和科学地解释现代这两大档案实践的基础。在现代档案学理论体系中，档案实体属性的研究已成为一个非常必要的，一种现代档案学理论所必不可少的基础理论研究。因为，在现代档案学理论体系中，档案实体属性的研究不仅仅是在奠基一个“档案实体理论”的基础，而是在奠基着整个现代档案学理论的基础。
三、“档案实体属性”存在的意义
“档案是一种物质的实体”是一个形成于传统档案学理论的论断，但现代档案学不但继承了这一理论，而且更为概括和更突出地强调着档案的实体属性，这决非碍于传统档案理论的情面和影响，其决定因素来源于现代档案学自身发展对这一理论的特殊需求和这一理论在现代档案学理论中的基础作用。
1.维护现代档案两元实践的认识基础
首先，档案实体属性是现代档案学理论对现实档案实践的一个客观反映，是现代档案学理论对在现实档案实践中，“档案实体体系”客观存在的肯定。在现实档案实践发展由“档案实体整理”和“档案信息处理”两大实践体系构成的状况下，如果否认了档案的实体属性的客观存在，就会使现代档案学理论中“档案实体理论”成为没有实践根据的理论，而当现代档案失去“实体”的一元实践支撑时，就会同时使“信息”的一元实践，因缺乏附着的物质基础而即刻丧失，这时整个现代档案实践就会顷刻被颠覆。
虽然“档案实体”的实践和理论总是被冠以“传统”的称谓，但现代档案学理论仍不敢对这种实践有丝毫的轻视，因为忽略了它的结果，就是在否定整个现代档案实践。因此，我们的理论也就只能作出这样的反映。
2.奠定现代档案学二元理论形成的基础
现代档案学理论是以“档案实体”和“档案信息”两元为实践根据的档案理论，这是现代档案学理论对现代档案实践的客观和正确反映。
现代档案学在理论上，无比坚定的、比传统档案理论更为强调“档案的物质性”，申明在档案工作的实践中，决不存在以非实体形式存在的档案。确认“档案”既不是精神的，也不是信息的，更不能是虚拟的东西。其目的就是要以此继续巩固档案的实体实践，因为一旦失去物质的档案，那么档案的信息系统就会失去它实在的来源和存在的物质基础，它也就将不复存在。
从逻辑上说，如果我们不坚持档案的实体属性，就会使档案实体体系失去存在的实践基础，当档案学理论丧失了档案实体这一实践基础后，以“档案实体”和“档案信息”两元实践为根据的现代档案理论，就会因此而完全失去理论的平衡。档案实体理论的消失，即使不会使档案学遭到灭顶之灾，但它肯定也不会再是我们现在所见的档案学，它很可能转化为情报学、资料或其他什么科学。
因此，现代档案学理论坚持档案的实体属性，是在维护现代档案学理论两元体系的基础。
3、抵制错误实践、思想和理论的根据
实际在现代档案实践中，如果我们稍微轻视和忽视一点档案的实体属性，在档案学理论上不坚定地维护这一传统的观点，那么就会使档案向脱离物质实体的单纯信息系统演变，从而误导我们未来的档案实践。
在档案整理的发展历史上出现过“十进制分类法”，在现代又出现过试图用处理档案信息的“档案分类法”来整理档案和用计算机对文件的排序来替代对档案实体的整理。这些作法有它的特定用途和合理性，但他们都是在或多或少地将档案更多地视为是一个信息的整体，而忽略了档案所具有的实体属性。这其中有些问题已遭到彻底的批判和纠正，有些正在被抵制，但有些却正被作为最科学、高科技和先进的档案整理技术而受到我们的推崇。
在由两元构成的现代档案学理论体系中，档案实体的理论依然显得相当传统，而正在发展中的档案信息理论，由于它所涉及的现代技术和开放的理论，很容易使人有意或无意的趋向于它，难免伴随着它的发展时而产生一些破坏档案实体的错误实践、思想和理论。电子档案出现之后，试图将原有纸质档案转化为电子档案保存的想法就是忽视档案实体属性的一种比较典型的错误。我们并不否认这种转化在技术上的先进性、可行性和它存在的作用，但它毕竟是一种复制技术。原纸质档案附着在其载体上的原始性，由于只能来源于产生它的原始实践，所以它的原始性是任何复制技术不能完成的，复制的结果只能使我们得到了一个原纸质档案的信息复制系统，即使我们有意忽略它的原实体（档案实践中确有此必要），但我们必须在理论和逻辑上清醒地认识到，我们所得到的是被我们自己认同的与原档案等价的“档案”，而决不是真正的具有原始性的档案。
反之如果我们将原有的电子档案全部打印，将其内容从电子存储介质转化为纸张，其实并不能使它变得更为真实和可靠，因为在其信息的载体转移过程中，附着与原电子存储介质实体的电子档案的原始性同样会丢失，其结果只是我们又为电子档案建立了一个纸质的信息复制系统。
当我们加深对档案实体属性的研究后，我们就会发现原始性只能附着于它形成的实体，一旦它形成后，任何技术的力量均不可能实现它在不同实体之间的转移。
坚持档案的实体属性，会使我们对现代档案学和档案实践发展中出现的问题和一些错误倾向作出本能的反映，而加强对档案实体属性的研究，则是强化我们这种本能的认识基础。
“档案是一种物质实体”的思想，是传统档案理论对现代档案学的一个巨大的贡献，现代档案实践是在这一基础上发展起来的，并且它实质性的奠定了现代档案学的理论基础。我们必须在现代档案学理论中继续坚持档案的实体思想，因为这并不仅仅是它能证明我们传统理论的正确，更为重要的是，这是在维护现代档案实践和理论的科学性与完整性。