【摘要】档案管理是档案现代化建设中的主要任务，积极实现档案信息数字化，这对档案信息质量的提升起到了关 键作用。本文将档案建设作为此次探讨的主题，重点对档案管理数字化建设以及档案安全保密实施策略进行具体分析。
【关键词】档案管理建设；数字化发展；安全保密策略研究
档案模式开始于20世纪80年代，当前我国的档案工作正处 于数字化发展的关键时期，历经多年发展实现了数字化。在传 统的档案管理中主要是借助计算机系统进行一些辅助性工作， 因此信息查阅速度慢，检索效率低。在信息技术的大力支撑 下，档案工作积极实现了数字化和信息共享，并能够进行远程 操控，在档案信息共享的基础上，有效节约了资源，利用数码 相机进行拍摄，并使用激光三维立体对其进行扫描，不仅保证 了档案信息的安全性，还促进了档案现代化建设的快速发展。
一．数字化档案的主要形式以及特征 数字化档案指的是通过使用摄像机、扫描仪、计算机等现 代化设备来对纸张、胶片、磁带等多种介质载体的内容进行有 效的数字信息处理，从而将其及时转换为计算机系统能够快速 识别的数字文本或者数字图像。数字化档案与传统的最大区别 就是，档案信息的安全性高，保密性强。数字化档案处理过程 中一定要做好防火、防潮等工作，避免档案老化。
二．数字化建设与安保控制实施策 （一）明确数字化档案质量监控的内容。1.明确档案质量 监控内容。及时制定合理有效的数字化档案管理计划，认真做 好数字化档案的分类处理与统一管理，确保档案管理计划内容 的科学性与合理性。
2.合理使用数字化档案管理软件。作为档 案工作者要正确选取数字化软件，不同的数字化软件都有自身 特色，因此要对其进行合理选取，谨慎选择数字化软件。需要 提前进行市场调研，以市场需求为主要参考，充分考虑数字化 档案管理软件的质量。
3.认真做好数字化档案的质量验收。对 数字化档案的质量进行严格管理和控制，把好档案质量关，并 及时展开数字化档案的评估工作，利用网络系统来对数据库建 设进行全程监控，积极落实数字化档案的管理工作。在数据库 建设的管理过程中主要包括人员管理、过程管理和设备管理这 三个方面，有助于及时发现在数据库建设中存在的问题。实际 工作中要对使用的软件进行安全性能检测，避免因为软件安全 问题从而影响到数字化档案的质量。为了促进数字化档案建设 的顺利进行，需要做好全程监视，从而使先进管理手段的实时 性和可靠性得到充分发挥。
（二）重视人才选拔。定期进行技术人员培训，人员是数 字化档案建设的核心，也是档案管理工作中的主体，因此必须 要重视对人才的培训和教育。重视人才选拔，不断提高人员专 业技能和操作水平，这对档案工作人员的综合素质提升起到了 很好的促进作用。定期将档案部门人员组织起来进行集体培 训，着重强化人员的档案意识和安全意识，对档案管理制度进行 及时明确，从而让员工提高对数字化档案管理制度的正确认知。
（三）积极推进档案数字化建设。严格规范档案工作人员 的行为，加强安全教育，有效避免不理智行为的出现。利用网 络平台来给员工进行档案安全管理以及保密控制教育，有效增 强人员的档案意识。在档案数字化建设中主要对档案调卷、整 理、拆卷、档案信息扫描、数据质量检测、数据备份、数据连 接等过程进行科学严格的管控，指定专人来负责档案馆库的管 理工作，及时将需要加工的档案运送至现场，并对档案数量进 行核实，认真完成档案交接，在确定以上工作无误后方可进行 下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性，仔细检查是否存在漏 页、错编等现象，对于字迹不工整的档案，及时将其实际情况 上报档案保密控制人员，保持档号不变，统一采用卷号、卷次 的格式，对于新添加的案卷要及时添加目录，保证每个案卷对 应一个目录。
（四）创新档案保密控制手段。保密工作是数字化档案管 理工作的一部分，加强对档案的保密控制，有效增强档案信 息的真实性和安全性，避免档案信息遭到泄露。创新档案信息 的保密控制模式，及时对档案保密控制中的不安全因素做出分 析，并对其进行探讨。依据数字化档案建设中环境，人员和设 备等多种因素，建立详细、完善的数字化档案保密控制制度， 构建数字化档案管理与保密控制体系，有效避免数字化档案信 息泄露情况的出现。
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三、保障数字化档案安全的对策
1·加强档案人力资源的建设。应重视人 才培养合理使用，加强人力资源建设。建立 一支适应信息时代发展要求的复合型人才 队伍是当前各档案部门的当务之急，要把人 才的培养和合理使用放在首位，要更新理 念、拓宽思路、解放思想。只有人才问题解决 ，档案网站的建设和发展才有动力。增强 案信息安全意识是档案信息安全事故预 防与控制的一个重要手段。在实现了档案管 理信息化的单位，档案工作者应尽快转变传 统的保密观念，及时更新思维方式，积极主 地接受培训、学习并掌握最新的信息保密 措施。在条件许可的情况下，可以考虑引进 息安全保护方面的专业人员以快速提高 案管理队伍的整体水平。
2.提高档案信息化安全的技术水平。采 加密技术、数字签名技术、防火墙技术、操 作系统安全内核技术、入侵检测技术等加强 案信息的安全。加密技术是网上档案信息 最安全、经济的措施。对于有密级限制的档 案信息，就应当使用加密技术，防止信息被 他人截获或篡改。在当前，加密技术是保护 案信息机密性的唯一方法。电子档案加密 方式有很多种，在传输过程中通常采用“非 对称密钥”进行加密：一个可以公开的密钥 于发送电子档案，一个是严格保密的私 ，即只有接收方才知道的密码用于接收密 文，打开电子档案。 加强对档案信息安全的管理。一要对 办公环境要定期检查，包括环境条件保障管 理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与 磁场防护等；
二是要对电子文件要定期进行 安全性、有效性检查，发现载体或信息有损 伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝；
三是档案网站的作用不能只停留在档案宣 传和馆藏建设上，应向综合服务功能转变。 除了开通档案检索、在线展览、档案编研、档 案教育外，还可提供一些现行文件阅览服 务、网上预约查档服务、在线互动服务、地方 特色服务、爱国主义教育服务等，这样才能 发挥档案网站的真正价值。
4.放宽视野，以通过电子网络等途径， 主动存储那些有价值的信息，利用好丰富的 信息资源。网络的普及，使得信息传播途径、 速度有了无可比拟的增长，究竟哪些信息应 该转化为纸质档案来存储呢？这是摆在档案 工作者面前的一道难题。由于纸质档案比较 占用空间，移动、查阅都不如数字化档案来 得方便，对于那些不是非常重要的信息就要 尽可能不去转化，以免浪费空间资源，增加 管理成本。具体如何来选择，这就需要档案 工作者根据自己所在单位的工作需求，来剪 取那些同本单位业务工作密切相关的，对今 后发展具有参考价值的来转化存储，唯有这 样才能真正实现档案效益，体现出档案工作 的服务特点和重要性。
四．结束语 为了推进数字化档案建设的稳步进行，要求档案工作者认 真做好本职工作。严格落实数字化档案的管理与安全保密控制 措施，严把档案质量关，从而在确保数字化档案安全性的基础 上，有效增强人员的档案意识。
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论文作者:叶伟源
论文发表刊物:《建筑实践》2019年第09期
论文发表时间:2019/8/15
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