刘西花
泰安市规划展览馆 山东泰安 271000
摘要：档案业务在档案部门工作中具有重要地位，研究目前档案业务外包的发展现状对档案部门开工作开展及水平提升具有重要意义。本文通过总结开展档案业务外包需要遵循的基本原则和标准，从不同的角度讲述了档案业务外包的现实状况，客观地阐述了现阶段积累的成功经验、存在的不足，并进行总结，对档案业务外包今后的发展进行展望。
关键词：档案业务；档案业务外包；外包服务
1前言
当今社会，网络的快速发展给各个领域带来了新的发展潜力。档案管理是一项复杂而繁重的工作，互联网的出现发展使档案事业有了新的变化。目前，许多档案管理部门已逐渐用外包服务替代传统的管理方式，但档案外包服务在给档案管理部门带来便利的同时，也存在较多的问题：受人员和资金的影响，大部分档案外包公司规模较小、缺乏统一管理、业务类型陈旧、工作人员素质普遍较低，使得整个服务行业水平不高，影响了档案管理的质量。本文就当下档案服务外包存在的问题进行分析并提出对策，以期能够提升“互联网+”时代档案服务水平。
2档案外包
2.1档案外包理论基础
目前，在对档案业务外包的基本理论研究中有一些理论：基本理论、竞争力理论、供应链理论、边际效益价值理论，企业加工贸易成本，企业外包理论、博弈论等，以上理论对档案业务外包具有宏观的指导意义。在微观层面上，一方面，可接受性是档案业务的基本理论；竞争力理论提供了一个相对合理的理论基础来确定文件业务的外包应用范围。另一方面，从质量和定量分析的角度来看，竞争力的基本理论是关于质量分析的，这是定量分析的先决条件，应该放在“基准”位置。
2.2档案外包含义
学术界对档案外包的含义没有统一的认识，更多涉及到外包的含义、档案业务外包、档案数字化外包和企业档案外包。例如，外包是将非核心业务委托给外部专业公司，专注于组织的核心竞争力。档案外包是将档案业务委托给其它专业机构的一种管理模式。档案数字化外包是档案部门委托部分企业或社会机构进行企业运营，完成系统开发、数据处理等技术服务的一种工作模式。企业档案业务外包是指企业将自己的档案及相关业务委托给一些专业的档案管理机构管理的过程。从各种定义中可以发现，“某某文件外包”的定义基本上是从“外包”派生而来的，故而一些学者认为外包是一个过程。
2.3档案外包必要性及可行性
从档案管理效率以及适应时代需求的角度，档案外包有其必要性。例如，档案信息外包是解决数字化问题，发展档案服务，优化馆藏结构的需要。企业档案外包是为了降低企业成本，提高核心竞争力，降低管理风险，有效利用资源（人力、技术等），促进信息化建设的需要。档案外包的可行性体现在理论支持、技术支持和成熟的实践中。就数字化外包而言，业务外包理论为档案信息数字化外包提供了理论基础。提供数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术支持；外包实践为档案信息数字化外包提供了借鉴。档案外包虽然有理论支撑，但如上所述，理论研究尚不成熟；虽然档案外包实践不断深化，但外包市场的规范化、外包管理规章制度的完善等还有待完善，因此档案外包的可行性需要具体分析。例如，专业文件的外包需要额外的谨慎，因为它们具有很强的专业性。
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3档案服务外包存在的问题
3.1档案外包公司工作水平欠缺
对于档案管理，档案外包公司并未给予足够的重视，再加上公司人员综合素质普遍较低，严重影响其工作水平。现如今，档案外包公司的工作效率以及质量均存在较大问题，造成这种情况的原因主要有：首先，外包企业管理制度不够完善，未制定全面的验收标准。在服务外包中，档案管理部门采取统一验收，未实施阶段性验收，不仅易发生错误，还会增加有关人员的工作量，对档案管理的质量造成影响。其次，托付公司不了解档案的具体情况，将所有档案管理工作均交由外包公司全权负责，且二者沟通不足，导致外包公司不能了解托付公司的具体要求，管理质量欠佳。
3.2外包行业整体管理水平不足
档案管理工作人员的薪资较低，却需要面对繁重的工作任务，对档案服务外包公司及整个行业造成了一定的影响；实力强的外包公司大多位于一线发达城市，而其他地区的外包公司档案管理水平达不到标准，发展时间较短，不具备发展优势，影响了公司规模的扩展；相比实力强的外包公司，实力差的公司管理达不到规范性和统一性，阻碍了整个行业的发展。
3.3服务外包存在较高安全风险
档案损坏和丢失是档案服务外包的主要风险，外包公司在管理档案时，无法确保纸质档案在长期存放中不会出现发霉、受潮等情况。并且，在将档案托付给外包公司的过程中，会对档案进行多次拆装与运输，稍不注意，便会导致档案丢失与损坏。特别是一些人员配置不足、基础设施欠缺的公司，往往极易在拆装、搬运时损坏或丢失档案，甚至因企业安全意识不足而将托付公司的档案转卖或泄露，从而增加了安全风险。
4“互联网+”时代下改善档案服务外包问题的对策
4.1加强档案服务外包过程管理
档案服务外包问题的改善不容忽视：其一，将档案外包公司绩效与档案质量挂钩。通过绩效控制质量，促进外包公司工作水平的提升。其二，在确定外包公司后，托付公司应与其积极沟通，提出档案保护和存储的具体要求；同时，档案部门应对金融服务外包企业的发展进程和工作进展进行即时了解，确保外包工作的发展性和持续性，根据具体情况，对档案外包公司的绩效考核标准进行调整。一旦出现问题，双方应积极配合处理；通过合理的奖惩制度来提升服务外包部门以及档案部门对档案管理的重视。
4.2注重外包行业整体水平管理
我国对外包公司的资质现仍未给出一个统一、明确的标准，导致该行业管理制度模糊，影响了外包工作的质量及效率。建议国家有关部门注重对外包行业整体水平的管理，发挥国家行政管理作用，加强对外包公司的专项检查，做到定时定期以及细化、量化检查内容，对于检查不合格的企业，应对其进行记录，以促进档案外包行业整体水平的提升。
4.3实施档案安全风险防范策略
加强档案安全风险的防范，可通过实施下列措施来规避安全风险：一是确保信息安全性。与档案外包公司合作时，应强调档案服务的法律规定，要与档案外包公司签署保密协议，做好保密工作，严禁发生档案泄漏、转卖情况，并从制度和法律两个方面明确工作人员泄漏档案资料的惩罚措施。二是加强外包场所的安全管理。依照档案管理的有关要求，全面检查档案管理场所；设置安保人员，加强工作监控；特别是在电子技术发达的如今，安装监控系统是一项重要而有效的安全措施，能够对外包场所实施全方位监控，对工作人员进行警示。
5结束语
在“互联网+”时代下，档案服务外包能够提高档案部门的工作效率，使管理成本得到一定程度的控制，因而该行业发展前景良好，市场潜力巨大。但与此同时，档案外包服务也存在较多问题，在管理安全、效率以及质量上均有一定不足。对于这些问题，应通过加强档案服务外包过程管理、注重外包行业整体水平管理、实施档案安全风险防范策略等方式进行解决，从而充分发挥档案服务外包的作用，促进档案事业的不断优化及发展。
参考文献
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[2]刘英俊.基于互联网思维的档案馆外包服务[J].兰台世界，2016（17）：53-55.
[3]陈铁汉.档案外包整理的安全风险与对策分析[J].四川档案，2011（06）：27-28.
论文作者:刘西花
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年1期
论文发表时间:2019/5/5
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