中美档案鉴定工作之比较，本文主要内容关键词为：中美论文,鉴定论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案鉴定工作是档案工作中一项研究性较强的业务工作，它关系到档案的命运、馆藏档案的优化以及档案作用的发挥，关系到档案工作的质量与效益。本文拟就中美档案鉴定工作作一比较，以期对我国档案鉴定工作的改革有所启发。
一、鉴定工作的历史
什么是档案鉴定？美国档案工作者协会术语委员会的定义是，鉴定就是“根据文件在现行行政管理、法律和财务方面的用途，文件的凭证和情报或研究方面的作用，文件的整理情况，以及与其他文件的联系，确定文件价值，从而也确定文件处置办法的过程。”而文件的“处置”，美国档案学家谢伦伯格说，它“包括为决定文件最终命运而采取的一切行动”。如将文件交到一个文件中心暂时贮藏，送进一个档案机构永久保存，用缩微照相方式缩小其体积，以至于销毁等。因此，文件的鉴定工作是一项庞大的系统工程，它要根据文件的内外特征，正确判定它的多种用途与作用，确定它的价值及其处置办法，它在文件管理工作中居于十分重要的地位。
美国于1899年2月16日，由国会通过了672号法案，其第25条确定了拟制文件处置清单的办法，并规定须销毁的文件清单，由各部负责人呈报国会审批，明确了处置文件的审批手续。1934年，美国建立了世界上规模空前的美国国家档案馆，并逐步建立了以国家档案馆为核心的档案鉴定体系。1936年2月10日， 经国会批准实施了国家档案馆《档案移交和管理条例》，开展文件的鉴定工作。1940年，美国档案学家菲利浦·布鲁克斯提出了鉴定永久性文件的3条标准， 即文件对反映机关行政史的意义，文件对反映机关职能的意义以及文件对普遍意义上的研究工作的意义。1943年7月7日，美国联邦政府颁布《文件处置法》。该法第57条为所有的联邦政府机关规定了拟制文件处置时间表（保管期限表）的程序。到了50年代，美国档案学家谢伦伯格撰写出版了现代档案学的奠基之作——《现代档案——原则与技术》，首次提出了公共文件的双重价值论，从而为档案鉴定工作奠定了科学的理论基础。谢伦伯格在该著第二编文件的管理中专辟一章阐述“文件的处置”。谢伦伯格认为，文件处置是否正确，“在很大程度上取决于作出决定以前是怎样对文件进行分析的”，其“基本问题总是一个价值问题。”因此，鉴定文件不是主观随意的，而是要对文件作周密的分析与研究，确定其多元的价值。鉴定工作首先是对文件的分析研究，不是简单的处置。谢伦伯格在该著的第三编档案的管理中还专辟一章，深入讨论了“鉴定标准”问题。
可见，美国早在本世纪40年代就规范了文件的鉴定和处置工作，并于50年代对文件鉴定进行了理论探讨。
我国国家档案局颁布的《档案工作基本术语》中，对档案鉴定的定义是：“对档案真伪和价值的判定”。我国科学的档案鉴定工作起步较晚，是在建国后学习苏联档案工作先进经验后开始的。
我国建国前档案工作基础薄弱，迟至1947年才在南京成立了一个“国史馆”，集中了一小部分档案。建国后，党和政府首先组织力量接收、集中和清理国民党反动政府遗留下来的档案。1954年又集中清理原6 大行政区撤销机关的档案。1956年4月， 国务院公布《关于加强国家档案工作的决定》，要求各地迅速整理建国以来的积存档案。针对大规模的档案整理工作中出现的问题，1956年我国制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》，1957年制定了《国家机关一般档案材料保管期限参考表》，将档案分为永久和定期两类，使档案整理鉴定工作有了初步依据。1964—1966年，我国开展了大规模的档案战备工作，提出“又精又全”的原则，突击清理建国以来的档案。为配合这次档案清理鉴定工作，1964年10月国家档案局又制订颁布了新的《机关文书档案保管期限参考表》，将档案的保管期限改为永久、长期和定期三种。1969年10月17日，林彪擅自发布1号命令， 各地又一次进行大规模的清理鉴定档案，建立档案后库。这次清理的原则是所谓“清、精、轻”，要求档案人员在战争爆发后能“背得起，走得动”，有的地方大规模销毁档案，使档案受到很大损失。如广州市档案馆，陕西延安县、子长县档案馆盲目清掉了馆藏档案的90%以上，造成了不可弥补的损失。这是当时清理档案的一种倾向。另一种倾向是只清不毁，怕负责任。60年代鉴定待销的大批档案（有的省馆达十几万卷、几百麻袋，有的市馆也有几万卷）长期堆放在档案库房，一放就是30多年，直到90年代才对这批待销档案又一次清理鉴定，造成大量人力、物力、财力的浪费。
我国档案鉴定工作长期以来在档案工作中未居应有的位置，鉴定标准不细不实，鉴定理论研究滞后，鉴定工作成为档案大清理的附属品，没有做到制度化、经常化，受政治环境和政策的影响大，缺乏科学性，究其原因有二：一是建国后受“左”的思想的影响，档案工作重保密，轻利用；重保管，轻鉴定；重数量，轻质量。鉴定工作没有摆到应有的位置，重视与研究不够。二是长期的计划经济体制，档案工作不讲经济效益，只算政治帐，不算经济帐，造成档案馆馆藏结构不合理，档案质量不高。
二、鉴定工作的组织
美国称鉴定为“文件鉴定”、“文件处置”或“文件分析”，是一项研究性的工作。美国档案学者认为，鉴定工作者必须有能力了解文件的来源机构或个人的任务与职能。他们应有广泛的学术阅历，能深入分析文件的第二价值，理解历史学家、家谱学家、经济学家和社会学家以及其他研究者的研究需求，具有经济史社会史和机关行政史方面的广泛知识。因此，美国大的档案机构有专职的文件鉴定人员，国家档案与文件署设有直属署长领导的鉴定小组，署文件管理司下设有文件鉴定与处置处，负责与联邦政府机关一起鉴定文件，制订文件保管期限表。该处在1988年财政年度完成了对7500个文件系列的鉴定工作。美国的文件鉴定工作每年都要进行，做到了经常化、制度化。如1989年美国联邦政府各文件中心共接收文件160万立方英尺，销毁文件91.4万立方英尺。 联邦政府各机关要对自己所形成的文件进行初步鉴定，将其中约98%的文件在现行期满后，或交文件中心再保存一段时间后处置掉，以减轻国家档案馆的压力。政府每年产生文件中的2%可作为永久保存， 并送交国家档案馆收藏。国家档案馆对馆藏档案一般不再进行鉴定。
美国的文件鉴定还必须考虑文件的各种费用问题。每一个进馆的文件系列或文件汇集都有一个价格标记，包括对它进行处理和编目所需的工时在内。此外还要计算档案的保管、修复费用和存贮费用。以这些费用与文件未来的用途比较，孰轻孰重，是否值得收藏。在市场经济条件下，费用也是档案鉴定的一把尺子。这被前苏联档案学者讥笑为“资产阶级的实利主义。”
我国档案鉴定的组织基本上是借鉴前苏联的做法，档案鉴定分四个阶段：一是文书平时立卷时的鉴定，确定哪些文件需立卷，初步划分其保管期限，剔除无保存价值的文件；二是归档鉴定，文书处理部门于文件形成的第二年上半年将案卷向机关档案室移交时，正式确定归档案卷的保管期限；三是机关档案室的鉴定，在机关办公厅（室）主任主持下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，对档案室保存年限已满和档案本身保管期限已满的档案，分别作移交档案馆和销毁处理；四是档案馆的档案鉴定工作，包括档案进馆的鉴定和定期鉴定（满30年保管期限的要作开放划密的鉴定，满保管期限的长期案卷要剔除销毁）。档案馆批量档案的鉴定工作由档案馆会同有关部门和专家组成鉴定委员会主持进行。所以，我国档案的鉴定并无固定的专职机构和人员。档案馆的档案鉴定工作也没有坚持年年进行，做到经常化和制度化。
三、保管期限表
美国早在第一次世界大战开始时，其铁路部门已指定文件有永久和长期保存之处置。到了50年代，美国联邦政府制定了《永久文件鉴定指南》，国家档案与文件局颁布了《一般文件处理表》。美国是分散制档案管理体制的国家，全国没有统一的标准文件处置期限表，但分别制定有联邦机构的、各州的、企业的和大学的文件处置期限表。美国文件保管期限表规定详细具体，一般都有几百个条款，保管期限细分为1月、3月、6月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、25年、56年、75年、100年、永久等。只有永久文件才能进档案馆。 因为档案馆是面向社会的，如果文件形成单位还要经常调用的，这样的半现行文件只能进文件中心。
我国档案保管期限表有全国通用的、标准的文件保管期限表，也有各系统、各单位的文件保管期限表。全国通用的文件保管期限表已制定修改3次，1956 年的《党的机关档案材料保管期限的一般标准》和1957年的《国家机关一般档案材料保管期限参考表》，将档案分为“永久”、“定期”两类。1964年10月的《机关文书档案保管期限参考表》则将档案的保管期限分为永久、长期和定期三种。1983年和1987年修订的保管期限表，将档案保管期限仍分为永久、长期和定期三种，但明确长期年限为16—50年左右。
总之，我国科学的档案鉴定工作的历史较短，档案鉴定工作在档案工作中的位置摆得还不高，鉴定工作还没有真正做到经常化、制度化和专职化，对档案鉴定理论与实践的研究滞后，鉴定工作还存在诸多的问题，譬如：进馆档案在文件中所占的比例没有确定；地市、县档案馆究竟应不应该接收长期卷；为保管这些长期卷，减轻机关的压力，可否设置一些商业性的文件中心；档案的保管期限还有待进一步调查研究，予以细分化，使其更加科学和量化，以便掌握和操作等。美国档案鉴定的理论和做法也值得我们去进一步研究和借鉴。
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