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摘要：信息技术的发展推动社会逐渐走向信息化，信息化技术也渗透到了社会的各个行业中。在此背景下，城建档案管理方式也需要进行改革和优化，以满足当代社会发展的需要。目前我国的城市建设正在大力的发展中，城建档案的使用率也越来越高，但是传统纸质的城建档案保存方式严重影响了城市建设对档案的利用，所以在城建档案管理中采用数字化建设成为必然。本文将对城建档案管理数字化建设的问题进行思考并提出相应的对策。
关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；对策
改革开放加快了城市发展的进程，进而促进了建筑行业的发展，城市中的新建工程和改建、扩建工程不断增加，这也使得城建档案管理工作越来越重要。为了能够满足社会的需求，城建档案管理的工作也在不断的改进，特别是在信息化的当今社会中，数字化管理成为了主流，但是在实际应用中仍存在很多问题有待解决，相关部门必须要提高对数字化管理的重视，积极查找管理的不足之处并及时予以改进，从而促进城市建设的发展。
一、城建档案管理数字化建设的重要性
（一）能够满足当代社会城建需求
在社会飞速发展的情况下，城建档案管理工作也需要提高效率以跟上时代发展的步伐，但是从目前的城建档案管理工作来看，城建档案管理与时代的发展仍存在一定的差距[1]。特别是各科室的档案一般都由各科室内部管理，这种分散的管理模式使档案的统一管理存在一定的难度，在档案查找和使用中也难以提高效率，而数字化档案管理能够有效提高管理的高效性和准确性。
（二）能够使档案管理规范化
在现代的档案管理中，多数采用人工管理，而人工管理不可避免的会出现失误，比如档案的位置摆放错误、档案丢失、损坏等。而且这样的管理方式没有统一的标准，在管理过程中缺乏科学性，从而导致城建档案管理容易出现问题。利用数字化管理方式则能有效避免这些弊端的出现，实现城建档案的科学、规范、统一管理，提高城建档案的利用率。
（三）方便档案的查阅
城市的建设工作和管理工作中需要经常查阅城建档案信息，传统的城建档案管理中需要根据所建设和管理的项目到城建档案管理部门翻阅纸质档案，但是档案根据不同的需要会存储在不同的地点，这就导致查阅人员经常出现两地奔波的现象，而且传统的档案都是采用纸质材料，在查阅过程中需要人工查找和翻阅，这种服务质量和查阅效率对城市建设产生了很大的影响。而城建档案的数据化管理，可以通过建立城建档案数据库的方式完成资源共享，城市建设部门和管理部门在需要查阅城建档案时只需要登陆数据库即可，而且可以根据需要有针对性的查阅，有效的节省了工作时间，提高了服务质量以及工作效率。
（四）城建档案的数字化管理能够使档案发挥更多的功能
城建档案的数字化管理可以设置数据分析系统，这是传统纸质档案管理无法企及的。首先数据分析系统能够起到预警预报作用，具体说就是通过对城建档案数据的系统分析，可以为城市管理工作提供更多的便利，使城市管理工作更加科学化、合理化、高效化，而且能够增加城市管理的服务性，使城市管理工作更加先进。其次，可以将城建档案管理工作与城市规划管理相结合，统一二者的标准，对二者的业务流程进行整合，实现二者间的数据共享，而且能从功能设计和操作方面进行全局考虑，使城市规划管理和档案管理协调发展，进而提高城建档案的利用率，有效避免城市的重复建设，从而节约城市资源。
二、城建档案数字化建设中的问题分析
（一）城建档案数字化建设的稳定性不足
传统的纸质档案管理中，所有的资料都是以纸质材料为载体，所以这些资料的内容不容易发生改变，具有较强的稳定性。但是数字化资料的载体主要是计算机的软件和硬件存储，这种载体具有不稳定性，在受到外界或网络的干扰后极容易产生资料的丢失，这对城建档案管理来说存在一定的危险性。因此，城建档案数字化建设的稳定性不足是影响档案数字化建设的重要问题。
（二）城建档案的信息存储不安全
城建档案是城市规划和城市建设的真实记载，除了部分资料可以对外流通外，还有一部分资料是具有保密性的，所以一旦出现资料泄漏将对城市的建设产生很大的影响。纸质资料稳定性强，一旦形成档案后很难做到无痕迹更改，但是数字化城建档案在这方面却存在很大的风险，一旦网络被黑客入侵，或者电脑被不法份子盗取，城建档案信息就很容易被篡改，从而导致城建档案的泄漏，甚至会引发刑事案件，所以数字化城建档案管理在信息存储方面存在很多的不安全因素[2]。
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（三）数字化管理档案管理缺乏统一的标准
城建档案的数字化管理，需要将纸质的材料进行整理、录入、保存，并且要在数字化档案中对其进行分类、制作搜索引擎以及目录等，这些活动都需要大量的人力、物力和时间。而且在转化的过程中，不同的企业或者部门使用的标准存在差异，导致档案在后期使用时，由于版本或者标准的不同，导致文本无法兼容，造成无法使用的后果，使资源共享将受到限制，影响城建档案的利用率。
三、城建档案数字化建设的对策
城建档案的数字化管理应用时间较短，经验不足，所以还存在很多的不足之处，所以要想推进数字化管理的进程必须要解决好目前数字化档案管理中存在的问题，采用合理的对策，提高数字化城建档案管理的水平，从而提高城建档案的利用率。
（一）做好前期的规划工作
城建档案的数字化管理能够有效提高城建档案的利用率，使其更好的为城建工作服务，但是城建档案数字化建设不能盲目进行，必须要做好科学、合理的规划工作然后再实施，这样才能够保证城建档案数字化管理的顺利进行。在将纸质资料转化成为电子文档的过程中，必须要做好详细的分析和检查，充分掌握档案的数量和分类，并根据档案的类型进行明确的分类列表，用数字标记和存储，并对重点和需要保密的档案加以标注[3]。通过前期的规划和整理工作能够有效减少数字化档案管理中的失误，推进数字化档案管理的进程和应用效率。
（二）制定科学的电子化档案管理标准
目前城建档案的数字化建设存在最大的阻碍就是没有统一、科学的管理标准，如果在数字化城建档案管理中没有统一的管理和存储标准，那么不同版本的软件极容易导致数字文档的不兼容性。同时，不同标准的数字文档在管理上也存在很大的难度，无法进行统一规范的管理，所以制定科学、统一的数字城建档案管理标准是现在急需解决的问题。根据城建档案的实际情况制定统一的标准，并要求各档案管理科室都要严格执行标准，这样不仅能够有效的实现资源共享，同时还能够降低档案的管理难度，提高档案的利用率。
（三）构建安全的网络结构体系
为了保证数字化城建档案的安全性，必须要构建安全的网络结构体系。要求档案管理人员需要严格遵守计算机安全管理制度、保密制度等，一旦出现违规操作，需要追究相关人员的责任[4]。在档案管理工作中，为了保障档案信息的安全性，需要提高计算机的安全技术，比如设置计算机操作密码、身份验证以及备份和只读文件等。此外，还要为计算机安装查杀病毒和黑客的防御软件，并选用安全系数高、质量有保障的电子产品，并定期对计算机进行杀毒，对杀毒软件进行更新，最大程度的避免档案信息的泄漏和丢失。
（四）建设高素质的城建档案数字化管理人员队伍
城建档案的数字化管理与传统的城建档案纸质文件管理存在很大的区别，传统的纸质文件管理中以人工的手工操作为主，在查找、摆放等环节都需要管理人员手工完成。而城建档案的数字化管理中，档案管理人员只需要操作计算机就可以完成管理工作。这就要求档案管理人员不仅需要具有档案管理的基础知识和严谨的工作态度，还需要具备计算机基础知识和电子档案操作技能[5]。这样才能够在日常的工作中快速的搜集和整理电子文档，并且运用计算机进行有效的档案管理。原有的档案管理人员在初步接触数字化档案管理时，基本都不具备这种管理能力，所以企业必须要对档案管理人员进行专业的培训，通过聘请专业的电子档案管理教师或者派遣骨干到具有成熟的城建档案管理技术的企业去学习，提高管理人员的数字化档案管理水平，从而使其能够更好的为城建档案管理工作服务。
结语
综上所述，在经济和科技高速发展的社会形态下，城市的发展进程不断的加快，从而对城建档案的管理工作提出了更高的要求。为了提高城建档案管理的效率，建立数字化档案管理制度成为必然。而在数字化城建档案管理中还存在很多的不足之处，需要相关部门采取一定的措施进行改进，从而使城建档案的数字化管理得到快速发展，进而为城市化建设提供保障。
参考文献：
[1]周丽群.城建档案数字化建设面临的问题及对策思考[J].档案与建设，2012（6）：69-70.
[2]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014（3）：292.
[3]傅政权.新形势下城建档案管理数字化建设探讨[J].科技创新与应用，2015（21）：277-277.
[4]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技，2013（34）：26-26，27.
[5]侯娟.推动城建档案数字化建设的途径探讨[J].才智，2015（22）：299.
论文作者:卢海飞
论文发表刊物:《基层建设》2016年1期
论文发表时间:2016/5/20
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