城建档案管理的难点问题及解决对策论文_招惠娴

城建档案管理的难点问题及解决对策论文_招惠娴

东莞市道滘镇人民政府住房规划建设局 523170

摘要:本文对城建档案管理中存在的问题及其原因进行了分析,就应如何解决当前档案管理中的问题提出了相应的对策。

关键词:城建档案管理;难点问题;对策

一、城建档案管理工作存在的难点问题

1、相关部门缺乏重视

作为城建档案管理部门应该有责任与义务时刻监督与负责城建档案的收集、整理、归档、保存、完善工作,需要相关管理部门能够始终坚持做好管理工作。但这仅仅依靠城建档案管理部门本身是远远不够的,还需要相关部门的配合和合作才能够顺利完成工作。但在实际工作中往往存在相关人员只是简单地进行档案收集,并且可能敷衍了事,并没有按照国家相关部门的管理规定完善城建档案的情况。

2、城建档案工作人员业务水平不高

在城市建设中,档案管理工作者一般都是没有经过特殊训练或培训的,在岗位匹配上存在很大的问题,一些人员对于档案管理工作没有任何的相关基础知识,与此工作是格格不入的,但是仍然在做着相关的工作。而且随着城建档案管理工作的发展,一些人员的相关技能和知识比较落后,又没有及时的进行知识补充,导致了城建档案管理工作队伍的素质低下,从而制约了城建档案管理工作的发展。

3、管理方式、技术陈旧落后,缺乏系统性

现在许多城市的城建档案管理部门还都是一些陈旧的管理模式,虽然也开始使用计算机管理但管理的模式依然还是传统的,对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。本来就没有系统的管理模式,再加上技术的落后导致在城建档案管理十分混乱。

4、档案监管机制不健全

城建档案管理期间,因缺乏健全的监管机制,使得管理期间各个单位各自为政,无法形成一个系统的监管体制。此外,由于监管信息无法统一,也造成了管理模式无法规范和统一的现状,阻碍了档案信息资源整体优势的发挥,并增加了档案信息统一的难度。另一些部门在对档案进行提取使用之后,很长一段时间都不归还,或者出现档案遗失、破损等情况,使得档案不健全,严重影响了档案管理价值和管理功能的体现。

5、建设工程施工文件存在内容不全、数据不准确等问题

工程建设的过程,是一个内涵十分丰富的社会活动,这就决定了建设工程档案具有复杂性、科学性和系统性;真实、完整、原始是建设工程档案必须具备的三个基本条件,但我们在工作中却发现,很多建设单位移交的建设工程档案,对施工过程中记录的各项内容不全、不准、缺项、签章手续不齐等问题。例如,在工程施工过程中形成的工程洽商记录、变更联系单、变更图在移交时往往是不齐的,这就不能完全反映工程施工过程中变更的真实情况;又如,很多建设单位移交的施工文件材料,还存在用复印件代替原件、使用圆珠笔书写文件材料、纸张质量不符合档案归档要求、文件材料污损严重和随意涂改、装订的次序颠倒等现象,有的甚至还存在工程文件材料错交的现象,即错把另外的工程施工文件材料放入移交的工程中。这些现象的频繁出现,势必会导致建设工程档案不能真实反映整个建设过程的严重后果,从而丧失城建档案的重要依据和凭证的作用。

6、建设工程竣工图编制存在不规范的问题

竣工图是工程实体在图纸上的真实反映,它记录了工程建设活动的全部过程,是建设成果的技术总结。按照竣工图编制规定,在工程的每一份竣工图上都需盖上竣工图章,且需有施工单位的编制人和审核人及技术负责人、监理单位的监理总监和监理负责人分别签章,层层把关,各负其责。但档案工作人员在审核竣工图时发现,竣工图编制大多是不规范的,缺乏完整性和准确性。如有的工程项目的竣工图章上的内容经常是一个人签到底,随意性很大;有的简单地以施工图代替竣工图,没有把施工过程中的更改内容准确完整地体现在竣工图上;有的用破旧发白的施工蓝图改绘竣工图,图面不清,变更内容不准确。以上种种情况都与国标规定的建设工程文件归档整理规范相差甚远,无法真实反映建设工程竣工后的实际情况。

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二、城市建设档案管理问题产生的原因

1、内部原因

由于城市建设档案管理部门需要对城建档案进行信息收集及其整理归档,因而需要大量的工作人员,但是由于人手不足以及工作人员缺乏专业技术,将会导致档案管理工作只能应付门面而不能真正起到档案管理的作用。

2、外部原因

目前,许多的建设单位、施工单位并没有认识到档案管理的重要性,因而没有将档案管理列入日常工作中,这将会导致不能形成有效的城建档案信息。而且这种现象的存在是非常普遍的,严重影响着城市建设档案管理工作的进行。

三、完善城市档案管理工作的具体措施

1、强化城建档案管理意识

随着城市化建设的快速发展,必须认识到城市建设档案管理工作的重要性。因而就必须要强化城建档案管理意识,并且还要向工作人员宣传城建档案管理工作的重要性,只有让他们真正了解档案管理的重要性,才能有助于促进他们积极认真的工作。此外,还要加大城建档案管理的宣传力度,使人们了解这项工作,而且在城建档案管理工作中必须紧跟时代发展的步伐,唯有如此才能够切实做好城建档案管理工作。

2、全面应用新技术,实现管理工作的创新

信息时代已经来临,因而在城建档案管理工作中可以应用一些信息技术,这样将可以大大提高档案管理工作的效率以及档案信息的准确性。城建档案管理工作可以进行一定的创新,改变传统的档案管理方式,应用新技术来进行城建档案管理工作,以提升档案管理工作效率。

3、推进城建档案管理队伍建设,提升团队技能

城建档案管理工作不仅要让个人加强对档案管理重要性的认识,还要提高档案管理的团队技能。通过提升档案管理队伍建设,可以提升整个团队的技能,有助于推动城建档案管理工作。在推进档案管理队伍建设时,可以制定相应的培训方案,并且要聘请具有专业技术的档案管理人员来教授知识,这样可以使团队在较短的时间内得到很大的提升。

4、定期维护更新,积极开发利用

随着城市化建设的发展,城建档案管理在城市建设中的地位越来越重要,因而建设单位或施工单位都要积极配合以完成档案管理工作。在城建档案管理完成后,还要定期维护更新,避免因为误差而使档案内容出现错误或者是档案内容未能更新而不能适应社会的变化。在进行城建档案管理工作时,各个单位都要积极响应,将资料共享以帮助快速获得档案信息,使城建档案资源可以积极地开发利用。

5、建立健全城建档案管理法律法规

由于城市建设的快速发展,我国城建档案管理的相关法律法规比较落后,不适应当下城建档案管理的要求,为了加强城建档案管理就必须建立健全城建档案管理法律法规。只有这样,才能使各部门有规律地开展工作,并且可以约束部门及工作人员认真工作。

6、严格监督城建档案管理工作

想要城建档案能够真正有价值,就必须保证信息资料的准确性,因而必须严格监督城建档案管理工作。只有确保在这一过程中没有出现差错,才能发挥城建档案应有的价值。

总之,随着城市化建设的快速发展,城建档案管理也成为城市建设中重要的一个环节,为了保证城建档案能够真正有价值,必须清楚认识到城建档案管理中容易出现的问题以及一些难点问题,并要采取针对性的策略来解决这些问题。只有这样,才能保证档案资料的准确性,实现城建档案的有效管理。

结语

总之,在今后的工作中我们要坚持常抓不懈从大局、整体出发、放眼未来,把握好正确的方向,在具体的工作中力求分步实施,决出重点,讲求实效,持续发展加强认识,完善城建档案系统和数据库,更好的服务于城市发展。

参考文献:

[1]李怡坤.城建档案管理的难点问题和措施[J].城建档案,2016(06).

[2]沈惠利.浅谈城建档案管理存在的问题及对策[J].山西建筑,2010(05).

[3]雷国雅.城建档案管理的问题探讨及措施[J].经营管理者,2016(08).

[4]杨明华.城建档案管理的难点问题及解决对策[J].城市建设理论研究(电子版),2013(3).

论文作者:招惠娴

论文发表刊物:《基层建设》2017年第23期

论文发表时间:2017/11/14

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