摘要：近年来，随着社会和科学技术的不断进步，文书档案管理逐渐受到重视。文书档案主要是对一些信息数据进行搜集、整理、存档，能够为企业日后的发展提供科学的依据，对文书档案工作加强管理，是各企业主要的发展目标。为了有效提升档案管理的有效性，充分发挥档案管理的积极作用，需要采取针对性的构建优化策略，达到提高文书档案管理规范性、标准性的目的，为工作信息查询整理提供理论依据。本文在此从文书档案管理工作的现状出发，对如何推进单位文书档案管理信息化建设提出了几个有效策略。
关键词：文书档案；现状；理念；OA系统
前言：文书档案能够以真实和完整的文件素材，为相关决策和活动提供有力的证据支持。而随着时代的进步和信息技术的发展，传统的文书档案管理已经不能满足需求，信息化社会迫切要求将档案管理纳入信息化的行列中。因此，为了使信息管理更具安全性，应对文书档案管理提出了改革新要求，以便提高工作效率。
一、文书档案管理工作概述
在单位日常运行过程中，文书档案是非常重要的无形资产，对事业单位稳定健康发展起着非常重要的作用。尤其是在现代市场经济水平不断提升的背景下，事业单位的档案种类变得越来越多，增加了档案资料管理的难度性。因此，需要将信息化技术合理的应用到事业单位的文书档案管理过程中，创新文书档案管理方式，优化文书档案管理过程，最大限度提升文化档案管理的实效性。
如今各单位使用电子库或电子网络装载信息，来便于记录和资料的管理。但文书档案的管理不能单依靠技术来完成，尤其是某一文件或申请的批示和整改等需要相关人员核实签字或盖章的具有把关性质的资料或文件，都需要以纸张的形式呈现，因此文书档案的管理工作仍需要单位或机关给予重视，管理工作也要分类进行，使文书档案管理更加系统全面。因此由于新时期文书档案管理工作的难度逐渐加大，因此文书档案管理工作越来越重要。
二、文书档案管理工作的现状
现阶段我国很多事业单位在文书档案管理方面都存在著较为明显的人力资源短缺现象，没有安排专业的人员参与到文书档案管理中去，如此也就必然影响了最终工作效益。另外，虽然文书档案管理的信息化水平在很多事业单位都得到了提升，但是信息化管理模式的落实效果却并不是特别理想，不仅仅在现阶段的执行中存在着较多的缺陷和不足，还难以实现原有文书档案的有效兼顾，造成文书档案管理的断层问题。基于此，事业单位在未来文书档案管理中依然需要加大研究和投入力度，切实推进规范化管理。
三、有效推进单位文书档案管理信息化建设的几个重要策略
1、创新文书档案管理理念
将信息化技术应用到事业单位的文书档案管理过程中，需要以先进的思想来指导文书档案管理工作，充分发挥现代信息技术的优势特点，以便能够更好的实现事业单位文书档案管理的信息化。因此，这便需要事业单位的档案管理者充分认识到文书档案管理工作的重要性，积极创新文化档案管理的理念，将文书档案管理纳入到事业单位发展战略的组成部分。这样文书档案管理工作在以先进思想的指引下，能够更加顺利有序的进行。
2、完善文书档案管理制度
应根据当制前实际发展情况，应用数字化技术与网络信息技术建立文书档案管理模式后，要求有关部门定相应的文书档案管理制度。要求文书档案管理人员建立数字化信息管理制度，应用数字化技术开展管理工作，提高文书档案的管理水平。建议制定岗位培训制度，针对管理人员展开数字化技术培训，要求管理人员掌握其理论知识基础，通过对知识的扩展与延伸学会如何使用数字化技术管理网络平台。应用数字化管理平台后，文书档案上传归档需要由管理人员审批，审批通过后文书档案能够进入数据库，并到达指定目录中。
3、完善档案管理标准
纸质文书档案与电子文书档案分属两个领域，各有其特点。为此，单位必须完善档案管理标准，确保文書档案管理符合行业相关要求。一方面，对于纸质文书档案而言，单位要重点把控文书档案归档与保管环节，加强对纸质档案的安全管理工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时，对于失效的相关纸质档案，要及时进行销毁，防止档案堆积，节约单位管理成本。另一方面，对于电子文书档案而言，单位要统一电子文书档案保管格式，对电子文书档案的加工标准、保管标准和储存方式予以明确。总而言之，完善档案管理标准是利用档案的前提条件，单位管理层应当予以重视。
4、创新档案管理方式
由于信息化技术的迅猛发展，以往传统党政文书档案管理模式开始面临一系列挑战，传统的档案管理无法跟上时代发展的步伐。因此，这就必须进行党政文书档案管理方式的创新，具体需要以信息化转变为方向和模板，高度重视党政文书档案管理的同时，不断加强党政文书档案管理安全准确性，在此基础上打破传统档案管理方式，持续转变信息化档案管理模式，对所收录的档案实施编号处理，强化安全设置，这样才能保证安全性，方便往后档案信息的提取使用。
5、规范管理工作内容
管理工作的质量直接决定管理的结果，所以要对办公室文书档案的管理工作进行规范，首先要坚持实用性原则，档案不仅要在收集与编写中具有严谨的步，同样还要在存放中具有严格的意识。例如：文书档案可以分为定期五年分类、定期十年分类、定期永久分类等，要严格的技照时间对文档进行更新或替换，这样才能确保档案管理的有效和质量。其次是科学性原则，要对管理的档案进行科学的分类，形成分类后的所属关系，例如：人事档案、行政档案、活动档案等。最后，就是要实现文书档案的规范化衔接，在文书档案的记录和存放过程中，每个步骤都要标准、有序，例如资料的选取范国选取时间，记录纸张标准，写格式等等都要按風規范化的标准，这样才能够确保文书档案管理工作的效率性和准确性。
6、强化信息化管理
随着时代的发展，对档案管理工作的要求也在不断提高，如何通过信息化管理尽可能的延长档案使用寿命、提高工作效率，是目前档案管理工作的新任务和新要求。一是要利用现代管理工具和手段准确、及时地传递档案信息，提高档案信息的时效性；二是对各类档案资料进行数字化处理，实现纸质档案和数据档案并存，提高档案的使用寿命；三是充分利用网络技术进行档案管理创新，通过网络向社会提供高效的档案信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
7、建立自动化OA系统与档案管理系统对接平台
对于文书OA系统的流转和档案管理系统是处于各自存在的状态，在实际工作中，为了能够提高文书归档的效率，确保大数据可进行共享，企业则可通过自动化OA系统进行文书审批，并将其抓到中间平台，按照相关标准和要求进行合理分类。在此过程中，管理人员需利用计算机进行管理，并将所获得的数据导入在档案管理系统中。经过系统的信息化管理后，有助于企业在管理工作中切实提高文书处理和档案管理一体化程度。
8、加强相关管理人员的教育培训
文书档管理案工作的实施，主要依靠管理人员，意味着管理人员综合素质与专业管理能力的高低，直接影响到文书档案管理质量与效率。因此，事业单位需要认识到管理人员专业能力与综合素质提高的重要性。基于这一认识，事业单位需要通过多样化的途径，加强文书档案相关管理人员的教育培训。同时，强化相关管理人员的定期考核，同时构建完善的继续教育培训体系，让管理人员定期借助系统培训，促使其掌握最新管理方法，提高管理人员管理能力，保证管理人员个人能力完全胜任新形势下的文书档案管理各项工作。同时，事业单位可邀请档案管理领域的专家，开展讲座或者是培训班，让管理人员在接受系统的教育培训中，不断掌握先进的档案管理技能，从而为做好文书档案管理工作夯实基础。
四、结语
综上，实际工作中要针对文书档案管理建立科学的管理机制和制度，保持文书和档案工作的顺畅衔接，优化和创新管理方式，利用信息技术对文书档案管理模式进行优化与创新，在各项工作环节中，能够对细节进行严格的处理，强化其创新建设的意识，不断推动事业单位文书档案管理工作的快速发展。
参考文献：
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【2】许晓霞.机关事业单位文书档案管理强化途径探讨[J].科技展望，2016（15）：236.
论文作者:崔淑君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/11/8
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