【摘要】目的：分析病案归档管理中存在的问题，利用根因分析法进行解决，总结在病案归档管理中应用根因分析法的重要意义。方法：在全院范围中，通过调查问卷的方式对临床客观因素引起病案归档超期问题进行分析，利用根因分析法找到其中存在的问题，并采取相应的措施解决。结果：追踪干预效果，结果表明在第二年病案同期回收量增加的前提下，病案三日归档率明显提升。结论：在病案归档管理中应用根因分析法可使管理思路得到改变，利于深入发掘病案归档管理中存在的问题，从而制定出更加合理、科学的管理措施，提升管理效率和质量。
【关键词】根因分析法；病案归档；管理
病案属于医院中的重要资料，不仅可以对医院整体医疗水平进行衡量，其管理工作的水平和效率也是医院管理以及医护质量的综合反映[1]。病案回收工作是管理中的首要环节，与病案编码、病案整理、病案归档、质量监控息息相关，同时影响着国家相关统计数据的上报是否及时，另外也关系着理赔医保费用、病历资料复印等[2]。根因分析法属于质量管理模式之一，同时也是回溯性失误分析工具，主要是对不良事件给予系统性、团体性以及回顾性分析，找到流程中存在的缺点、系统中存在的风险，并采取针对性的措施进行修改和完善[3]。病案归档超期问题在医院管理过程中始终无法彻底解决，通过根因分析法对其中存在的问题进行综合分析，使得我院在第二年病案同期回收量增加的前提下，病案三日归档率明显提升，具体报道如下文。
1资料与方法
1.1一般资料
以问卷调查的形式，对我院临床中15个病区139份病案归档超期问题的相关原因进行调查。
1.2方法
通过根因分析法对问卷调查的结果进行分类并统计，从中找出导致病案归档超期的主要因素。①确立问题。将现阶段病案归档管理工作中的超期问题作为难点，确定问卷调查的主要目的，病案回收质量控制所有工作人员作为根因分析小组成员，对其进行专业化培训。②调查问卷的设计和发放。掌握病案归档超期问题严重的病区，与该区内医护人员进行沟通和交流，收集影响因素，将结果分类汇总之后，制定调查问卷，再发放至全院各个病区中，总发放139份，回收132份，回收率为95.0%。③查找关键问题。按照各个科室确定因素次数，找到关键问题，其中，15个科室确定病案归档超期的原因为病理报告单归档延迟，所占比例为73.5%。通过实际工作与头脑风暴法相结合，对以下四种超期原因进行分析：第一，检查报告单以及病理报告单的归档延迟是临床各个科室无法控制的因素，应有医疗行政部门进行协调和监管，究其根本为医院管理系统中存在疏漏。第二，进修医生无法熟练掌握病案书写的规范，使得病案本身存在缺陷，在病案的反复修改过程中造成归档不及时；患者因病情变化专科次数较多，转出病案不全面；医师因休假等事宜，未能正常上班，病案书写交班工作不到位。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第三，部分科室中患者病情严重，需要长期住院治疗，较为复杂的病情变化，使得病历书写工作无法按时完成；死亡病例研究延迟，使得病案归档不及时。上述问题的主要原因在于科室未落实管理制度、上级医师的把关和指导作用未体现、交接班以及岗前培训等制度落实不到位，均属于科室管理问题。第四，计算系操作有误造成病案缺陷，这与信息科系统的不完善、不及时以及操作系统等问题相关，另外，部分科室电脑设备少，不能实现电子病历，属于硬件环境问题。
2改进措施
①建立并完善协调机制。对于检验报告以及病理报告归档延迟造成的病案未及时归档问题，可以通过疑难问题负责制的形式，形成等级制度，对于出现病历超期问题，每周发送两次催要通知，并重点监控延期问题引起因素，由病案负责人对各组组长电话进行回收和整理，通知科室负责人，要求尽快查明超期原因，逐一协调解决并落实，另外要求科室限期归档。针对因计算机引起的病案员或临床反馈不及时，组长可直接下到科室或以电话的方式联系科室负责人，掌握错误具体情况，并联系程序负责人对计算机问题进行处理，使程序得到完善。②促进电子病理报告具备法律效力。据相关调查指出，病理报告归档延迟多出现在派送纸质报告方面。对电子病理报告相关的有效电子签名案例进行收集，促进我院病理报告电子化发展，在医院HIS系统将病理报告提交给医师工作站，在工作站中可将带有法律效力的纸质报告打印出来，使病理报告归档不及时的问题得到解决。③完善培训机制。对全院新下到科室中的见习生、实习生、进修生以及轮转生进行培训，由病案质量监督检查人员进行，就病案管理和病历书写等相关内容和要求进行讲解。另外，集中培训书写规范掌握不熟练以及存在较多书写问题的科室新生。同时，科室负责人重点培训本科室中的突出问题，督促小组或个人进行整改。
3结果
在全院范围中，通过调查问卷的方式对临床客观因素引起病案归档超期问题进行分析，利用根因分析法找到其中存在的问题，并采取相应的措施解决。追踪干预效果，结果表明在第二年病案同期回收量增加的前提下，病案三日归档率明显提升。
4讨论
病案管理的主要目的在于保障医疗安全、提升医疗质量，但病案归档问题的管理始终是医院管理的难点问题。现阶段，病案管理多以临床问责为主，在医师方面寻找原因，特别重视考评制度，但忽视了系统设计以及各个工作环节存在的问题。在此次调查研究中指出，很多科室都存在实际困难，包括工作量大、工作人员少、病历书写量大、床位周转快等，使得责任不能有效落实。病案管理人员应引进国外科学的管理工具和方法，与实际工作相结合，改进并创新管理模式，在管理工作中不断总结和积累经验，突破以往的管理理念，使管理水平与质量不断提升。我国电子签名相关法律早已实行，但医院电子病历的法律效力问题始终没有落实，电子病历未经过规范的提交和确认环节，难以实现其法律效力，给电子病历的利用带来一定的影响。
结语：
在病案归档管理中应用根因分析法可使管理思路得到改变，利于深入发掘病案归档管理中存在的问题，从而制定出更加合理、科学的管理措施，提升管理效率和质量。
【参考文献】
[1]赵芹,尤秀芝.根本原因分析法在出院病案归档管理中的应用[J].新疆医学,2015,45(08):1176-1177.
[2]杨梅.住院病案归档现状分析与持续改进[J].中国病案,2014,15(03):5-7.
[3]阮鹤瑞,刘晓明,傅凯丽等.病案归档措施实施前后效果对比[J].中国病案,2015,01(06):4-6.
论文作者:从丽君
论文发表刊物:《医师在线》2016年10月第19期
论文发表时间:2016/11/29
标签：病案论文; 科室论文; 病历论文; 分析法论文; 病理论文; 报告论文; 质量论文; 《医师在线》2016年10月第19期论文;