学术期刊出版规范化与其光盘版的检索效率，本文主要内容关键词为：光盘版论文,学术期刊论文,效率论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 问题的提出
《中国学术期刊（光盘版）》（以下简称《光盘版》）是我国连续出版的大规模集成化、多功能全文检索数据库系统，它是将学术期刊原文和计算机检索这一现代化技术结合起来，从而达到“即检即得”、快速查找文献的目的。它的屏幕显示格式和印刷版本的编排格式完全相同，目前除分类号由清华大学光盘公司统一标引外，其它各项检索入口的数据，如关键词、摘要等不再经过重新著录，而完全依赖于期刊论文本身所提供的著录项目和内容编排。这样，一方面使光盘制作速度加快，可以和印刷版期刊同步出版，加速了文献信息的传播；但另一方面，又使得光盘数据库的质量和检索效率在一定程度上受到影响。
2 期刊出版缺乏规范化影响光盘检索效率的几个因素
2.1 著录数据项遗漏或缺少对文献检索效果构成的影响
数据库检索系统功能的强弱，在很大程度上取决于作为文献检索途径的信息检索入口的多少。《光盘版》强大的系统功能之一，就是从便于人们利用多种途径进行文献检索、获取文献信息、提高检索效率的目的出发，设置了13种检索途径。它们分别是：著者、篇名、关键词、分类号、摘要（包括中、英文摘要）、刊号、机构、引文、基金及全文检索等项。而在这些项目中，对检索效果影响最大的，在已入编期刊论文著录项中遗漏或缺少最多的是关键词、分类号、摘要（中、英文摘要）等项。经笔者近一年的使用，发现在已入编的期刊中，自然科学期刊文章著录项目比较完全，编排格式也比较规范，绝大多数文章中都著录有关键词、摘要和分类号，只有少部分文章缺少分类号。而在社会科学期刊中，绝大多数期刊都缺乏规范化和标准化，绝大多数论文无关键词、无摘要、无分类号，只有极少数期刊的文章著录了关键词、摘要和分类号。目前期刊出版中出现这种状况的原因在哪里呢？经笔者调查了解，主要原因有两方面：一是在自然科学期刊方面，我们国家早在1982 年9月就颁布了GB 3179《科学技术期刊编排规则》，之后又在1992年4 月对GB 3179进行了进一步的修订和完善，由于有“法”可依， 所以比较规范和统一。二是在社会科学期刊方面，由于国家至今没有颁布编排规范，因而期刊编排无“法”可依，随意性极大，规范性就比较差。而期刊出版缺乏统一规范所产生的直接后果是在进行数据库文献检索时，用作检索入口的数据著录项遗漏或缺少。由于数据遗漏和缺少，对检索效果将产生以下两方面影响：
（1）文献被检中的机率减少 在检索系统中， 检索信息的入口越多，文献被检中的机率就越大。如，关键词的主要特征是知识的直指性，它主要是通过表达文献主题概念的事物名称或专业术语等自然语言来进行检索；分类号的主要特征是知识的系统性，通过该途径就可把同一学科或具有相关的学科的文献都查找出来；摘要是全文信息的浓缩和总结，通过阅读摘要可以使用户决定是否需要再读原文。另外，在本系统中，还可以把输入的关键词，直接在摘要中进行检索，如果在摘要中已检索到所需文献的主题，就没有必要再在全文中进行检索。所以关键词、摘要、分类号作为重要的检索入口，它们在文章中遗漏或缺少，就会使检索效果受到影响。因为文章中的著录项目被遗漏或缺少时，再用该途径对该文章进行检索就等于是“空”检。也就是说当文章中著录项目遗漏或缺少时，系统设置的检索途径就等于虚设。因此文章中数据著录项遗漏或缺少，就使得文献在检索时相应的信息入口减少，文献本身的受检机率也就随之减少。
（2）检索效率降低 每一条检索途径，都有各自的检索作用。 如果在文章中某个检索途径数据著录项遗漏或缺少，通过这条途径检索不到所需的文献时，势必要用其它的检索途径来补充或代替，这就有可能降低文献的检索效率。如在对社科期刊检索时，由于绝大多数期刊缺少关键词和摘要，用篇名检索反映的文献信息又十分有限，这时就要通过文献分类或在全文中进行文献检索。但分类检索时往往会将同一学科的内容全检出来。如笔者用《光盘版》的经济政治法律9706为一用户检索时，在经济计划与管理的下位类“城市与市政经济”学科中共检出题名46篇，这时用户要找到自己满意的文章，需要在这40多篇题名中逐一挑选，势必浪费时间；全文检索又往往速度较慢而且不一定能反映文章的主题，因此就大大降低了检索效率。
2.2 数据标引质量对检索效果的影响
不仅关键词、分类号、摘要等数据项的缺少会影响检索效率，而且这些数据项标引得不恰当或不正确，也同样会影响文献的检索效率。在二次文献数据库中，一般是由专业人员进行各种数据的标引，但因标引人员的知识水平和操作能力或标引时期的不同，都时常会产生错标、漏标、过度标引、过粗标引等标引不当的错误。而在《光盘版》中，关键词、分类号、摘要等由作者直接给出，就等于把专业人员的工作改为由众多的作者甚至编审者来完成，由于作者的极度分散化，再加上每个作者由于从事专业的不同，学识水平的不同，对各种标引规则的熟练程度也不同，以及关键词本身又有同义词、近义词等不够规范的原因，都会导致标引词的不一致或标引深度的不同等情况出现，进而影响整个标引质量。对比我们在检索实践中深有体会。如在《光盘版》理工A9710 光盘中，笔者分别用“全球定位系统”和该词的简称“GPS ”作关键词进行检索，检出的结果分别是2篇、4篇，共计6篇。这6篇中， 其中只有1篇文章同时标出了以上两个关键词。又如在分类方面，对于同一学科，不但分类不同，而且作者使用的分类法也不同，按照国家标准，应该采用《中图资料法》，但有的作者采用了《中图法》。这些情况都足以说明，不同的作者，在文章中所作的数据标引是不同的，这种标引的不一致无疑会造成漏检或误检。尤其在高校中，目前很多光盘数据库都上了校园网，如果用户不能得到情报人员的及时指导，又不了解这些情况，必然影响用户对文献的查全率和查准率。
2.3 论文编排格式对屏幕文献阅读的影响
按照国家标准，学术期刊通常的编排顺序是：在文章的篇名下方标示出作者姓名、所在单位，并附城市名、邮编，接下来是摘要或内容简介、关键词、分类号；在页眉上注明本刊的刊名、卷期号，在首页页脚注明收稿日期或其它有关的信息，这就可以在有限的版面内，向用户提供尽可能多的信息。这对论文的查询和检索都是非常有益的。但从目前入编的期刊看，编排格式不够统一，标示项目不齐全，缺乏足够的规范性。其主要表现形式如下：
（1）有关作者和作者单位著录项 如：有的文章有作者姓名， 但是地址、邮编、城市名项目不全或作者单位用简写；有的把作者姓名放在篇名下，作者单位和地址则放在文末的括号里；有的则把作者姓名和单位全排在文末的括号里；有的写职称，有的不写；有的有作者简介，有的没有。
（2）有关卷期号著录项 如：有的在页眉上印有卷期号， 有的则没有，；有的把收稿日期放在首页页脚，有的则放在文末；有的英文摘要、关键词放在文末，有的则集中排在当期的最后部分；有的篇名竖排；有的篇名排在下半页；等等。这种排版的不规范化，对文献检索造成以下三方面的影响：
①作者单位标志项目不健全，直接影响了对作者信息的检索。机构检索的重要性有三点，一是提供通信地址，便于与作者建立联系，进行学术交流和探讨；二是对一个单位科研实力的评价和鉴定，可提高单位的知名度；三是可以对作者进行唯一性检索，以区别是否同名同姓的不同作者。写明完整的姓名及单位地址是作者应尽的责任，也是作者的辛勤劳动应得的荣誉，同时也是期刊出版规范化的需要。
②著录项缺乏规范统一，不便于计算机屏幕阅读。在光盘检索时，由于受屏幕显示行数的限制，一般打开原文时，只能看到一页的上半部分，在这种情况下，如何让读者不用翻屏或翻页就能看到尽可能多的信息，一是需要把以上所谈项目尽可能放在一页的上半部分，二是以一种固定的格式进行排版。如：收稿日期或修改日期一律排在首页脚注，作者简介一律排在文末等。这样有规律可循，就可以减少用户屏幕阅读时的盲目翻页。因为计算机屏幕不同于印刷版期刊，在印刷版期刊中，不管以上项目放在页眉还是页脚，人们仅需稍微移动视线，就可以看到。因此印刷版期刊相对来说对版式设计要求比较宽松，而光盘版，由于受屏幕的限制，虽然可以采用鼠标进行翻屏和翻页，但毕竟要费时，不如直接在页眉或上半页看起来方便，尽管系统在菜单中设置了“跳转”第几页，但检索人员往往不知道某篇文章究竟有几页，也不好确定“转”到第几页，这样就会耽误时间。尤其计算机检索是收费服务，检索效率不高，就会浪费用户的时间和财力。
③著录项不全，所提供信息量相应的减少。《光盘版》的用户多是进行文献的查询和检索，因而如检索出的原文比较切题时，一般都要进行打印或复印，这种打印和复印一般都是以单篇或单页进行的，如果在每篇文章的页眉上印上刊名、卷期号、页码等，对用户日后进行文献的查询会有帮助。
2.4 论文时滞对检索效果的影响
在论文中注明收稿日期或修改日期，有助于说明文章成果的首发时间，统计分析论文发表的时差，也是衡量刊物质量的一个重要指标。在《光盘版》中，能够反映期刊论文出版时滞的主要有两项。一是论文中收稿日期或修改日期，在我们检索过程中注意到，对于收稿日期或修改日期，有的期刊标示了，有的期刊没有标示出来或标示的不完善，有的有修改日期，有的无，有的位置固定，有的不固定。二是期刊能否按时出版，目前入编期刊中，有一少部分还不能按时出版。经笔者对《光盘版》理工A9710、经济政治与法律9710的统计，延期出版期刊分别是24,57种， 分别占到两个专辑目前入编期刊种数376,341种的6.3%和17 %。由于期刊不能按时出版，导致了文献信息不能及时传递，也使用户不能及时获取最新信息。
3 加强期刊出版规范化的设想与建议
3.1 提高认识，加强学术期刊出版规范化
学术期刊作为传播文献信息的重要载体，是我们国家文献信息资源的重要组成部分，学术期刊出版规范化有利于文献资源的开发利用和学术信息资源建设。学术期刊质量的高低和编排是否规范化，不仅仅是关系到期刊自身的生命力，而且会影响到整个光盘数据库系统的质量及声誉，影响到国家学术信息资源的建设以及和国际接轨。因此，应该把加强期刊出版规范化作为我国学术信息资源建设的一件大事来抓，作为提高学术期刊光盘检索效率的重要措施。
3.2 严格执行国家标准
在期刊出版和光盘生产的各个环节应严格执行国家标准。对于自然科学期刊，国家已经制定了编排规则，就应该严格按照国家标准进行编排。鉴于社会科学期刊目前出版中的无“法”可依状况，建议国家有关部门尽快制定社科学术期刊编排规则，以促进学术期刊出版的规范化。在国家还没有制定出编排规则前，建议社科期刊参照GB3179进行编排，至少应该首先保证关键词、分类号、摘要等用作检索途径信息入口著录项的齐全和规范。这方面，清华大学光盘公司作为数据库系统的总设计和制作者，应该加强对入编期刊出版规范化、标准化的研究和管理，并提出具体措施，尽可能在较短时间内实现入编学术期刊出版规范化和标准化。
3.3 抓好期刊出版的每一个环节
首先从稿源抓起，目前作者投稿数据著录项不健全或不规范，需要编辑部在“投稿须知”中对作者投稿提出要求，使作者按照期刊规范化、标准化的出版要求进行投稿。二是作者投稿如果不符合规范化要求，编辑部应该设法弥补或将稿件返回作者进行修改，各编辑部在向清华大学光盘公司照排中心交稿前，要保证每篇文章的数据著录项都必须规范和齐全。三是光盘公司对各编辑部上交的稿件，要认真进行核对，发现问题及时纠正。通过各个环节的努力，使期刊编辑的组稿、审稿、编排等一系列工作，都能按照期刊出版规范化、标准化要求办事，保证学术期刊的高质量出版，从而为光盘检索系统的高效利用奠定良好的基础。
3.4 实现编辑工作的现代化
采用计算机和高新技术对文稿进行编排和管理，努力提高编辑人员的计算机操作能力和现代化编辑水平。随着计算机的日益普及和 Internet用户的日益增多，允许有条件的作者直接以软盘或E-mail 进行投稿，不但缩短投稿时间，编辑还可以直接在计算机上对文稿进行修改和编排，这对于提高工作效率，缩短出版周期，提高编排质量，促进期刊规范化、标准化出版都是十分有利的。
3.5 及时研究解决新问题
由于期刊的光盘版和印刷版载体不同，提供文献信息服务的功能也就不同。如：印刷版着重于文献的阅览，而光盘版则侧重于文献检索。应该根据两个版本不同的使用特点，研究解决使用过程中出现的新问题，使其尽可能协调统一。如有些问题从期刊出版方面难以解决的，可通过改进或增强系统功能来解决。如：分类问题，系统通过附加《中图法》已经解决，那么对于关键词，这一比分类号检索更为重要的检索途径，建议仍由光盘公司组织人力，以集中标引的方式来解决。另外，如学报类的开本比较大，给文章打印带来的不便，是否采用印刷版格式不变，而在光盘版制作时将其开本适当缩小，这些问题都有待于进一步研究解决。