摘要：近年来，我国对人才的需求不断增加，人事档案管理也越来越受到重视。人事档案电子化的发展可以提高流动人员人事档案管理服务的信息化水平，为流动人员人事档案管理服务提供重要的手段和发展方向。通过人事档案电子化的建设，可以创新人才服务，为坚持高质量发展，落实赶超提供强有力的人才和智力支撑。笔者希望通过本文研究，制定流动人员人事档案电子化建设标准，推进人事档案信息化和数字化，实现数据向上集中，完善人力资源服务业信息共享、异地档案查阅、人才统计分析等功能，为全国跨地区档案信息的共享和人力资源管理服务水平的提升奠定基础。
关键词：流动人员；人事档案；电子化；管理；人才服务
引言
现阶段，先进的信息技术已渗透到社会各个领域，为人们的生活、生产、工作、学习带来了巨大的变化。人事档案作为企业人事部对个人管理的基础与凭证，对于识别干部、选拔人才、干部队伍建设意义重大。然而，目前我国部分单位尽管已引进了信息技术，建立了专门的人事档案数据库，可是，人事管理工作依然只停留于纸质档案的建立与管理，从某种程度上给企业造成了资源的浪费。因此，促使相关人员加强人事档案管理的信息化建设尤为关键。
1 目前人才市场人事档案管理工作存在的主要问题
1.1 人事档案管理手段相对滞后
在社会飞速发展的过程中，信息化技术被大规模运用于人才市场人事档案的相关管理工作中，在管理条件上得到很大幅度的提升。然而，由于人才市场人事档案管理工作受到多种因素的限制，许多单位的人事档案管理仍旧选取陈旧的工作方式，其缺点在于管理人事档案的技术操作过于简单，分类手段仍然在手工操作阶段。如此一来就会造成在搜索人才数据时缺乏精确性和及时性。除此之外，现代社会的人才种类多元化，也是陈旧的档案管理模式很难克服的难题之一，因为没有办法及时有效地收集数量巨大、种类庞杂的人才数据。传统人事档案管理手段的落后，在很大程度上影响了人才信息的利用效率。
1.2 人事档案管理人员专业能力有限
随着人事档案管理工作不断专业化，许多先进管理技术和设备引入工作环节，如果员工的专业性不强，对该项工作的重视不足，就可能导致工作效率和质量长期得不到提升，进而给单位造成经济利益上的损失。
1.3 档案管理混乱
人才流动带动档案流转，若档案管理的某一个环节出现工作偏差就会为之后的工作埋下隐患。档案随着人员的流动在各企业单位间流转，但是部分企业缺乏专业档案管理人员，管理档案的较多是相关管理知识和管理理念缺乏的其他部门人员，且各单位间沟通机制空缺，档案传递也没有有效途径，这就造成了档案流转时极易出现缺少或者丢失的情况。档案具有原始性特点，内部包含的经历说明、身份证明等极为重要的材料，很难补办甚至无法补办，部分得以补办的材料也丧失了档案原有的效果。档案丢失意味着某段经历的空白，这对于人员来说有很大的消极影响。
2 人事档案电子化建设在人才服务业的应用措施
2.1 人事档案的网络化管理
为了促进国有企业干部人事档案管理工作的重点顺利地从实体管理向网络信息化管理方向转变，更好地利用先进的计算机软件，构建不同种类的人事档案的数据库，建立一个以干部人事档案信息作为依托的国企干部人事电子信息系统。该系统的基础要求为：构建人机有机结合的技术性的管理系统，从而实现干部人事档案信息的网络化处理、计算机处理。充分地发挥计算机的功能，让人事档案资料的管理更具完整性、准确性、动态性，并实现立体化管理，有效地借助互联网技术为广大人民群众提供全方位地服务。
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2.2 采用创新式管理理念和方法
在人事档案管理过程中，不只是要保证档案的安全性、保密性，更要注意对档案进行有效利用，发挥其应有的价值。针对人们对人事档案管理的错误认识，相关管理人员要对该项工作进行必要的宣传，使得该项工作得到单位管理人事工作的领导的高度重视。在新的时代背景下，用人单位更要明确人才流动的社会化趋势，认识到人才流动不应因为人事档案管理变成一种限制性因素，相反，必要的流通能够增进人才的互相沟通交流，这对于单位来说，也是一种吸纳人才的途径，通过这样的创新式的人事档案管理理念及方法，能够带领人力资源管理工作走向新的发展方向。
2.3 积极引进信息化人事档案管理手段，实现现代化管理
新形势背景下的人才市场人事档案管理工作最突出的特点就是信息化。所以，在人才市场引进新技术时，要主动引入信息化手段，实现现代化管理，采取新型的信息化人事档案管理设施。增强创新探索能力，完善管理规则，革新工作设施。例如，将数据记录的人工模式转变为信息化自动收集；从人才信息整理的手法上进行改进，提高组卷和归档的效率；档案管理人员还要时刻把握新形势发展的规律，加强现代信息手段在人事档案管理中的利用，增强人事档案管理工作的智能化、现代化和高效率，从而推动人才市场人事档案管理工作更好地发展。
2.4 进一步拓展人事档案的开发利用
新形势下，国有企业干部人事档案资源的开发、利用，应充分地结合馆藏资源情况，采集、利用工作二者之间也具有一定的联系。唯有构建合理化的企业干部人事电子信息化的馆藏体系，方可为人事档案信息的开发、利用工作提供必要的物质保障。也必须要提升档案资源的利用率，才会促使馆藏信息最大化地发挥其价值。因此，相关工作人员应在日常工作过程中，强化干部人事档案信息化的建设力度，多渠道、多路径地采集人事档案的材料，在档案管理信息背景下，企业人事档案提供的制度要适当地加大透明度，拓宽服务的范围，在不涉及保密性信息的前提下，充分地保障个人对自己档案的知情权。
2.5 构建完善的大数据人事档案管理工作平台
为了做好现代化的人事档案管理，首先要关注档案原始数据的全面与精确度，所以在搜集信息的过程中，相关岗位员工就需要保持正确的工作态度，对材料的全面、客观、可靠做严格的把关和审查。信息必须在被核查无误后，才能被录入到既定的基础数据库中，使其做成一套完整的电子档案。比如，可以把内部员工的编号、姓名、性别、民族、籍贯等等信息进行全面的采集，并且通过计算机技术，录进数据库，此后，档案管理专职工作者要对档案加以分类和编码，使得档案管理更加井井有条。
结语
综上所述，虽面临诸多挑战，但毫无疑问，人事档案电子化技术已为我国人才服务行业注入了新的推动力，催生出许多新的业态增长点，所以要改变旧模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，构建人力资源信息库，实现数据互联互通、信息共享，充分有效的利用人事档案的有效价值，从而促进人事档案管理工作的发展和进步。
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论文作者:张驰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/14
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