摘要：现阶段，随着我国经济的飞速发展，计算机技术以及信息技术发展的也十分迅速，信息化成了现在档案管理的主要手段，但风险也随之而来，基于此，本文主要针对电子信息档案管理安全防范工作进行探讨。
关键词：电子信息；档案管理；安全防范
引言
不同于传统用纸质记录的方式，电子信息档案管理在效率、管理时所耗费资源等方面具有极强的优越性。随着科技的进步，电子信息档案能借力“互联网＋”，在信息技术的助力下优化档案管理，使更多的档案信息更好地服务于社会大众。尽管电子信息为人们带来了许多之前从未想过的便捷模式，但它的管理一定会存在一些漏洞。
1电子信息档案管理的重要性
1.1有助于提高工作人员的效率
利用电子信息形式档案更有利于提高有关工作人员的效率。通过计算机管理系统能够降低从事档案管理工作人员的工作负担，更好地提高工作效率[1]。它是当前档案管理工作实现持续健康发展的必然发展方向。
1.2有助于对存档资料进行保密
利用电子信息形式的档案更加有利于进行保密存档。当要查阅档案文件时，不必提供整卷档案，仅仅通过智能检索工具就可以找到自己需要查阅的文件。这样会提高查阅的速度。除此之外，电子信息档案还能够在查阅的时候防止资料泄露，进而提高档案管理的保密性。
1.3有助于进行查漏补缺
利用电子信息档案将更好地对档案文件补漏增缺。在查漏补缺档案文件的时候，传统形式档案管理需要通过手工形式来装卷和拆卷，电子信息形式档案管理仅仅在有关的系统当中直接修改系统，非常便利，大大提高了工作的效率。
2目前电子信息档案管理中存在的安全问题
2.1电子信息档案管理设施与技术相对落后
电子信息文件主要通过服务器、软件和网络进行存储、搜索和共享，因此有必要加强电子信息文件系统软硬件设施的建设。传统的档案管理模式不能适应现代电子档案管理的需要，主要是由于基础设施落后，不能在当前计算机应用广泛的时代使用，计算机主要分为硬件和软件两部分。硬件设施长期未更新，软件操作错误导致数据丢失，突然断电，机房建设不完善，都会导致电子文件泄露。此外，计算机病毒、黑客攻击等因素会以各种方式破坏计算机的软硬件保护网络，导致电子信息文件丢失或系统瘫痪。电子信息文件系统不能定期、及时地更新，对杀毒软件的更新不重视，导致系统老化，易受攻击。
2.2电子信息档案管理面临网络开放的威胁
电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减[2]。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。
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3对电子信息档案管理与防范措施提出的建议
3.1健全与优化电子档案安全管理制度
执行特殊是特别的，特别的强认证措施处理，采用相结合的方式为双重身份认证和数字签名认证密码的身份验证，私钥，密码加密、明文和密文传输，数字签名和密码认证等。这种身份验证方法需要经理下载相应的客户端软件并独立运行生成一对密钥，其中，对公钥进行加密，然后提交到中央数据库进行保存，并将私钥交付给用户。私钥的存在提高了整个系统的抗侵入性。时常学习并引进最先进的防御系统，保证与外界其它网络网页的安全距离，将电子信息档案的安全放在首位，重视电子信息技术的加密处理。重要的数据应该在CD上尽可能多的备份，备份应该以非智能的方式保存[3]。确保电子信息文件的安全性。在每个企业档案提供文件在同一时间，尽可能通过电子邮件或第三方交付操作，如网页浏览、文件和信息发送之前应该做强大的反病毒扫描，使用循环过滤的方式阻止入侵其他常见的web页面，监督和维护杀毒扫描之前和之后的原始号码是一致的，确保原始档案不是恶意破坏或损失，发送信息而组织要确保页面发送后系统不会出现攻击，并有被窃取的可能性。电子信息档案系统要与管理部门合作，定期检查档案有无问题，以保密法的相关标准和要求为准则，禁止对外泄露档案内容。
3.2建强大的信息安全防范体系。
主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。
3.3建立健全共享机制，提高工作人员共享意识
一方面，档案管理工作人员要树立“我为人人，人人为我”的共享意识，加强与其他部门、其他单位的信息沟通。对于新产生的电子信息档案以及发生信息变动的事项，要及时在云端上进行录入、更新，防止信息的重复收集[4]。另一方面，单位要加强与其他单位的沟通协调，邀请业务上有重合、有关联的单位进行共享机制合作。例如，可以共同建设云储存平台，实现双方共赢。
结语
电子信息档案是一把双刃剑，带来机遇的同时也带来挑战。电子信息的基础是电脑和网络，也因此紧急情况随时可能发生，所以技术人员要提高对某些不知名病毒的警觉性、保持高度警惕，以帮助所在单位的更好发展。对档案信息化建设中存在的任何问题，都要确保能拿出切实可行的解决方案。使先进的信息化技术和档案管理工作互相助力，共同为电子信息档案的管理献出力量。档案信息化建设的未来美好，但留有一段距离，需要档案管理人员和人民大众共同献出智慧。
参考文献：
[1]陈洲，张彤.电子政务条件下档案信息化建设的实践与思考[J].档案与建设，2017（8）：55-56.
[2]柯元锦.对电子信息档案管理的风险分析与其控制探讨[J].风险分析，2017，（3）：6-9.
[3]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理［J］．企业导报，2018（4）：190.
[4]王燕玲.浅析如何做好档案管理工作[J].大视野，2008，（7）.
论文作者:丁希姣
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/8
标签：电子信息论文; 档案论文; 档案管理论文; 系统论文; 备份论文; 文件论文; 信息论文; 《基层建设》2019年第31期论文;