基于大数据时代高职院校档案信息化建设探究
姚丽丽，邢艳娟
（盘锦职业技术学院，辽宁 盘锦 124000）
摘 要： 档案管理对高职院校的发展有着重要的作用，但是目前许多高职院校对档案管理信息化建设都没有给予足够的重视，导致档案管理工作出现了诸多问题，对高职院校发展造成了一定阻碍。基于此，本文从档案管理工作的要点出发，对高职院校档案管理信息化建设现存的问题进行了分析，然后结合大数据时代下的数据处理特征，提出了几点推进高职院校档案管理信息化建设工作的实际策略。
关键词： 高职院校；档案管理；大数据；信息化建设
数据在当今社会成为了一种重要的资源，大数据更是为档案数据的应用、开发指明了新的发展方向，所以档案工作人员在大数据时代下，要充分发挥大数据的应用优势，改变传统工作观念，通过各项合理的措施，将数据的价值最大限度体现出来。
一、大数据环境下档案信息化分析
大数据是指将一定范围内的数据内容，通过特定的方式或者软件进行搜集、处理、管理的数据集合，通过特殊的计算机算法，得出使用者想要获取的数据内容，进而促使使用者的决策力、洞察力、流程优化力得以强化。总的来说，大数据就是信息时代下的一种信息资产。大数据的发展，对档案信息化建设提出了新的要求，档案作为一种重要的信息资源，在大数据理念的支持下，档案数据的信息化不仅仅要做到“数字化”，更重要的是将“数据”转变为“价值”，即“信息化”转变为“数据化”。“数字化、数据化”这两个理念经常被人所混淆，“数据化”具体是指将文字、图像等等客观数据转化为可量化分析的数据形式；“数字化”则是将文字、图片等等现实数据，通过电子信息技术将其储存起来，进而转变数据的储存、使用形式[1]。由此可见，数据化的理念是建立在信息化之上的，通过结合“大数据”的理念，赋予信息数据新的生命，提高信息数据的使用价值。从客观的角度上来看，大数据是档案管理信息化建设工作的发展必然趋势，未来的信息管理工作也必定经过“数据化”的处理，数据也会成为未来的一种新型资源，并且在这个基础上更好地为使用者服务[2]。
二、高职院校档案管理信息化建设现存的问题分析
（一）认识浅薄
大部分档案管理人员对档案的信息化建设的理解都有着一定“偏差”，认为档案管理信息化建设，就是将传统的文本、图像电子化数字化。同时，高职院校档案工作一直以来都没有受到足够的重视，工作人员的信息化意识、创新意识较弱。这里以我国南方某高职院校为例，该校早在2010年就已经实行新的档案分类管理方案，室内档案存放共9 528卷，根据实际情况将档案分为教学档案、图片档案、音像档案、基建档案、科研档案、文本档案、设备档案、实物档案、财会档案。但是直至2016年，该校尽管已经完成了38 640条数据的信息化，卷宗相关数据共9 642条。但是信息化建设的目标始终放在纸质档案电子化的工作上，工作的目标、考核评价内容的着力点在于实体档案电子化的速度、进度、总量上，诸多评价标准“流于形式”，没有对内在信息数据、档案馆硬件配置建设提出相应的要求，档案管理部门的软件规划、硬件建设出现了一定的“落后”。且电子文件的管理工作与深入开发工作毫无进展，档案信息资料的搜集存在严重滞后的情况，信息化建设成为了该校档案管理工作的空中楼阁。
(1) 牵引负荷应根据运营高峰小时行车密度、车辆编组、车辆类型及特性、线路资料等计算确定。牵引整流机组容量宜按远期负荷确定。
（二）制度不全
制度是档案管理工作的“方向标”，目前部分高职院校档案管理信息化管理工作流于形式的原因，就是因为现行的档案管理制度，没有对整理、归档、利用、保管等等工作流程进行细化，档案管理工作人员在实际工作的过程中无法做到有法可依。所以，急需高职院校根据实际工作内容以及信息化建设要求，将归档、利用、开发、保管等工作制度进行完善，建立起合理的档案搜集建设制度、电子档案移交制度、电子档案利用流程、电子档案安全保管制度[3]。另外，大部分高职院校的档案管理信息化工作也没有详细的工作目标、信息化标准，没有将档案管理信息化工作纳入高职院校发展实际计划中，这些都是导致档案管理工作没有受到重视的重要原因。
（三）管理漏洞
优良的硬件设备是档案管理信息化建设工作开展的基础，高职院校需要从以下几个方面做起：第一，高职院校要积极对磁盘等硬件设备进行更新，为信息化建设工作提供基础支撑；第二，为提高档案数据的搜集、管理、利用工作效率，要积极应用新型OA系统以及业务系统，促使数据交换等流程更加高效的进行；第三，为提高档案数据的利用率，高职院校要采取将校园网站和数字档案馆结合起来，实现线上档案移交以及查阅共享等措施；第四，为保障硬件的使用寿命，减少高职院校在硬件建设上的资金投入，学校要建立起规范且安全的库房，对库房内的温度、湿度进行监控；第五，高效档案数据化建设的信息设备选购，一定要进行市场调查工作，条件允许的情况下则需进行“自主招标”，通过专业人士的把关，确保设备的选购具有前瞻性以及可发展性，以此避免高职院校在设备购买上花费过多的资金[7]。
内部控制主要是指企业通过制定一系列规章制度来对自身经营管理活动进行控制。从实践情况来看，这种控制性的行为很难得到人们的认可，由此使得企业内部控制管理缺乏必要的动力支持。另外，企业实施内部控制也需要一定的成本费用，在开展内部控制的过程中会影响企业经济效益的获得。
随着互联网、信息技术的不断发展，诸多高职院校也开始构建了信息化档案体系，购入相应社会创设档案管理的软硬件。但是管理人员素质以及校方的重视程度不足，在购入设备、构建管理体系的过程中，缺乏一定的专业性以及前瞻性。对信息技术的发展没有自身独到的见解。大部分档案管理工作人员，在对档案信息化管理体系进行构建，对档案查询系统进行选择的时候，通常是参照其它学校“依葫芦画瓢”。这就使得高职院校档案信息化建设工作与其实际工作情况存在不符之处，而档案管理信息化建设并不是一个一成不变的标准，档案信息查询系统以及网络设计，若是不具备一定的兼容性，那么在其将来的发展过程中，必定会出现相应的漏洞。此外，信息设备、信息技术更新迭代的速度比较快，如果在信息系统、设备的选择上不具备前瞻性，就会给高校带来一定的资金损失。
最后，在信息搜集方面，高职院校的档案信息并没有做到实时更新、有效开发。最为重要的财会信息、基建信息也存在拖延等等情况，一些档案在搜集的过程中因为时间间隔较长，导致“信息失真”的情况时有发生，信息档案在实际使用的过程中无法发挥作用，甚至完全无用。
大数据时代为信息管理工作开辟了一条新的发展道路，这对档案管理工作来说既是一个挑战，同时也是一个促使自身发展的重要契机。大数据对信息的独特利用方式，提示档案管理工作人员一切看似无关联的数据在特定的处理方式下都能发生令人惊叹的化学反应。高职院校档案管理信息化建设一定要根据大数据的发展，将大数据技术和档案信息化建设进行有机结合，通过学校、政府、社会三方，构建起一个“三方共建”的工作引导机制，为档案信息化建设提供理论、制度、资金层面上的支持。加强对工作人员的培训、训练，以此为高职院校档案信息化建设提供源源不断的动力，具体高职院校可从以下几点入手。
（四）技术落后
其次，高职院校在档案管理信息化方面的工作，缺乏合理的指导以及规划，所以出现了盲目、重复性工作等问题，档案管理工作的投入和产出不成正比，在规划阶段虽然引进了大量的新设备，但是在实际使用的过程中却没有发挥设备的实际作用，致使“资金浪费”的现象较为严重。部分高职院校的信息化建设方案制定没有结合实际情况，方案的“可行性”较差，在建设的过程中经常将中长期目标、短期目标、总目标混淆，整体信息化建设工作有头无尾，各项目标都没有达成，这些都是致使高职院校档案管理信息化建设工作出现困难的原因。
三、大数据时代高职院校档案信息化建设的实际策略
弘扬劳模精神、工匠精神是核心。要营造良好的社会氛围，让大众充分认识新时代发展的需求，弘扬劳动光荣、技能宝贵、创造伟大的时代风尚，营造人人皆可成才、人人尽展其才的良好环境，同时也要为广大劳动者搭建绽放劳动光彩的舞台。全国技工院校开展的以弘扬工匠精神为主题的新学期第一堂课活动，人社部编制的《工匠精神读本》《古今中外工匠精神故事汇》读物等，都能够帮助学生正确认识、感悟工匠精神，培养学生践行工匠精神的积极情感和自觉意识，引导学生了解身边能工巧匠，立志成为对国家和社会有所贡献的当代工匠。
（一）创新工作观念
高职院校档案管理信息化建设中的各项权责必须落实到人，各项工作需要有明确的分管领导以及工作负责人，并且将档案管理信息化建设工作纳入学校发展的总体计划中，可根据实际情况对工作人员实行相应的绩效考核制度。具体学校方面可根据大数据理念，建立起相应的数字档案部门，实现各个类目档案的集中化管理。为了适应大数据时代下档案管理的需求，学校要安排专业的档案管理人员，改变传统的“兼职”工作模式。具体高职院校可聘请相关专业毕业的优秀毕业生，这些人才通常具有较为深厚的理论基础以及创新意识，能够应对时代变化带来的新工作形态。此外，学校方面要结合实际情况，建立起完善的管理制度，用制度来引导档案管理信息化建设中的各项工作，将档案搜集、利用、保管等等工作落到实处，辅以一定的考核评价机制，避免“信息失真”等等情况的发生[6]。
（二）完善工作制度
意识是行为的主导因素，高职院校档案管理工作人员要认识到，观念层面的改变才是推动工作发展的核心，如果没有及时的更新观念，只不过是“穿新鞋走老路”，信息技术的应用不仅不会提高档案管理工作实效性，而且还会造成巨大的资源浪费。为此，首先，档案管理工作人员以及学校领导就要创新自身的工作理念，加深对大数据以及档案管理信息化建设的认识，充分利用信息技术以及先进的思想观念，将大数据和高职院校档案管理信息化建设充分的结合起来[5]；其次，档案管理工作人员在日常生活中，要积极提高自身的信息技术水平，参考国内外先进的档案管理工作改进案例，让提升成为自己工作中的“常态”；再次，档案管理工作人员要意识到，信息化建设是为提高工作效率、质量，降低未来工作中的强度，不能适应时代变化的工作人员必定会被未来所淘汰。所以当下的“难”是过渡、发展的必经之路，在这个过程中档案管理工作人员必须保有工作积极性。
（三）加大资金投入
首先，学校管理部门对档案管理工作没有足够的认识，所以对学校档案管理信息化建设没有制定具有“前瞻性”的规划，在实施的过程中，没有制定详细的计划以及规范制度，这就导致学校档案管理信息化建设在技术、资金、政策等方面没有受到应有的支持[4]。比如上述的高职院校，在2016年全年的档案管理、维护、建设经费预算仅7万元，资金远远不足以支持档案管理工作的信息化。
（四）提高人员素质
高职院校档案管理信息化建设的目的在于提高档案管理工作的效率，提升档案数据的利用价值。在大数据时代下，为档案数据的开发利用指出了明确的发展道路，这就对档案管理工作人员的专业水平、信息技术水平、数据处理能力提出了更高的要求[8]。所以学校方面要通过定期的培训工作，加强在职工作人员的综合素质、信息技术水平，通过建立起“校与校”之间的长效沟通机制，让工作人员到其它学校进行学习、参考，并且促使其结合自身的情况对其它学校的先进管理方式进行应用[9]。为提高工作人员的工作积极性，学校可建立起相应的考核评价机制，鼓励工作人员在实际工作中进行创新，考核评价不通过的档案管理人员，则需要责令其进行重新培训，以此保障工作人员的专业水平。在人员招聘方面，高职院校也要尽量招聘行业高素质人才，这些人才不仅具有较强的理论基础，同时也具备一定的创新意识，对高职院校这个阶段的档案管理工作发展，有着重要的促进作用。
（五）构建保障机制
随着大数据等技术的不断发展，数据在未来社会是一种新型“财富”，档案数据的重要性也会随之提升。在高职院校档案管理工作信息化的过程中，要提高对档案安全保障机制建设问题的关注度，高职院校档案管理工作人员具体可从以下几点做起：第一，利用数字证书等加密方式，数字化档案的访问必须经过数字验证；第二，在档案储存上，不仅要将纸质档案储存起来，同时也要采取远程储存、云储存、热冷备份等方式，确保数据内容即便是受到了冲击，也能够快速地恢复正常工作；第三，定期对档案管理系统、查阅系统进行全方位的防病毒、防黑客检测工作，进而确保档案数据的安全；第四，档案查阅系统需增加档案数据访问源头追踪机制，并且将其落实执行[10]。
综上所述，在大数据时代，高职院校档案管理工作要进行相应的创新，针对目前诸多高校在档案管理信息化建设上出现的问题。学校首先要对档案管理工作给予足够的重视，然后通过创新工作观念、加大资金投入、开展定期培训、完善工作制度等等措施，促进档案管理信息化建设工作的开展，提高档案数据的利用价值。
我说到做到，第二天，我取出压岁钱，给了付玉。我只是帮她，并不想和她谈恋爱，我当时只想考名牌。倒是付玉对我有了好感，我俩私下接触过几次，也没谈别的，只谈学习的事。高二这年暑假，我在街上遇上她。她穿着紫罗兰颜色的裙子。
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The Exploration of Archives Information Construction in Higher Vocational Colleges Based on Big Data Era
YAO Li-li,XING Yan-juan
（Panjin Vocational Technical College,Panjin 124000,China）
Abstract: Archives management plays an important role in the development of vocational colleges,but at present,many vocational colleges do not pay enough attention to the information construction of archives information management,resulting in a lot of problems in archives management,and this hinders the development of vocational colleges.Based on this,this paper starts from the key points of archives management,and analyzes the existing problems of archives management information construction in higher vocational colleges.Combined with the characteristics of data processing in the era of big data,it puts forward several practical strategies to promote archives management information construction in higher vocational colleges.
Keywords: higher vocational colleges;archives management;big data;information construction
中图分类号： G717
文献标识码： A
文章编号： 1009—7600（2019）11—0105—04
收稿日期： 2019-02-28
作者简介： 姚丽丽（1982—）女，辽宁盘锦人，助理馆员；邢艳娟（1972—）女，辽宁大洼人，助理馆员。
[责任编辑，盘锦职院：王德印]
标签：高职院校论文; 档案管理论文; 大数据论文; 信息化建设论文; 盘锦职业技术学院论文;