企业“信息管理档案化档案管理信息化”方式的探索，本文主要内容关键词为：信息管理论文,档案管理论文,方式论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
（一）
在深化改革、扩大开放的新形势下，吉林省有些企业正在探索“信息管理档案化、档案管理信息化”的一体化方式。当前大体上有两种情况。
1、 设立直属于企业负责人领导的信息管理实体机构——信息中心，采用现代管理技术和方法，对各种信息载体和数据进行全方位管理与开发。如大型石油企业吉林油田管理局，成立了局直属的处级机构——信息中心，将档案、科技图书、情报资料、统计数据、外文信息、计算机应用开发等各个小循环系统纳入企业信息流的大循环系统，对企业内部和外部的各种信息，及时采集、存储、筛选、加工和输出，实行全方位管理与开发。信息中心内设档案图书、资料管理部（对外保留档案馆、图书馆名称）、业务协调指导部、外文（语）信息部、信息服务部、计算机应用开发部和办公室等五部一室的科级单位，另附设一个学会和一个公司，学会负责组织各门信息学科的学术研究交流活动，公司经营办公和信息部门需要配置的硬件，想使信息中心的经费能够逐步的自负盈亏。局各直属单位以档案室为主体，参照局信息中心的模式，成立直属于厂长、大队长（或总工程师）领导的信息管理站。各基层单位由档案资料员、数字统计员、微机操作员组成信息组（或信息员）。在全局形成三级信息、档案管理一体化的体制和网络。
2、 组建直属于企业负责人领导的信息系统虚设机构——领导小组，组织协调信息工作，并以档案科（或室）为主体对各类信息载体进行全方位管理与开发。如中型粮食加工企业吉林省白山市面粉厂，组建了以主管厂长为组长、各部门负责人为成员的档案工作改革领导小组，设立与其他科室同等地位的档案室，配备专职档案员、图书资料员、情报信息员，对档案、图书资料、情报工作实行统一管理。又如吉林省白山市造纸厂，组建了以厂长为组长的“向档案要效益”活动领导小组，设立档案科，对全厂的档案、图书资料、情报信息统一管理。
（二）
企业“信息管理档案化、档案管理信息化”的一体化方式，是伴随着国内外社会信息资源共享要求，呈现出的一种新的发展趋势。
1、这种方式是从“社会信息化、 信息社会化”对信息全方位管理的需要提出来的。当今，人类正在进入信息社会，信息时代除了各种自然资源、生产工具外，信息作为代表物质的某种状态的资料，如档案、图书、情报资料等文献，已成为一种重要的资源和财富，影响着社会的运转和人类的生活。当代的微电子技术为基础的通信技术、自动化技术、光电子技术、计算机技术、人工智能技术等信息技术、可以使知识形态的生产力更迅速更广泛地传播，得到更充分的利用。当今世界经济也正在趋于国际化，如区域经济一体化、跨国公司的国际生产一体化、国际贸易自由化、资本的国际流动等。在信息社会中，未来的档案馆、图书馆将成为信息的汇合处，而不再只是单纯的档案、图书储藏场所，人们可以使用计算机终端，通过通信系统（包括卫星通讯）向档案馆、图书馆查询或检索所需要的信息，使信息资源潜力充分发挥出来。企业在这种形势下，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。企业可以借助于现代信息技术，打破企业间竞争与合作的地域限制，获取掌握正确有效的信息，用来提供质高价低的产品，占领市场。因此，“社会信息化、信息社会化”需要企业对各种信息进行全方位的管理与开发，以便快速、准确、有效地为本企业和社会提供信息服务。
2、 这种方式是考虑我国建立社会主义市场经济体制和建立现代企业制度对信息综合管理的需要出现的。我国建立社会主义市场经济体制，实现由传统的计划经济向市场经济的转变，使市场起到资源配置的基础性作用。企业作为市场的主体，要建立“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”的现代企业制度，实现经济增长方式由粗放型向集约型转变。在国家经济体制和企业制度创新的条件下，信息作为企业的一种重要的无形资产，必然伴随着企业有形资产的流动，而要进行合理配置和有效利用。企业管理决策的高效化、科学化、民主化，也要求企业将各种信息，作为企业管理的基础，组成信息管理系统，由传统的分散管理转向综合管理，以便优化信息数据库，发挥信息的整体效用。
3、 这种方式是适应企业信息系统自身改革与发展的特点对信息统一管理的需要形成的。在人类社会发展史上，文件、档案、图书、资料等在一段历史时期内是不分的，后来随着社会分工的细化，才逐渐分开。在当今信息时代，由于各学科知识的互相渗透和影响，由于现代信息技术的迅速发展，它们又趋于一体化。这是由它们的形成载体、管理对象、管理目的、管理技术与方法相近似的特点所决定的。从现实各自的工作来看，它们互相间虽有所区别、但又有着密切联系，需要统一组织协调，改工厂式管理为公司式管理，使其法制化、标准化、现代化，增强信息开发功能，以弥补各自的不足，相互补充，形成合力，统一为本企业和社会提供信息服务。
（三）
企业“信息管理档案化、档案管理信息化”的一体化方式的形成，是个渐进的发展过程，要具备一定的条件。
1、采用这种方式， 要求企业领导人和员工应具有较强的信息观念和档案意识。有强烈的信息需求愿望、有依法管好用活信息的紧迫感，有加强信息系统建设的决心，有把信息管理纳入企业方针目标的规划对策，有配置信息管理设施的专项资金投入。
2、采用这种方式， 要求企业信息系统内部的各个子系统的工作应较为健全。有健全的规章制度和技术标准，有丰富的管理对象和畅通的信息通道，有分类有序的存储体系和科学的检索体系，有完善的保管设施和先进的保护技术，有灵敏的信息反馈和控制手段。
3、采用这种方式， 要求企业的信息人员应具备较高的政治和业务素质。有“想企业之所想，急企业之所急”的强烈事业心和责任心，有较好的政治理论和专业理论素养，有一专多能的操作技能，信息管理的决策层、管理层、操作层的人员结构合理优化，人际关系和谐，能发挥整体优势，对企业的改革与发展能起到历史顾问和信息咨询的智囊参谋作用。
（四）
企业要实现“信息管理档案化、档案管理信息化”的一体化方式，还应采取相应的措施，使其逐渐健全完善起来。
1、加强统一的领导和调控体制。 企业自身纵向组织各层次的负责人，要把信息系统建设作为企业管理的基础性工作，列入工作议事日程，经常给信息部门部署任务，提出要求；横向组织的各部门负责人和有关人员，要把信息工作纳入岗位责任制，守职尽责。各级档案行政管理部门、经济管理综合部门和行业主管部门要为企业明确相关的政策、法规，提供业务咨询服务，为企业实现这种方式创造良好的外部环境。
2、健全统一的机构和网络组织。这种方式不是虚构的， 而是实实在在的，因此，无论是协调办事机构或是实体管理机构，都应切实履行职责。企业的有关部门和人员要按照信息系统结构的环节和信息流的程序组成相应的网络，达到人流与信息流的循环相连，使这种方式有严密的组织保证体系。
3、完善统一的管理体系和业务规范。企业各种信息管理一体化， 不是它们的简单“拼盘”，更不是它们的杂乱“混合”，而是要按照它们形成发展规律，组成科学的管理体系。从当前的实践来看，主要应搞好信息系统工程软件设计，制定实施兼顾其共性与个性的业务规范，按照统一的业务技术标准，完善计算机数据库和信息载体库，形成企业内部的局域网络，并为加入社会的远程网络奠定基础。
4、组织统一的信息资源开发项目与改善信息咨询服务环境。 这种方式的主要功能是增强信息开发能力，为企业增产增效服务，因此，应把信息资源的开发利用作为工作重点。根据市场和企业的需要，建立信息资源开发课题立项制度，集中力量，采用现代信息技术，积极主动地开发多样化的信息咨询服务，除在企业内部阅览、陈列、发布信息外，应开辟信息成果进入市场有效途径，实现信息的现实价值，使信息真正成为企业的重要财富。
（五）
某些企业采用这种方式，经过初步尝试，可以解决企业信息管理、开发利用、咨询服务方面的几个矛盾，取得较好的效果。
1、 可以解决企业需求信息的整体性与企业信息管理的分散性之间的矛盾。
2、 可以解决企业需求信息的多样性与企业信息开发的单一性之间的矛盾。
3、 可以解决企业需要信息的时效性与企业信息咨询服务的滞后性之间的矛盾。
4、 可以解决企业信息系统整体建设的效益性与企业信息分别管理的消耗性之间的矛盾。
这方面的事例不胜枚举。实践证明，上述矛盾的解决，使企业的档案管理水平又上了一个新台阶，有利于企业信息系统的整体建设，从而有利于企业的改革与发展，也将有利于“社会信息化、信息社会化”的进程。
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