张焕娣 清远市技师学院 广东 清远 511517
摘 要：档案管理工作是高职院校的一项基础性工作，也是高职院校管理工作的重要组成部分。近年来，我国高职教育发展迅速，高职院校的档案管理水平也得到了提高，但是，随着形势的发展和新一轮高职院校评估的启动，高职院校档案管理工作还存在一些问题。文章分析了高职院校档案管理的现状，并有针对性地提出了相应的解决对策。
关键词：高职院校 档案管理 对策
档案管理工作是建设示范性高职院校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。应该认真总结以往档案管理工作中的得失，改进工作方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，以实现档案的自身和社会价值。
一、高职院校档案管理工作的现状
近些年来，高职院校不断借鉴传统高校档案管理工作的成功经验，档案管理工作已开始逐步进入制度化、规范化、现代化管理的轨道。但是，同传统高校相比，我国的高职教育起步晚、底子薄、发展不平衡。在高职教育改革人才培养模式、重视提高教育教学质量和突出办学特色建设的发展进程中，很多高职院校的档案管理工作没有跟上高职教育快速改革发展的步伐，仍存在一些低水平管理的共性问题，主要表现在以下几方面：
1.对档案工作重视不够，忽视了高校档案的管理工作
长期以来，很多领导认为高职院校的中心环节是教学，所有工作都需要围绕着教学工作展开。尤其是一些高职院校，近几年发展迅速，领导工作头绪多，忽视了档案工作的重要性，只是在国家高职高专人才培养水平评估工作期间，才频繁查询教学档案，过后又束之高阁，不再把档案工作列入议事日程。
2.档案管理人员自身档案业务素质薄弱
目前大部分高职院校的专职档案员都没受过系统的档案专业教育。大多数档案人员只接受过短期的培训，普遍缺少扎实的专业基础知识，知识结构单一，相关相近专业知识掌握甚少。档案工作者的理论水平和实际工作能力、外语水平及以计算机为代表的现代化设备综合应用能力等各方面素质和技能都有待提高。使得档案工作松散，档案流失严重，有一些有价值的档案不知去向，永久丢失，造成无法弥补的损失。学院领导对高职院校档案人员福利待遇上不倾斜，在职称评聘过程中，也往往是档案工作人员排不上队，这都影响了档案管理人员的积极性和主动性，甚至还产生了一定的自卑心理，影响了高职院校档案工作的发展。
3.基础设施档次低
目前，很多高职院校档案管理部门已基本配备了电脑等办公设备，但电脑的使用范围仍局限于档案目录等文字的录入，档案利用的无纸化、电子化、数字化、网络化程度很低。有的档案管理部门没有配套的设备，甚至连电脑都不是现代化的电脑，有的是别的系、部、处、室用过的或淘汰的电脑，经过维修后配备的，无法配置现代的管理软件。更有甚者，时至如今，有些高职院校档案的收集、记录、整理、归类、编目等工作全部靠人工书写，而不是用先进的信息技术。由于人工书写速度慢、差错率高、工作量非常大，当遇到检查评估时，这些学校的档案管理人员需经常深夜加班加点突击整理，导致档案信息差错频现、漏洞百出，严重影响了档案案卷的质量和可信度。
4.档案管理、服务手段落后
人们在长期传统档案管理体制下所形成的观念不能很快改变，往往把档案作为一种管理工具，而不是服务手段。这种观念使档案工作者安于现状，没有形成积极的参与和竞争意识，不注意档案工作的需求变化分析；不能把握或不愿把握档案利用需求的发展规律；不能积极主动地为高职院校和社会提供内容丰富、各具特色、形式多样的服务，只是局限于坐等上门查档。加之检索体系的不健全，还有一部分高职院校仍停留在单靠案卷目录一本帐进行检索的状况上，致使检索效率低、速度慢，档案信息得不到及时而有效的利用。
二、提升高职院校档案管理水平的对策
1.深化档案管理意识
现阶段，我国许多高职学校对档案不够重视，认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据，它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的，因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性。深化档案管理意识的具体工作如下。
（1）学校要组织全员培训。定期或不定期学习学校档案相关知识，强化全体教职员工档案意识。理解档案对其作用，如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动；基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中：科研档案与科研活动有关(包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等)。另外，学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面。这些对个人和学校的发展有着重要的价值，是高职学校持续发展的基础。
（2）学校领导要站在科学发展观的思想高度，在档案管理中起带头作用，做到以身示范。做到对学校各个方面的档案材料进行信息化、网络化。真正把档案管理工作纳入学校工作的重要议事日程、学校总体规划以及管理制度之中，并且要经常在会议活动中广为宣传《档案法》，才能有助于形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
2.提高兼职档案管理人员的素质
提高档案人员的素质可以从以下三个方面入手：（1）加强档案管理人员的职业道德教育；（2）创造条件，不断提高档案管理人员的业务素质，通过系统进修、培训、讲座等多种形式为兼职档案管理者提供继续教育的机会，将兼职档案管理者的培训进修纳入学院师资培训整体计划；（3）建立科学的档案管理者素质评价体系，档案管理人员素质评价体系主要包括基本素质评价、职责评价与绩效评价，通过建立科学的档案管理人员素质评价体系，有效地激发档案管理人员的荣誉感和成就感，自觉提高素质，从而提高教学档案管理队伍的整体素质。
3.加强规章制度建设
高职院校应宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等国家和地方关于档案工作的法律法规和规章制度，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范、制订和组织实施本院关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。建立健全一套完整科学的档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一陛，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。随着高职院校总体工作的不断深化，将对档案管理工作提出更高的要求。因此档案管理工作人员应较系统地学习档案管理工作的法规文件，了解本院各类档案的管理办法及其规章制度，使档案管理沿着法制化、规范化的轨道发展。
4.争取多方支持，加大资金投入
档案工作是传承办学历史的重要载体，也是学院重要的办学资源，它在学院教学、科研、基础建设及各项事业的发展中发挥的作用越来越明显，越来越重要。档案现代信息化建设需要投入必要的资金，因此，领导需要对档案信息化建设有足够的重视和支持。和其他工作一样，档案信息化需要人、财、物作为基础，离开这一基础，档案信息化就无法开展，从这一方面来说，领导重视是做好此项工作的关键。当然有了学院的资金支持，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制，不断拓宽资金来源渠道。
5.提高档案信息化水平
随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询繁琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理同样势在必行。数字化档案实现后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。
总之，在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为档案的工作者必须迎接挑战，适应档案信息化的新型管理的需要，努力学习新技术，积极探索档案数字化建设的方式，推进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为学校发展做出应有的贡献。
参考文献
[1]李晓萍 关于高职院校档案管理工作的几点思考[J].辽宁高职学报，2011，（5）：103-104。
[2]祁艳清 高职院校档案管理信息化建设研究[J].现代企业教育，2012，（18）。
[3]曾永青 《加强学校档案管理的几点思考》[J].《教育教学研究》，2011，92。
论文作者:张焕娣
论文发表刊物:《素质教育》2015年11月总第188期供稿
论文发表时间:2015/10/19
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