摘要：随着企业的发展以及市场经济的不断变化，企业办公室的公文管理重要性显得越发明显，在一定程度上是企业的行事标准。公文就是公务文书，是组织或法定机关在公务活动过程中，根据特定的体式以及相应的程序形成的书面材料。公文管理质量对企业的影响不言而喻。对此，研究企业办公室的公文管理与保密问题有着明显的现实意义。
关键词：企业办公室；公文管理；保密问题
一、办公室公文管理和保密工作的重要性
随着市场经济的不断发展，办公室公文管理及保密工作越来越受到企事业单位的重视。公文管理工作周密细致，保密工作做的好，可以有效的保证单位资料的规范以及独有性。尤其是一些技术问题，如果管理上存在问题，就会带来很大的麻烦，尤其是如果出现泄露的情况，那就给单位带来不可估量的损失。为此，研究和探讨办公室公文管理及保密问题是一个重要的课题。本文从办公室公文管理及保密工作的重要性出发，分析了目前办公室公文管理工作中存在的问题，并在这些问题的基础上重点的探讨了办公室公文管理及保密工作的具体措施。最后得出：企事业单位在以后的办公室管理工作中，必须提升公文管理的质量，落实更加有效的管理措施，制定更加細致的公文管理人员的岗位职责，领导层做好监督工作，从根本上落实公文管理工作的规范同时保证公文文件的安全性。只有这样，才能不断的提升办公室公文管理水平，提升文件的保密度，让单位处于一个健康可持续的发展轨道中。
二、公文管理当中存在的问题
1. 分工混乱，工作效率不高
公文在办理与传递过程中是一种多渠道共同进行的类型，既需要办理企业外部的公文文件，还需要制作自己发布的新公文。工作开展过程中如果职责区分不清晰，必然会导致工作效率较低，并且很容易发生工作重叠或漏洞的现象。在公文运转的过程中，假设环境过于复杂，必然会导致工作的责任人很难准确定位，工作的质量必然无法保障，从而导致工作的效率受到影响。除此之外，有少数文员在工作过程中想要节省时间，在定稿过程中导致稿子呈现堆积存放现象，很容易丢失相关文件。对此，公文在实际的工作中必须由专门的人进行管理，规避重大失误。
2. 执行制度不严格
办公室公文管理工作人员如果对公文的管理认识不全面，没有相应较为完整的管理理念，就无法对公文进行全程性的管理。这些工作人员普遍会认为管理材料和整理材料是一些琐碎事情，在管理公文材料时，没有严格按照制度要求执行，只是按照自身的工作经验开展工作，很容易出现有章不循、有法不依的情况。
3. 单位管理层缺乏对于文件保密性的认识
单位管理层由于工作太多，任务繁忙，缺乏对公文管理工作的过问，也缺乏对于文件保密性的认识。信息化飞速发展的现在，做好单位技术保密工作是非常重要的，有利于在同行业间保持技术的领先性。为此，在以后的管理中，必须加强单位管理层对文件保密的认识度。
三、公文管理与文件保密的优化措施
1. 强化制度执行力
做好公文管理和保密工作，规范制度是企业管理的有效手段之一，而这些工作的开展是建立在严格的公文制度之上，程序要得到规范化，应该做到有章可循，有法可依，这样才能有保障。第一，严格执行借阅程序。建立文件借阅手续，明确借阅人，借阅时间以及归还时间，从根本上做到谁借阅谁归还。对密级文件，应该做好涉密文件借阅把关工作，不按时归还的文件，理当做好跟踪。第二，严格存放制度。企业办公室每天都会接收大量的文件资料，应该对这些资料进行分类管理，密级文件和一般公文分别放置在合理的位置上，存放规范。第三，完善科学的传阅手续。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆基于传阅制度基础上建立跟踪卡，绝密级文件应该当天阅读当天归还。如果传阅人因为繁忙没有完成查阅，当天也应将其收回，等传阅人有时间再将其送去。如果是企业业务性的文件，应该按照主办到协办、正职到副职的顺序进行阅读。企业外传的文件，对应专门的传阅流程，并办理相关手续。
2. 做好文件归档、清退工作，保障文件不遗失
建立健全文件归档制度，制定文件归档、档案保管、保密、利用等管理工作制度，落实文件归档责任制。严格履行交接手续，归档的文件按统一材料标准、统一格式规范制成，符合档案保管要求，认真填写收进移出登记簿，做到归档文件完整、准确、及时，归档案率达100%。
文件需要销毁时，尤其是涉密文件，应该对其进行清点，清点无误之后再进行销毁。一般而言，销毁公文是指将需要销毁的公文送至指定销毁场所进行处理。在文件的销毁过程中，包装、拉运、销毁等各个环节都必须指派专人负责监督检查，不得随意将涉密文件、资料送到非指定地点销毁，更不允许随意将密级文件、资料出售给任何个人和废品收购站，以杜绝文件销毁环节的泄密事件发生。
3. 文件保密工作需做到位
保密工作事关国家的安全和利益，关系着企业的稳步发展和长足进步。各企业应高度重视，将保密工作列入重要工作范畴内，做到与全局工作同部署、同检查、同落实、同总结。为加强保密工作，维护自身利益，保障生产经营等各项工作有序推进，企业单位应充分发挥职能作用，认真履行职责，加强对保密工作的指导和监督，制定保密管理制度，积极采取有效措施，及时解决保密工作中遇到的相关问题，将保密工作贯穿于各项工作中，切实为企业的发展起到保驾护航的作用。
公文管理人员应该严格遵守公文管理原则，重视公文的开发利用，但也不能只看到公文文件的利用，忽视公文的管理以及保密。该传阅的传阅、该存档的存档、该上报的上报，同时，做好文件的登记，保证文件的及时性、准确性、安全和保密性。禁止个人将涉密文件带出办公场所，杜绝向任何无关人员透露保密内容，使保密工作制度化、标准化、程序化。
4. 提升公文管理人员的业务水平
公文管理人员业务水平的高低直接关系着公文工作开展的好坏。所以作为单位，必须不断的提升公文管理人员的业务水平。让公文管理人员在工作中不断的提升自身的对于公文文件的管理能力。为此，单位可以经常组织公文管理工作方面的知识培训，有效的提升员工的业务水平。作为公文管理人员，一定要有好的责任心，对于文件进行管理时，必须发放后做好监督工作，定期收回文件，做好文件的管理工作。另外，公文人员可以创新更多的适合本单位的公文管理方法以便加强公文文件的管理。
结语
综上所述，公文管理与保密工作是办公室工作的核心任务，对于企业而言，任何方面的重大决策都需要一公文的形式进行下达或传递，必须做好公文管理与保密工作，才能够保障企业的运行保密性，确保在市场竞争中的基础，保障企业的可持续、稳定发展。对此，公文信息应当得到有效地保护与妥善的处理。
参考文献
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[2]郑琳.规范公文管理创新服务模式建立保密工作的长效机制[J].办公室业务，2016.
[3]张培晶.基于二维码技术的涉密文件保密管理系统[J].中国人民公安大学学报:自然科学版，2014.
作者简介
陈嘉（1984.6.2-），性别：男；籍贯：湖南衡阳；民族：汉；学历：本科；职称：工程师；职务：办公室文秘；研究方向：公文管理，政策研究，信息报送；单位：国网株洲供电公司。
论文作者:陈嘉
论文发表刊物:《电力设备》2017年第35期
论文发表时间:2018/5/14
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