摘要：信息技术在不断发展，档案管理在技术发展中也有了新的管理方式。如电子档案管理就是一种创新型的档案管理方式，这对于提升档案管理效率、降低出错率等均有不错的作用。本文先分析了传统档案管理与电子档案管理的对比，在此基础上对传统档案管理、电子档案管理的利与弊进行分析，旨在能找到传统与电子档案管理的融合方案，让档案管理可以更好的服务于大众。
关键词：传统；电子；档案管理
一、前言
从目前档案管理实际来看，传统档案管理虽然应用时间较长，但是受到信息技术以及电子技术的影响，传统档案管理无论是在管理效率还是在管理成本上都存在一定的缺陷。电子档案管理方式的出现成为了传统档案管理的重要补充，对于提高档案管理效率和降低档案管理成本起到了重要的推动作用。基于这一认识，我们应当认真分析传统档案管理与电子档案管理的利弊，在实际管理过程中合理选择档案管理手段，实现传统档案管理与电子档案管理的有效融合，为档案管理提供新的方法支持和手段支持。
二、传统档案管理与电子档案管理对比
1、传统档案管理延续时间较长，是一种有效的档案管理方式。
从传统档案管理的施行时间来看，传统档案管理所采用的时间相对较长，具有较长的管理历史，在实际的管理过程中也起到了积极的管理效果，是一种主流的档案管理方式，被许多管理机构所接受，在实际的使用过程中满足了档案管理的实际需要，提供了有效的档案管理手段。在电子档案管理方式出现之前，传统单一管理方式在档案管理中达到了预期目标，使档案管理在整体性和实效性方面获得了有效提高。
2.与电子档案管理相比，传统档案管理成本相对较高。
虽然传统档案管理在长期的管理实践中取得了积极效果，但是与电子档案管理相比，传统的档案管理需要专用的场所用于档案存放，并且需要对档案进行分类，同时还要安排专人进行管理工作，在整体管理成本上要比电子档案管理有较大增加。因此，在成本比较上，传统档案管理与电子档案管理相比不具有优势。这个也是电子档案管理逐渐取代传统档案管理的重要原因，对此我们应当有正确认识。
3、传统档案管理与电子档案管理各具特点各有利弊
虽然电子方案在施行过程中具有较多的优势，但是传统档案管理还是具有一定的优势，在短期之内电子档案无法实现。对传统档案管理的全面替换，在具体的管理过程中也会相互影响相互促进。基于档案管理的实际需要，在档案管理过程中，有些档案需要对档案原件进行有效的保存。档案原件本身具有一定保管价值。对于这些档案的保管，就需要采取传统档案管理方式，而对于其他的一般性文件，则可以选择电子档案的管理方式。
三、传统档案管理的利与弊分析
1、传统档案管理可以实现对档案原件的有效保存
基于对传统档案管理的了解，传统档案管理的优势在于可以实现对档案原件儿的有效保存，由于传统档案具有专用的场所以及专业的管理人员进行管理，可以实现对档案原件的有效保存，并且保存质量相对较高，可以实现档案原件的长期保存，对于重要性较高的档案原件，采用传统档案管理方式具有较大的优势，可以最大程度的保管档案原件，避免档案原件丢失，或者在保管过程中受到损坏。因此，传统档案管理在这一方面具有一定的优势。
2.传统档案管理流程相对严密，能够满足档案管理需要
除了上述优势之外，传统档案在管理过程中对管理流程有着严格的要求，无论是对档案保管还是对档案借用都进行了明确的要求，对于档案管理有着重要的影响。基于传统档案管理流程的实际特点，在实际的管理过程中，传统档案管理能够满足档案管理的实际需要，在基本的管理过程中能够实现档案管理功能。因此，传统档案管理的管理流程具有一定的借鉴意义，对于电子档案管理是一个重要的启发。
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3、传统档案管理占用场地大，需要的场所较为特殊
但是由于传统档案管理需要专门的场所进行档案保管。对档案管理场所的规模有较高的要求，同时还需要档案管理场所具备基本的硬件设施，能够保证档案材料不发生损毁。这一要求相对较高，需要档案管理场所具有专门的除湿和加热设备，保证档案管理场所恒温，为了满足这一要求，传统档案管理需要在管理场所上投入较多的资金，由此也导致了传统档案管理成本相对较高。
4.传统档案管理成本较高，管理效率不高
由于传统档案管理对管理场所有一定的要求，并且档案管理场所需要配备必要的设施，与此同时，传统档案管理还需要较多的专业人员对档案进行分类整理。在实际的调用过程中，也需要许多专业人员配合。人员成本和管理场所成本是传统档案管理无法回避的主要成本，对于传统档案管理而言是一个不小的负担，如何有效地降低传统档案管理成本，是传统档案管理所必须要解决的重要问题之一。
四、电子档案管理的利与弊分析
1、电子档案管理效率高，实现了信息化和网络化管理
从电子档案管理方式来看，电子档案管理在管理效率上相对较高，不但能够根据用户的需求快速地实现档案资料的查找，同时还能够对系统中所存储的电子档案信息进行有效的分类整理，实现了档案资料的信息化和网络化，在整体的管理效率上相对较高，是目前档案管理所采用的主要方式之一，也是未来档案管理的重要发展趋势，对于传统档案管理有着重要的影响。
2.电子档案管理有利于降低管理成本，实现了网络信息共享
由于电子档案管理从根本上改变了传统档案管理的方式，使得档案管理的存储和档案管理的调用都采取网络化信息化手段来进行，这种管理模式实现了网络信息共享，对于一般的档案信息可以实现网络化调用，既节约了管理成本，又提高了档案的管理效率，最大程度的满足了客户的实际需要，实现了档案资料的优化利用，使得整个档案管理流程更加优化更加有效。
3、电子档案管理存在一定的安全隐患，需要专门的信息加密技术
虽然电子档案管理具有较多的优势，但是电子档案管理也存在一定的安全隐患，对于公共档案可以实现信息共享和用户随时调用，但是对于一些机密的档案就需要设置一定的管理权限，确保机密档案不发生泄密。但是由于现有的网络系统还存在一定的安全隐患，要想保证档案资料的完整性和保密性，就需要专门的信息加密技术予以处理。因此，安全性低是电子档案管理的一个重要弊端，也是其必须解决的问题之一。
4.电子档案管理对硬件设备和软件系统依赖性强，需要定期升级管理系统
基于对电子档案管理方式的了解，在电子档案管理过程中，对硬件设备和软件系统的依赖性较强，如果硬件设备和软件系统不能够有效地工作，那么电子档案管理将难以达到预期目标，在具体的管理效率上也无法得到有效的提高。为了达到这一目标，需要对电子档案管理的硬件设备和软件系统进行不断的升级，以此来满足档案管理的实际需要，由此造成的成本提高，也影响了电子档案管理有效性的提高。
五、结论
通过本文的分析可知，电子档案管理成为了一种新的档案管理形式，对于提高档案管理效率和降低档案管理的成本具有重要作用。但是从传统的管理与电子档案管理的实际管理过程和内容来看，传统档案管理与电子档案管理各有利弊，要想提高档案管理的有效性，就应当把握传统档案管理与电子档案管理的优势，根据实际需要合理地选择档案管理方式，实现传统档案管理与电子档案管理的融合。
参考文献
[1] 傅荣校、章燕华.电子文件管理机制研究[J].档案学通讯，2011（4）
[2] 屈一平.中国规划电子文件管理[J].瞭望，2011（29）
[3] 刘越男.融合之路：中国电子文件管理的体制和机制[J].档案学通讯，2009（5）
论文作者:李学芳
论文发表刊物:《基层建设》2017年第19期
论文发表时间:2017/11/4
标签：档案管理论文; 传统论文; 电子论文; 档案论文; 成本论文; 较高论文; 方式论文; 《基层建设》2017年第19期论文;