人事档案材料的收集与整理研究
邱莹 吉林省艺术研究院
摘要： 随着人事变动日益频繁，人事档案材料的收集与整理工作中存在的问题也暴露出来。本文将从艺术单位人事档案材料的收集与整理研究工作出发，提出具体的意见与建议，希望能够促进艺术单位人事档案管理水平的提高。
关键词： 人事档案管理；档案材料管理；艺术学院
对人事档案材料的收集与整理工作进行研究，能够提升艺术单位人事档案材料的收集与整理水平。本文将从提升人事档案材料收集的及时性、多样性与有效性三方面出发，对人事档案材料的收集与整理工作进行研究，希望能够促进艺术单位人事档案的工作。
一、提升人事档案材料收集的及时性
艺术单位人事档案材料收集需要做到及时性，这就要求艺术单位档案管理工作人员能够及时对人事档案材料展开收集与整理。首先，档案管理工作人员应该加强与艺术单位人事管理部门的联系，争取在最短时间内掌握到艺术单位的人员流动，及时与对接单位取得人员档案，这就需要畅通档案管理工作人员与艺术单位人事管理部门、及与其对接单位之间的联系，做到档案随人的变动而变动。艺术单位应该规定，在人员流动时，相关人员必须在三天内完成其档案的交接工作。现阶段许多档案工作人员偏向于在季度或者年终考核时对人员档案进行丰富与完善，但季度或者年度之间间隔时间较长，就会降低人事档案材料收集的及时性。因此，档案管理人员应该将档案完善时间定为两周一完善或者一月一完善，摒弃原有的季度、年度考核方式。
例如，在艺术单位档案管理人员对档案材料进行收集时，档案管理人员应该定期与艺术单位内部的人事管理部门进行沟通，及时核对人员动向，保证流动人员的档案及时交接。档案管理人员也应该提升自己对档案事项的敏感程度，从而敏锐地发现日常中需要记录到档案中的事项。艺术单位档案管理人员应该利用艺术单位内部文件、相关单位行政文件等内容对艺术单位档案进行丰富与完善。
老道摇头晃脑地循着声音转头侧向王祥：“我观小伙子你印堂发黑，身上隐约缠绕一股阴晦之气，必是身侧有不祥之物。长此以往，必为此邪物所累，有所不测啊。”
排除标准：（1）麻醉或肝癌手术禁忌证者；（2）合并感染性疾病者；（3）术前体温、血红蛋白、总蛋白水平异常者；（4）合并心、肺、肝、肾功能不全者；（5）术前曾接受对本研究结果存在影响的药物者；（6）溴化物过敏者。
二、提升人事档案材料的多样性
在原有的艺术单位档案形式中，仅有纸质档案一种。就艺术单位档案资料的收集与整理中，个人认为应该提升人事档案材料的多样性，以促进艺术档案资料的完善。大数据的发展也赋予了人事档案材料的形式多样化，即线上与线下两种档案形式。线上档案与线下档案相比具有更多的优势，线上档案的保存方式简单，且线上档案的更改与填写形式更为简单，更改成本与线下纸质档案相比更为低廉，也能够为艺术单位节省更多的人力成本。且线上档案建设中除了纸质档案文本，还可以加入音像制品等多媒体文件，这样也能够提升档案的真实性与有效性。档案在进行整理时，应该按照档案所属人的姓名首字母进行排列，不能将档案随意摆放。
例如，在艺术单位档案管理人员对本单位人事档案进行管理时，则要利用线上与线下两种方式进行档案资料的收集与整理工作。利用大数据进行人事档案整理能够节约工作时间。人事档案管理人员应该增强自己的word、access 等办公软件的使用能力，用这种办公软件进行档案的收集与整理工作。管理人员也应该善于运用access 中的宏操作，利用宏操作和代码编写来节省工作时间，简化工作流程。
2008年，戴维·彭罗斯（David Penrose）以开创了影响广泛而深刻的“一分钟微视频”的微课（Micro-lecture）而闻名，其核心理念是要求教师把教学内容与教学目标紧密地联系起来，以产生一种“更加聚焦的学习体验”[1]。在国内，胡铁生老师于2011年首次提出微课的概念，随后，微课技术在国内成为热门的信息化教学技术。对2011—2016年有关微课为主题的文献资料在中国知识资源总库中检索，共有36 179条。其中以“微课”和“机械制图”为关键词的有4392条。这足以说明，有很多教师已经利用微课技术对机械制图课程进行改革。
三、提升人事档案材料的真实性
人事档案材料的收集与整理工作的核心就是保障人事档案材料的真实性。如果档案中含有一定的不真实材料，就会造成人事档案作废。因此，艺术单位人事档案管理人员应该采取一定措施来提升人事档案材料的真实性。现阶段的人事档案仍然停留在纸质档案上，且人事档案填写的间隔时段较长，容易造成遗忘性事项过多，从而造成人事档案材料的真实性失效。因此，人事档案材料管理者应该将档案填写时间缩短，尽量缩短在两周一次进行填写或者一个月一次进行填写。且人事档案管理人员在进行人事档案材料收集时，应该要求艺术单位人员上交档案所需要的证明材料，例如自己的身份证复印件、户口本复印件、参与演艺活动的相关证明等。并将这些资料放入人事档案中作为档案的一部分。档案管理人员也不能将填写档案的义务移交给其他负责人，以防止出现人事档案材料造假的情况。档案管理人员在填写档案完毕后应该将资料封存保护好，禁止相关人员在档案填写时进档案管理室内翻阅档案及档案填写时所涉及到的相关资料。
例如，艺术单位人事档案管理人员应该在以月为最低单位进行档案填写，且在进行档案填写时要求档案所涉及人员出示自己的相关证件。档案管理人员在进行档案录入时应该将各个材料与其所属的下发单位进行核对审查，以防止出现流转材料作假的情况。而在进行整理时，也要注意对档案内容的核对，如果纸质档案有明显涂改痕迹，则要追查到负责该档案的管理者，如果证实该档案管理者进行恶意涂抹，则要对其进行批评教育。如果是该档案管理者所提交的流转材料有问题，则需要追查流转材料来源，并对其流转部门所涉及相关人员进行一定处罚。档案中如果有缺项、漏项的，应该督促该档案负责人对档案内部所缺事项进行补充，再进行补充时，需要有一名以上的档案负责人对该档案进行核实督查，防止有人在此时进行档案更改。严格档案更改事项能够提升档案的真实性。
四、结语
相信从提升人事档案材料收集的及时性、多样性和真实性三方面出发将能够最大限度地促进人事档案材料的收集与整理工作顺利开展。艺术单位档案管理人员也应该持续提升自己的工作素质与工作能力，提升人事档案管理工作水平。
参考文献：
[1]张宇琨.干部人事档案材料收集审核归档研究[J].兰台世界，2018(S1)：113.
[2]刘春雪.人事档案材料的收集与整理[J].人力资源管理，2018.
[3]王斌.论人事档案材料的收集与整理[J].办公室业务，2018，No.291(10)：163.
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