【摘 要】为了提高档案管理的工作效率，从而保证档案管理系统处于正常运转状态，进而为我国档案管理行业节约更多成本，如何在大数据时代背景下，优化档案管理工作路径成了重中之重。本文针对大数据时代背景进行简单概述，就在其背景下如何优化档案管理的工作路径进行了探究。
【关键词】大数据时代；档案管理；优化路径
进入二十一世纪以来，随着我国信息化技术逐渐增强，为了提高档案管理的工作效率，保证档案管理系统处于正常运转状态，如何强化档案管理水平成了重中之重。档案资源类型已从早期的传统单一型发展到现在的复杂型，其价值密度逐年降低，又因档案资源收集方法简化，接收及处理速度加快，存储手段也变得更加容易。因此，如何在大数据时代背景下，优化档案管理工作路径，是现阶段我国档案管理单位在发展过程中不可避免的问题。然而，从目前我国档案管理技术手段来看，受传统思想影响较为严重，同时，少部分经济发展较为落后的地区长期受传统管理水平制约，从而使其档案管理手段没有获得及时有效的更新，这样不仅在管理手段上存在一定盲目性，还使投入的人力资金达不到预期效果。
1.大数据时代的概述
大数据也称海量数据，由于其庞大的数据量，复杂的数据类型，具备显著价值的作用[1]。最早提出大数据概念是西方著名投资公司麦肯锡，数据已然渗透至现今任何行业及职务领域中，成为了最为重要的技术支持。
2.大数据时代背景下档案管理工作中面临的问题
2.1缺乏科学管理意识
在档案管理过程中，管理人员占据重要的实际操作地位。首先，管理人员应基于科学的管理原则，做好档案归档及整理，以满足不同用户的检索需求，为用户提供高质量的检索服务，最终，将档案信息全面完整的提供给用户[2]。可当部分档案管理人员意识存在误区、技术水平严重不足时，不仅造成检索服务质量下降，还因无法满足大数据时代的发展需求被淘汰，更有甚者，认为部分公共档案资源不应该被广泛使用。同时，缺少专业型档案管理人才，也是大数据背景下档案管理工作中面临的重点问题。
2.2现有档案管理制度不健全
现有档案管理制度构建不完善。进入二十一世纪以来，我国经济体制在不断变化发展过程中，因受我国经济体制发展的制约，目前我国档案管理制度存在构建不完善，信息化程度低等问题。同时，少部分经济发展较为落后的地区因受传统管理水平制约，从而使其档案管理手段没有获得及时有效的更新，这样不仅在管理手段上存在一定盲目性，还使投入的人力资金达不到预期效果。特别是在大数据时代背景下，档案管理信息化水平不足，档案资源仍以纸质为主，其建档、归档及整理工作均依靠传统人工完成，庞大的档案数据量最终造成管理效率低，服务质量差等问题，并且，不利于档案管理工作的长远发展。
2.3档案资源使用率低下
指在大数据时代背景下，档案资源使用效率低下。传统档案管理流程为：第一，档案收集；第二，档案整理；第三，档案保存；第四，档案建档；第五，档案检索或归档；第六，档案使用。但在大数据时代背景下，应主动转变现代档案管理工作重心，将传统流程中档案资源的收集及整理，转变为档案资源的检索及使用[3]。提高档案资料使用效率，不仅要求档案管理技术水平，对复杂的档案资源类型进行科学合理的分类处理，从而保证档案资源收集及管理效率，还必须运用新型信息化技术，最终实现对档案资源功能的拓展。
3.大数据时代背景下档案管理工作的优化路径
3.1强化档案管理人员意识
为了提高档案管理效率，应加强对于管理人员的素质培养，树立正确管理意识，从源头上提高服务水平。
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（1）重视在工程开展前期，进行短期基础的人才培训；结合相关资料发现，我国部分档案管理人员因专业技术水平不足，对于管理意识反应不强，如何在短期内转变其意识结构，前期培训一定程度上解决了此问题。档案管理单位可依据人数、文化水平，举办短期或定期的培训，培训形式多样化，同时，在培训结束后，应统一组织入职考核，通过考核者，才予以入职资格。
（2）单位应大力引进技术型人才；基于我国档案管理相关技术型人才的短缺等问题，政府相关部门可加强对于此类型人才的培养力度，出台后续相关扶持性政策，而单位则可大力引进技术型人才以满足短期缺口。
3.2构建新型档案管理制度
构建新型档案管理制度，完善各项规章制度，以保障在档案管理过程中，管理手段有规可依，有标准可循，从而把控其管理效率。具体措施为：
（1）信息化档案管理模式；指利用大数据信息技术，构建新型档案管理模式。目前我国档案管理流程应灵活应用信息技术，逐步完善传统档案管理流程的不足。首先，将传统档案管理方法与大数据背景下发展目标相结合，摒弃传统思想，去除传统管理方法中的糟粕。例如：传统档案管理流程以档案资源收集及整理为重心，最终优化档案管理单位的内部配置，进而有效促进档案资源利用率。
（2）合理整合档案管理技术；社会发展推动科技发展，科技发展带动经济发展，目前我国档案管理水平因受技术水平限制，如何在档案管理过程中，融入技术型思维，是档案管理工作中不可避免的重点问题[4]。在大数据时代背景下，档案管理部门应整合档案管理方法，合理采纳相关管理技术人员的建议，使管理方法不仅具有可操作性，将经济性与适用性相结合，以大数据信息技术为依托，逐步转变传统档案管理模式，最终提升档案资源使用率，以满足用户需求。
3.3运用信息信息化技术，实现档案资源共享
首先，在大数据时代背景下，推进档案管理信息化道路建程中，如何降低档案资源分享风险，从而提升档案资源开发使用率，需要档案管理单位与用户间通力合作，才能最终实现档案资源间的共享。具体措施为：（1）强化对档案资源安全监管监察力度；（2）建立完整档案资源安全风险评估制度；（3）及时发现档案管理过程中存在的问题，早发现早处理；（4）积极开展档案管理人员考察，进一步确保档案资源分享安全性。值得注意的是，必须建立档案数据安全型共享方案，政府相关部门应填补法律条文上的空白，做到有法可依，违法必究；（5）建立新型档案数据共享平台；将不同地区间的档案资源库进行连接，实现区域内档案资源共享，从而降低用户模糊检索率，满足不同国家及地区间用户的需求。然而，从目前我国档案数据收集技术手段来看，大量的半结构化数据和非结构化数据缺少转化为结构化数据的方法和技术，智能化水平不足是阻碍平台建立的最大原因，档案管理单位应积极引用新兴技术，强化自身智能化技术水平，最终实现档案资源的共享[5]。
4.结语
通过本文的探究，认识到尚且存在诸多因素影响着大数据时代背景下档案管理工作的效率。为了使其效率得到有效提升，便有必要采取行之有效的解决措施，比如：强化档案管理人员意识、构建新型档案管理制度及运用信息信息化技术，实现档案资源共享等。相信从以上方面加以完善，档案管理工作效率将能够得到有效提高，进一步为推进我国档案管理行业的发展奠定夯实的基础。
参考文献：
[1]张立娟.探析大数据时代背景下的档案利用服务[J].经营管理者，2015，33：335.
[2]吴红梅.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].办公室业务，2016，06：178.
[3]刘美玲.大数据环境下档案管理方式优化的路径选择[J].黑龙江档案，2016，01：103.
[4]荆巍.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中国校外教育，2015，27：26.
[5]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013，06：48.
论文作者:尹敏霞
论文发表刊物:《低碳地产》2016年13期
论文发表时间:2016/11/11
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