摘要：在计算机不断发展，信息技术应用逐渐广泛的情况下，管理工作的质量和效率也变得更加高效。利用信息技术进行档案管理可以弥补传统档案管理中存在的不足，大大提高管理的效率和水平，同时还可较少人力资源成本。但在利用信息技术进行档案管理的过程中需要面对网络安全等传统管理方式中不会出现的问题。档案管理过程中，科学的提高管理水平尤为重要。所以，应该对电子档案管理和传统档案管理的方法进行分析、研究、比较，希望可以从中找到最优的管理方法。本文详细的介绍了两种管理方法的异同点，希望可以为后续研究提供一定的参考和研究意义。
关键词：档案管理；传统；电子信息；对比
1 引言
一般档案管理采用的方式是对纸质资料进行保存，不但方式多样而且纸质版的资料具有一定的保存价值。而电子档案的管理模式主要的是利用计算机中的存贮介质进行保存，其主要的表现形式就是各种电子图书和电子文件等等。区别于传统的纸质保存方法，电子档案不但可以对档案进行长期保存，而且还可以对档案进行迅速的传送，处理比较方便。随着信息化以及多元化的主题发展模式不断的显现，人们对档案的管理有了更高的要求，而且需要及时的对档案进行传送和处理，而传统的管理方式却满足不了这种日益增加的需求。但是不可否认的是传统的管理方法能够延续至今一定有其特定的原因，也体现着它的不可替代性。但是，电子档案管理方式简单高效，能够同现代的经济发展相接轨，所以说，电子档案的管理模式必将会成为未来管理的一种潮流和发展趋势。
2 电子档案管理模式与传统管理模式之间的异同点
2.1 电子档案管理与传统管理的相同点
2.1.1 两者的管理基础相同。进行电子档案管理的时候需要利用传统的管理方法，电子管理就是将传统的信息转化为电子信息进行保存，而分类的方式以及资源的搜寻方法都与传统管理方法类似，可以说电子的管理是传统管理方法的延伸和完善。现在的电子管理方法就是依靠人力将需要的资源进行手动录入，在收集和传输以后在进行分类归档。但是在这样的过程中，需要利用传统的分类模式对资源进行分类，进而对分好类的资源按照该方式进行电子归档。另外，无论是电子档案管理方法还是传统档案管理方法都需要科学的管理模式以及细心的管理人员，都需要利用人力进行资源的分类和存储。所以说，科学的管理方法对两者的管理都有着十分重要的作用，如果管理人员不够细心，在工作的过程中出现了差错，那么这两种管理方法都会受到影响。
2.1.2 电子档案管理是传统档案管理的延伸。电子档案管理最重要的一个优点就是占用的体积小，能够存储很大的资源，这样人们就可以高效的对档案信息进行查阅，从而可以实现档案信息的高效利用。在进行档案搜索的过程中，可以根据整理好的文件信息在计算机上进行搜索，找到实际归档资料的存放位置后再提取实际归档资料进行利用。所以说利用电子档案的管理方法可以有效地实现对传统管理方法的延伸，不但使用人员寻找方便，而且还可以提高管理人员的管理效率。电子档案的使用对于管理者来说是一种现代和传统方法的结合，是未来一种主要的应用潮流。
2.1.3 两者的管理原则基本相同。无论是电子管理和是其他管理模式都要依靠传统的档案管理原则进行管理，两者的管理都采用相同的技术条件实现对档案信息的整合，然后不断的对管理方式方法进行改革和创新，寻找到满足实际发展的管理方法，也就是满足人们不断追求的高效率和方便快捷的管理方法。虽然利用电子技术和传统方法对于档案的管理两者各有利弊，但是它们之间的管理方法和原则是本质是一致的，只不过电子管理模式的应用和发展更适应时代的潮流，能更好地满足人们的各种需求，同时电子管理方法也进一步延伸和拓展了传统管理方法的社会服务功能。
2.2电子档案管理和传统档案管理的不同点
2.2.1 两者的归档方式不同。电子档案管理采用的是电子编码技术对档案的管理，利用这种技术主要的优点是可以对文件中的内容进行随时修改，而且不会留下修改后的痕迹，操作过程相对简单。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，电子档案的存储只有使用电子存储设备才可以；传统的档案存储一般是采用纸质版的文字进行储存，将归纳整理后的档案存储在特定的库房中，在进行对档案的修改时，传统方法比较复杂，而且会需要大量的人力物力，更甚至因为资源的异常庞大，修改以及整理的过程繁琐，容易导致大量的错误，为以后的查阅造成麻烦。
2.2.2 管理方式和保管方式不同。在管理方式上电子管理和传统管理有着很大的区别。一般情况下电子档案可以将隶属于一类的文件进行同一级的管理，而且可以对不同的文件进行不同的编制，进而分类归纳，这种方式比较人性化，而且管理模式比较严格，条理清晰，能减少档案管理过程中出现的错误以及降低管理人员的劳动强度。另外，两者的保管方式也有着很大的不同。电子档案是保存在电子载体上，而传统的管理是保存在实物上，以实体的形式进行保存。在档案的内容交流上，电子档案更加具有灵活性，而传统的管理方法比较单一，信息交流上也有着很大的麻烦。
2.2.3 两者的查询方式不同。一般电子档案的查询方法依靠的是计算机管理技术，通常需要在档案管理中心进行注册和登记，然后成为正式的会员以后就可以利用网络进行档案的查询，传统的管理方法一般要去档案中心，找到档案管理人员进行查找，直到寻找到用户所需要的档案文件实体为止。
3 电子档案管理的利与弊
3.1 电子档案管理的优点
电子档案的管理减少了办公用纸的使用，对于提高环保事业有着很大的保护意义。纸张来源于树木，纸张数量的减少可以有效的降低树木的砍伐，同时可以保护森林资源，对于防风护沙以及减少水土流失等同样意义巨大。另外，纸张使用量的减少对于笔墨以及订书针等工具的利用也会随之降低，同样节约了资源。
电子档案提高了档案管理的效率，档案的归档、存储和查询都会变得迅速和快捷，传统的管理模式在这些方面花费的时间较多而且效率偏低。利用电子档案进行管理还可以实现数据的网络传输，提高了档案资料之间的共享性和时效性，最重要的是不需要进行文件的复制和张贴。
3.2 电子档案管理的弊端
在电子档案的管理过程中不可避免的就是信息存贮介质的老化、失效问题，备份是最主要的解决方法。一方面可以解决因存贮介质老化、失效而无法进行文件的读取；另一方面还可以避免遭到电脑病毒的入侵，使计算机瘫痪造成资料的损坏。目前，存贮信息的保护技术也在不断发展，较常采用的一种技术是云技术。另外，电子档案管理过程中的操作程序有时比较复杂，这就需要专业以及业务水平较高的管理人员，才可以保证信息的真实和可靠性，需要对管理人员进行不定期的计算机知识以及管理知识的培训。最为重要的是要保证用于档案管理的计算机设备、网络的安全，防止遭到“不法分子”的入侵，其中包括黑客和病毒等，这些都会威胁到档案数据的安全，所以说为了能够充分的保证信息的安全需要利用多种方法进行档案资料的保护，如：对档案资料进行加密或者使用防火墙等。虽然我国在档案的管理上制定了相应的法律法规，但随着各种管理技术的发展，在一些具体的细节上仍需要不断地加以完善、补充才可以保证档案资料的安全。
4 结语
电子档案管理相对于传统档案管理方法来说，管理技术上有了很大的提升，最为直观的就是实现了对档案的高效管理和利用，而且也有利于环保事业，当然传统档案管理也还有其不可取代的优势，在现阶段，电子档案管理还不能完全取代传统的管理方法，所以管理人员应该在传统管理方法的基础上充分利用电子档案管理的优点，只有这样才可以更好地提高档案的管理水平。
参考文献
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[3] 乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性[J].湖北函授大学学报,2015(14):81-82.
论文作者:许洁芳
论文发表刊物:《基层建设》2017年第18期
论文发表时间:2017/10/11
标签：档案管理论文; 档案论文; 电子论文; 传统论文; 方法论文; 方式论文; 管理人员论文; 《基层建设》2017年第18期论文;