黑龙江省延寿县档案局 黑龙江哈尔滨 150700
摘要：党政机关系统内的机关档案管理模式改革。我国当前的机关档案管理模式可分为三种形式，第一种是机关档案室形式，第二种是机关档案库房形式，第三种是专业档案室形式。这三种形式自上世纪50年代开始沿用自今，其中以机关档案室最为普遍和广泛。随着时代的发展，现有的机关档案管理模式因其自身的局限，不能适应时代的发展要求，面临来自政府、社会、档案管理部门等的压力，改革势在必行。
关键词：机关档案；管理模式
引言
机关档案工作是档案事业的基础，我国的机关档案管理工作是以机关档案室为主要模式开展的。当前的机关档案管理模式始建于上世纪50年代，主要是依据1983年颁布的《机关档案管理工作条例》(以下简称《条例》)建立起来的。随着我国国民经济、民主政治、社会文化快速发展，档案事业也得到长足发展。但从现实来看，档案管理水平还远远落后于经济发展水平，这是因为固有的管理模式自身存在着难以适应时代发展的局限性，使档案管理水平难以持续提高。事实也证明，时代快速发展的今天，《条例》在指导机关档案工作方面已显示出一定的局限性。当前，《条例》的修改工作已提上议事口程，国家档案管理部门正在全国范围内征集修改意见。而2000年全国档案工作会议上，提出了在青岛、北京等地建设文件中心试点的要求，以此为标志的机关档案管理模式改革正式拉开序幕。
1 我国机关档案室模式的三种形式
1.1综合机关档案室
机关综合档案室是我国档案事业最基础的组成部分，是我国设置最普遍、最大量、最基层的档案管理组织机构；是机关的有机组成部分，是统一保存和管理本机关档案的内部机构，主要为机关提供参考咨询服务。一般而言，“小而全”的机关档案室设有独立的机关档案管理办公室，有专门的档案管理人员，有档案管理库房，同时具备人、财、物的管理条件开展机关档案工作。机关档案管理机构作为机关的内部机构，要求各业务部门在文件办理结束后的第二年向机关档案室移交，档案室负责对文件进行整理、鉴定、提供利用等一系列工作，指导各部门文件的归档工作。机关档案室自行保管短期的档案，长期和永久保存的档案在机关内部保存10-20年后向档案馆移交。
1.2机关档案库房
一些机关因受机关规模、形成的文件与档案数量、人员配置等各方面的因素影响，没有建立起综合档案室，而只有档案库房，档案工作由办公室的人员兼任。《条例》规定:“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。”机关档案库房模式，除了是不需要建立档案机构机关的开展档案工作的选择外，更多的是那些不具备设立独立档案工作机构条件的机关开展档案工作的选择，或是对档案工作不够重视的机关的选择。与建立起综合档案室的机关相比，这些机关多是地方财政比较落后的机关，机关档案管理水平也比较落后。可见，机关档案管理模式不利档案工作的持续发展。幸好，这只是一种临时的模式。随着我国社会主义经济的快速发展，很多机关档案库房模式都渐渐过渡到“小而全”的机关综合档案室模式。
1.3专业机关档案室
多是在具有对某一行业或专业档案行政指导和业务指导的机构设立的，且档案管理是以馆室合一的模式。本文将机关内部设置的专业档案馆和专业档案室作为研究对象，不管其名称如何，只要是机关的内部机构，都将之看作是机关档案管理模式。我国开展档案工作的原则之一，是对国家档案进行分级、分专业管理，专业机关档案室正是基于这样的原则建立起来的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆实行分级、分专业管理国家档案的工作原则，从专业档案具有经济效益、社会效益突出和成套性的特点，有利于专业档案在专业系统内的流转，有利于档案全宗的完整与安全，也有利于档案的规范化管理。
2 我国机关档案管理模式的改革探索
2.1联合档案室的改革探索
由某一领导机关牵头，其他机关自愿参联的方式组建。联合档案室是某一个领导机关牵头带动或是几个机关自发组建起来的，参联机构多是基于自愿的基础上参加，由某一个机关提供档案库房和设备，对参联机关的档案进行统一的管理。联合档案室主要为参联机关服务，文件仍归原机关所有。
2.2联合档案室的优势
在机关档案室普遍建立的的情况下，联合档案室对于帮助那些没有能力建立机关档案室的机关开展档案管理工作，具有重要意义。有利于档案工作的开展。联合档案室为档案的集中统一管理提供条件，保障全宗完整性，为档案馆积累馆藏来源。在当时难以设立一个“小而全”的机关档案室情况下，以联合的方式开展档案工作，使档案信息资源得到收集和有效的管理，保障了全宗的完整性。在未设立联合档案室时，各机关的档案工作开展得不尽人意，既缺乏档案库房和档案装具，更缺乏具有一定档案管理知识的管理人员，档案的完整与安全都得不到保障。联合档案室建立后，配备了稳定的管理人员，在当时人才匮乏的情况下，对档案工作人员的培训、进修、业务提升等具有重要作用，有利于档案管理的专业化。
2.3联合档案室模式的困境及其对我国机关档案管理模式改革的启示
联合档案室是受经济条件无法正常开展档案工作的机关的创新选择，成立的初衷是以集体取暖的方式来满足档案工作的要求。地方经济的困难只是暂时的，会随着国家扶贫政策加大投入的支持以及地方的努力发展而消除贫困，经济条件的制约一旦解决，联合档案室“被逼”的条件就不存在，联合档案室模式势必动摇。从联合档案室后期的发展来看，在各机关有一定能力积极自行开展档案工作后，确实遇到了困境:事业经费紧缺、没有标准的档案管理库房、档案管理人员忙于档案整理的零碎工作，而无暇顾及档案信息资源的开发。
2.4联合档案室没有得到纵深发展的根本原因是组织方式本身的制约
从建立的联合档案室的实践来看，联合的方式多是建立在自愿基础上的，对于机关移交档案没有制约。从整体来看，各参联机关对档案工作的投入减少了，但只是投入主体的转移，联合档案室的投入主要依靠领导机关来解决。随着时代的不断发展，档案室也需要不断加强投入，联合档案室在运作过程中遇到的新问题，如经费和库房、人员编制等问题时，只依靠一个机关来解决不尽合理也难以保障。从联合档案室建立的实践看来，牵头机关在解决档案管理工作的问题上更多是一次性的，或者说间歇性的，难以对付档案管理过程中不断出现的新问题。
结束语
随着各地机关档案管理模式的改革实践的发展，对机关档案管理模式的研究逐渐成为档案界关注的热点。而机关档案管理模式改革的根源在于当前的机关档案室模式自身的局限性难以应对时代发展对机关档案工作的需求。在分析我国机关档案室模式的不足时，本文认为，机关档案室为机关的内部机构性质和分散式分布是制约机关档案工作发展的根本原因。机关档案工作是作为档案公共事业的组成部分，却由机关来独立承担机关档案管理工作不尽合理，机关将档案工作提高到满足公众需求水平的内动力不足是制约档案工作发展的原因之一。机关档案室作为内部机构，因其自利性的原因排斥档案的对外提供利用也是制约档案工作发展的原因。政府在机构改革过程中，对机关档案室分散设置的模式提出集约化投入、管理的需求，机关档案室模式的改革会随着政府机构改革的推动进一步深化发展。
参考文献
[1]冯惠玲、张辑哲主编:《档案学概论》，北京:中国人民大学出版社，2001年版.
[2]韩玉梅:《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社，2005年12月第2版.
[3]何嘉荪、傅荣校:《文件运动规律研究》，北京:中国档案出版社，1999年.
论文作者:唐巍巍
论文发表刊物:《基层建设》2018年第3期
论文发表时间:2018/5/18
标签：档案论文; 机关论文; 档案室论文; 工作论文; 管理模式论文; 库房论文; 模式论文; 《基层建设》2018年第3期论文;