摘要：机关档案管理工作信息化建设，主要是响应政府的号召和领导，借助于互联网技术和电子信息化手段对于海量的档案资料实施规范化、系统化的全面整理与分类，实现全部数据信息的资源存储和资源共享，构建起一套全权服务于社会的数据库档案信息管理系统，使繁琐、凌乱、复杂的档案管理工作变得更为简单、规整和快捷，档案管理工作信息化不仅大大降低了资源管理成本，而且很大程度上提升了机关档案管理的整体工作效率和综合管理水平。
关键词：机关档案；管理；信息化
引言
伴随着信息技术的不断发展，以及各种档案资源的不断增多，原本的纸质档案管理机制显得愈发烦琐与不便。这时候对机关档案管理信息化的建设工作就显得越来越重要了。本文就机关档案管理工作信息化建设进行了分析研究。
一、档案管理信息化的优势
1、存储量大
以往的档案数据量非常庞大，分类的过程十分复杂，对档案存放的要求都比较高。例如一个大约两千人单位的档案场地最少需要一百平米才可以满足需求。然而信息化技术管理则是通过硬盘等高科技存储媒介对档案展开管理，其优点是容量庞大，不需要很大的场地，一般只需要大约三十平米，并且充分利用了互联网功能，实现了数据的快速传输以及资源共享。此外只需要对硬盘等媒介展开必要的管理就行，实现了无纸化，绿色环保，档案的使用时间也会增长许多，真正实现了高效存储。
2、准确规范
管理工作者在以往的工作过程中，由于对工作不仔细或者对有关业务没有充分的了解，阻碍了相关管理工作的执行，导致了在利用信息的过程中容易发生错误。然而在高科技的环境下，档案管理系统与办公系统融合后，有关的信息实现了自动存储。并且存储是科学、准确的，在需要查找信息的时候只需利用参数查找就可以能够获得数据，非常的方便、高效。
以往的档案管理在数据的查询、归档等方面都比较费时费力，然而在信息化时代在，机关档案管理的高效性、合理性等保证了档案管理的科学、高效。并且，利用档案不再受时间等条件的约束，相关工作人员在任何情况下只要依据操作流程就可以十分方便的获取所需信息。例如，整理几千名员工的认识档案，在以往的档案管理过程中至少需要花费半年左右的时间，查询某个员工的档案需要花费好几分钟。然而在信息化下，查询某个员工的档案只需要短短几秒钟的时间，非常的高效便捷。
二、机关档案管理信息化现状
1、部门领导不够重视
机关档案管理信息化建设的有序推进，不但需要物质方面的保障以及技术方面的支持，而且还需要机关单位的领导人以及相关人员对档案管理信息化建设有足够的重视与关注。
但是由于一些单位领导的不重视，加上资金投入的短缺，使得大多数地方机关的档案管理人员没有充足的资金去支持档案管理信息化建设所需的技术、硬件设备、相关软件以及人员培训的开支，从而使一些单位的档案管理信息化建设陷入停滞状态。
2、缺乏专业的管理人才
目前大部分的机关单位都还在沿用旧的纸质档案管理方式。而大部分档案管理人员都没有进行过专业的培训与指导，在管理工作方面缺乏对科学管理档案的认知与意识，所以都显得不够专业。而且很大一部分的人员年龄偏大，导致他们很难适应机关档案管理现代化、信息化建设的要求。而且由于部门领导的不重视，使得大部分档案管理人员的专业素质都偏低。而且由于大部分档案管理人员的年龄都偏大，对档案管理信息化建设中所需要掌握的信息技术知识接受能力较差。这样将会大大的限制机关档案管理信息化建设的脚步。
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3、数字档案资源短缺
目前我国大部分单位机关的档案资源都是纸质档案，数字化的档案资源匮乏。而且没有统一的、规范的档案资源数据来源。这使得各地区的机关档案管理部门不能做到档案信息的及时分享与统一整理，使机关档案管理信息化建设工作陷入困难的境地。
三、加强机关档案管理工作信息化建设的策略
1、充分发挥服务社会的重要价值
长期以来，档案管理都被视为一种故步自封、保守被动的工作，在信息化技术的推动下，这种管理模式也进行了脱胎换骨的变革，不仅是满足于内部之需，更应体现其服务于社会的重要利用价值。社会上“以人为本”的管理理念和社会服务意识的提倡，以及社会其它行业的多方面需求，给档案管理工作带来了强烈的冲击，大大促进了档案管理的稳序发展。市场经济的迅猛发展对于档案信息资源的利用需求也变得异常重要，这就需要机关档案管理人员积极探求出一套行之有效的规范化管理模式，实现服务于社会“开放型”的社会效能，直接满足于社会经济、政治、文化发展的需求，充分发挥服务社会的重要价值。
2、强化电子文件档案的规范化管理
利用局域网信息传输快捷的功用，在机关自身网站制作出电子档案信息利用的网页，确保归档后的电子信息档案第一时间发布，设置电子文件档案的检索查询系统，方便其它部门人员及时获取网上信息数据，为需要者提供更便捷的服务。加强电子文件档案的系统化、规范化管理，加强档案管理法制化建设，除了贯彻落实国家颁布的《档案法》相关制度法规之外，还应依据本机关自身的客观现实情况制定相应的管理规章制度、电子文件收集归档制度等等。比如，电子文件档案管理奖惩制度，对于不及时归档提交信息档案的部门给予一定的惩罚措施。此外，还应建立电子文件档案迁移的管理制度，电子档案与纸质档案并存缺一不可，抓好双套制管理，将电子文件复制到与计算机脱离存储的耐久载体上，并实施有效、严格的维护和检测，以及复制备份，以保证电子文件的完整、安全和有效。
3、加强档案管理软硬件设施建设
不断完善档案管理基础设施的建设投入，为档案室购置质量上乘的档案密集柜、温湿度计、灭火器、空调、防光保护窗帘等设备，以加强档案室的安全防范措施。为规范档案管理，提高档案管理质量，安装档案管理的系统软件，对所有归档文件材料整理后全部输入计算机管理，以提高检索速度和档案管理质量。文件材料归档全部使用无酸档案盒，文件不易被破坏和腐蚀变质，利于全部档案的完整完好保存，确保档案管理日益走向规范化、科学化管理轨道。严格信息档案文件的一体化控制，依据归档要求设置系统化管理模块，各项工作子模块都应设置相应的归档接口，确保电子文件的及时、完整归档。
结束语
机关档案信息管理工作的高效性给单位的日常工作带来了翻天覆地的变化。随着现代信息技术的融人，对档案工作者提出了更高的要求，相关工作者不但应当把握以往的档案管理智力，还应当努力学习并且掌握档案管理现代技术，从而使得档案管理转化为企业的精神财富。
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论文作者:周娟
论文发表刊物:《基层建设》2017年第20期
论文发表时间:2017/11/4
标签：档案论文; 档案管理论文; 机关论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 文件论文; 电子论文; 《基层建设》2017年第20期论文;