摘要：目前，很多行政事业单位对档案管理不重视，没有认识到档案管理的重要性。但随着科技的进步和互联网的普及，信息技术的应用越来越广泛，使得行政档案管理工作变得信息化，如何提高档案管理水平，实现档案管理的科学化已经成为行政事业单位关注的焦点。行政档案管理工作对企业的生存及发展有着重要影响，而信息技术在行政档案管理中的应用，有效避免了传统档案管理中存在的弊端，提升工作效率。因此，在行政档案管理中信息化技术的引入非常重要。本文主要结合工作实践就行政档案管理中信息化技术的应用进行了分析和有益的探讨。
关键词：行政档案管理；信息化技术；应用
引言
计算机技术的发展将人们带入了信息化时代，改变了行政档案管理工作的方式。在行政档案管理中引入信息化技术，可提升档案管理效率和质量，可有效避免人工进行行政档案管理的漏洞。所以，强化信息化技术在行政档案管理中的应用，具有非常重要的意义。
1.目前行政档案管理中存在的问题
1.1管理制度不健全。
当下，行政档案管理人员对档案管理不重视，没有认识到档案管理的重要性，导致档案管理制度不健全，管理体系不完善，档案管理过于形式化，而且监管部门也没有在档案管理中发挥作用，监管不到位。档案管理属于行政事业单位的基础性工作，无法直接提高行政事业单位的经济效益，往往会被单位领导忽视。由于行政事业单位领导对档案管理不予重视，导致档案管理人员也对档案管理工作不重视，认为档案管理就是资料的抄写和保管，工作积极性和热情较低
1.2管理资金比较少。
很多行政事业单位管理人员认为不需要在档案管理上投入过多的资金，会增加单位运营的成本，是对资金的浪费，导致档案管理设备过于陈旧，根本无法满足档案管理工作需求，而且很多行政事业单位还在采用手写档案管理方式，纸张在保存和整理上都存在一定的难度，很容易导致档案的丢失和破损，给行政事业单位造成巨大的损失，阻碍了行政事业单位的快速发展
1.3 信息管理意识弱
行政档案管理人员对计算机技术操作方面的内容不了解，信息管理意识比较的薄弱，所以有些行政档案管理工作信息化程度不高。此外，行政档案管理人员对信息技术不熟悉，不能有效的利用信息技术来解决管理中遇到的问题，大大的降低了工作效率。还有许多档案管理人员虽然对信息技术较为熟悉，但是却不了解行政管理工作，这样的信息管理系统也很难得到有效利用。最后，有些管理人员习惯于纸质办公的方法，对系统中数据的修改与存储工作忽略了，那么就降低了准确性。
1.4缺信息人才团队
行政档案管理的信息化大大提高了档案管理的质量和效率，对档案管理人员提出了更高的要求，但是许多行政档案管理单位缺乏高水平的信息化人才团队，在行政管理上依然沿用传统的方法，并且许多行政管理人员不具备相关的专业基础，根本无法满足档案管理需求，而且随着行政事业单位的不断改革，人员的流动性非常大，人员的工作积极性和热情比较低，很多档案管理人员无法熟练操作信息化设备，接受新事物的能力较差。
1.5数据共享效率低
在进行行政档案管理工作时，涉及到的部门较多，有些工作人员缺乏团体合作意识，依然只为自己的工作着想，完全不考虑其他部门的实际需求，这样就会造成各个部门之间的协作交流效率降低，从而直接导致数据的共享率降低。当需要其他部门的数据信息时，还要对此进行查询筛选，大大的增加了工作量，严重的阻碍了高校行政管理工作的开展进程，浪费了人力、财力。
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2.在行政档案管理中应用的具体步骤
首先，行政档案的收集整理工作是档案管理中最为基础的工作。再利用信息化技术进行收集时，要求有关收集档案的工作人员具备较高技术水平并具备过硬的专业知识，做好行政档案资料的收集整理工作，及时掌握新资料。这样在行政档案管理中方能将信息化技术的作用真正发挥出来[1]。其次，做好档案的分类和归纳工作。要将信息化的应用功效发挥到最大，还必须对相关的档案资料进行有效的归纳、核实、选择等工作，这是行政档案信息化管理中的核心内容。部分档案管理人员在收集档案的过程中并没有对所收集的资料进行核实以及选择，导致档案资料可能出现不完整情况。所以，档案管理人员在进行档案的分类、加工和归类的过程中必须秉持认真负责的工作态度，为行政档案信息化管理提供真实且完整的保障，这样才能有条理、完整真实地将整理分类的资料输入计算机中。最后，档案信息的输入和输出。行政档案管理工作的根本目的就是信息的查询和提取，上述提到的档案的收集、整理、分类以及录入等工作均是为这一目的服务的。只有做好这些基础工作，才能保证资料查找的速度以及准确性，进而真正实现人力、时间以及空间的节约。
3.在行政档案管理中信息化技术的应用
3.1在行政档案检索中的应用
行政档案管理工作任务比较重，如果人员流动性大，档案管理工作也必须及时进行更新和分裂细化。若只简单采用人工方式进行档案管理，势必会降低工作效率。而通过应用信息化技术编制档案检索，在档案整编过程中就形成机读目录数据库，这样就可利用已知数据自动化间编制和分类目录，同时也在很大程度上保障了数据的可靠性以及归档的准确性。利用计算机检索的针对性以及高效性，在进行海量数据的录入和统计工作时就可根据输入的人名或者相应职位等关键词信息就课在档案库中进行快速检索。档案管理人员根据这些关键词，不仅可快速从海量信息中筛选符合相应条件的档案原件，还可对数据的准确性进行检查[2]。由于计算机本身就具备高效性和便捷性，档案管理人员就可根据需求建立档案室网页，有使用档案需求的人员就可在网络上进行查询等服务，突破了时间和空间的顺序。当前计算机技术应用已非常广泛，企业或单位各部门均有局域网，行政档案管理部门就可利用计算机技术建立相应的网页，实时更新档案资料信息，并将网页的服务系统和企业其他部分进行连接，其他人员就可通过档案网页上的检索功能实现快捷的服务。
3.2在保障行政档案信息安全中的应用
在行政档案管理中，保证档案信息的安全是非常重要的。如果一些机密信息被泄露出去，对企业发展而言无疑是极大的打击，甚至会严重危害的生存。因此，档案信息安全的保证是行政档案管理中的重中之重。除了制定一套合理、科学、有效的安全保障制度之外，还必须应用计算机技术设计杀毒软件，避免档案信息收到病毒的侵扰，并在系统安全内容上做好病毒的入侵检测、扫描以及防火墙工作，内外兼顾地有效保障档案信息的安全。利用防火墙日志可通过实时监控系统对档案系统的安全状况进行监控，以便及时发现安全问题，并及时采取有效措施进行处理。也可利用计算机技术在档案系统中划分安全区域，比如将档案系统分为内网区、外网区以及隔离区等。通过不同级别指令就可对端口和服务进行严格限制。一些其他人员的个人指令因为不具备操作权限就会被阻止，只能会进行查询操作，很好的保障了档案信息的安全。同时利用防火墙技术隔离移动网络接入点，并对所有进入档案系统内部的信息进行扫描，一旦发现危险操作，管理人员就可在第一时间内发现并采取相应的解决措施，及时有效组止入侵者的欺骗性攻击。
结语：
综上所述，随着科技的不断发展，信息化技术在行政档案管理中的应用取得了显著成效。通过了解信息化技术在行政档案管理中应用的具体步骤，同时对信息化技术在行政档案检索以及行政档案信息安全中的应用进行分析，清楚认识到信息化技术使得行政档案管理工作效率大大提升，且档案信息安全也有了保障，因此，在未来档案管理工作中，必须充分利用信息化技术，通过信息化技术提升整体业务水平，促进企业发展。
参考文献
[1]吴秀杰.浅议行政档案管理中信息化技术的应用[J].经贸实践,2017(24):306.
[2]范桂灵.试析行政档案管理中信息化技术的应用[J].科技经济导刊,2017(06):46.
论文作者:孙连光
论文发表刊物:《基层建设》2018年第18期
论文发表时间:2018/7/20
标签：档案管理论文; 档案论文; 行政论文; 管理人员论文; 技术论文; 管理工作论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第18期论文;