信息工作中秘书如何更好地发挥主观能动性
□王 敏
据《新民晚报》载，松下公司总经理曾对员工提出了这样的分类标准：最好的员工是任何事情自己积极去做，又能将事情做成功的人；其次是积极去做但失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者；最差的是消极等待命令却又不能完成任务者。在中国，第三种人一般被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示。可见，在一个单位中，最应该受到表扬的是有创造性的人，是积极主动去做事的人，而不是那些消极等待指令的人。信息工作也是如此。秘书只有积极主动地收集、处理、反馈信息，充分发挥自己的能动性和创造性，才可以称为“合格的秘书”。单位只有倡导秘书积极发挥主观能动性，才能得到长足的发展。
一、收集信息中的主观能动性表现
（一）有信息敏感度
准确全面的信息是领导作出科学决策的前提，是单位科学管理的根据。为了更好地开展工作，秘书必须具有较高的信息敏感度，这是秘书在收集信息时必须具备的意识。信息的时效性很强，稍不留神，有价值的信息就会从眼前消失。秘书若想拥有较高的信息敏感度，就要做好超前性思考和准备，从复杂的事务中捕捉到热点信息或是对单位有价值的信息。秘书要对这些信息作出快速反应，使其为我所用，以保持工作上的预见性和超前性，始终牢牢掌握信息工作的主动权。
案例一：王芳和李兰都是一家农产品公司的办公室文员，这天总经理让她俩分别去集市上看看有什么卖的。王芳很快从集市回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。王芳又跑回去，回来说有十袋。“价格是多少？”总经理又问。王芳再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说：“请休息一会吧，你看看李兰是怎么做的。”李兰也很快从集市回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有十袋，价格适中，质量很好。她还带回几个土豆让总经理看。李兰了解到，这个农民过会还得弄几筐西红柿上市，据她看价格还算公道，这种价格的西红柿总经理可能会要。所以她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民带来了。
同样是办公室文员，王芳和李兰在完成总经理交给的任务时，反馈的信息截然不同。王芳每次只问农民一个问题，而李兰则是站在总经理的角度考虑要问农民什么问题，并且对于农民的回答有高度的敏感性，想到自己所在单位可能需要这样的农产品，所以把农民也带回来了。王芳的问题在于，考虑不周全，对于总经理布置的任务缺乏深入思考，以为就是让她看一下有什么东西可卖。有对比才能体现差距，王芳离一个合格的秘书还有一段距离，而李兰对于秘书工作已经做到游刃有余了。
（二）主动收集信息
除了拥有信息敏感度，秘书还必须主动收集对单位、领导有用的信息。秘书要充分发挥自己的主观能动性，预测可能出现的状况，防止不利情况的发生，自觉做到宏观预测和超前解决问题。秘书的中心工作是为领导服务，所以在工作中应该多站在领导的角度思考问题，有全局意识，了解所在单位的整体情况。只有做到这些，秘书才能更加有效地收集信息，主动为领导的管理和决策做好信息工作。
武汉法利莱切焊系统工程有限公司是华工科技2000年上市后全资收购澳大利亚全球切割系统知名企业Farley laserlab公司后，在中国成立的以大功率激光切割、激光焊接高端装备为主业的高科技企业。
从这个案例我们可以清楚地看出主动收集信息和临时收集信息的区别。袁秘书平时注重收集公司各种信息，只要是在他看来有用的，他都会收集，毕竟有备无患，万一哪天用上了呢？这次总经理突然要求他和李秘书写材料，就证明了这些信息是有用的。无论信息的准确度还是办事效率，主动收集信息都比突然需要再来收集好很多。主动收集信息，不仅有利于秘书工作的开展，还能够帮领导解决突如其来的问题。
二、处理信息中的主观能动性表现
（一）重视信息鉴别
案例四：美国“挑战者”号航天飞机的起飞曾吸引了包括数以万计的中学生在内的美国观众，因为这是航天飞机首次载着身为中学教师的女宇航员飞向太空，她将在太空为学生们做物理实验。但航天飞机起飞仅数分钟就起火坠毁，全国顿时陷入一片悲哀之中。当“挑战者”号航天飞机坠毁的消息传入白宫时，里根总统正在国会发表国情咨文，白宫办公厅领导并未授权总统撰稿人起草里根的讲话，女撰稿人却一边收听电台的消息，一边撰写讲话稿。里根很快中断了国会的讲话，到电视台接受记者关于挑战者号的采访。一路上里根总统苦苦思索着如何发表讲话，这时女撰稿人将讲稿送了上来。总统面对电视镜头声情并茂地念了起来，美国民众被感动了。
案例三：在抗日战争反“扫荡”期间，八路军一位参谋在敌人不久前使用过的厕所里，发现一张画得乱七八糟的手纸。当时129师的司令员刘伯承听说后，非常重视，认真反复地分析研究。只见手纸上面了一个大圈，圈内写着几个村庄的名子，旁边写着“29”。刘伯承联系当时的战况形势，推断敌人可能在29日合击这个地区的有关村落，于是命令这个圈内的部队务必于29日前撤离。八路军参谋的严谨细致和司令员的认真鉴别使部队避免了一次损失。
案例五：社会科学院经济研究所收入分配课题组对全国范围内的住户经过长期跟踪和三次调查，写出了一份调查报告，得出了中国城乡收入差距世界最高的结论。报告显示，中国城乡之间的人均收入比率由1995年的2.8提高到2002年的3.1，但调查人员认为这没有反映出城乡之间实际收入的差距。报告指出，城镇居民可支配收入不包括城市居民享有的各种实物补贴，比如很多城镇居民享受公费医疗、失业保险等，农村居民却没有这种待遇。城镇的中小学能够获得国家大量财政补贴，而农村学校得到的补贴非常少。调查负责人之一、社科院经济研究所研究员李实认为，如果把公费医疗、失业保险等非货币因素考虑进去，中国城乡收入差距是世界上最高的。
（二）注重信息提炼
师尼罗曾在信息科学与思维科学的交叉点上，将“高层次信息开发”的思维方式加以归纳，其一就是“整合零散·求同思维”。其实信息提炼就是将所收集到的真实信息加以概括，把分散的信息化零为整，从而使信息适应单位和领导需求。提炼信息，要求秘书有较强的概括能力、逻辑思维能力和文字表达能力。为保证信息的简明扼要、通畅无误，要对信息的文字进行删削、编辑。为了方便领导的工作，秘书经常要编写信息综述材料，这时提炼信息就显得尤为重要。提炼能力强，既有助于秘书自觉主动为领导服务，又可以给领导留下一个良好印象，方便日后开展工作。提炼能力弱，不仅不能为领导的工作提供帮助，还会让领导的工作更加繁忙，这就是所谓的“帮倒忙”。
航天飞机的坠毁令人始料未及，在震惊之余，又让人心生悲痛。女撰稿人控制住自己悲伤的情绪，根据电台的消息，在短时间内将航天飞机坠毁的发言稿写出来，让全国人民感动不已，值得称赞。
在如今这个信息社会，社会信息总量迅速增加，美国著名未来学家托夫勒在《第三次浪潮》中称这种现象为“信息爆炸”。面对纷繁杂乱的信息，秘书必须重视对信息的鉴别，努力提高鉴别能力。一般来说，直接信息是秘书在社会实践活动中直接观察到的信息，较为可靠，不过有时眼见不一定为实，还得认真鉴别。间接信息是秘书在工作和生活中通过他人的传播获得的信息，有可能经过加工处理，这类信息必须予以认真鉴别。对信息的鉴别主要包括对信息来源、传播方式和内容本身的可靠程度进行判断。对于信息来源和传播方式，可以通过追根溯源法加以鉴别，如一份正式文件和路人的道听途说，哪个真实性更强是显而易见的。对于信息内容，可以通过调查法加以鉴别。
11月下旬或12月初用0.5%高锰酸钾溶液浸种消毒2 h后进行沙藏催芽，次年春天当40%左右的种子裂嘴吐白时，要及时播种。贴梗海棠种子发芽率为86%。
(4)实现三级站及综合测试台质检数据的共享与集成，通过数据的对比统计，提高质量管理的整体分析能力。质量管理部门发现质量问题后，需要进行追溯，但由于难以通过信息系统获取到三级站的原辅料检验数据，需要人工进行对应，很多情况下，这项工作实际上难以有效开展。质量管理部门和三级站的工作实际上是密不可分的：质量管理部门负责生产过程的质量控制和提升，因此需要将自己所采集的过程监控数据与三级站的成品检测数据合并起来进行分析。目前，需要花费大量人工对两部分数据进行对应和分析，影响了质量管理和改进的工作效率。
收到短信的彭伟民将信将疑，没给妻子任何回复，而是直接打了个电话给欧阳锋。彭伟民在电话中说你应该清楚我是谁，昨晚发生的事情你必须尽快给个交待。
（三）综合处理信息
另外，在处理有些文本时，时代背景还可以直接略去，这类文章往往是背景简单，学生熟悉，不需要特别处理的，如《富有的是精神》等。
刘伯承很好地诠释了鉴别信息应该有的过程。面对这样的信息，首先，应该予以高度重视。其次，联系各个方面，对这个信息的真假加以判断。最后，作出正确判断后，立刻付诸行动，而不能坐以待毙。秘书工作获得信息与情报信息有相似之处，因为很多信息不是对我方有利，就是对你方有利，与其让你方获利，不如我方先下手为强。
这个案例充分说明了要综合各种信息分析研究，才能得出正确的结论。调查报告中显示的只是可以精确计算的数字，调查人员所说的却是经过实地调查和政策研究得出的事实。如果把城镇居民的有关财政补贴和保险等算进去，中国的城乡差距绝对不止这个比率，很可能是世界上最高的。秘书辅助决策职能的发挥，很大程度上取决于其分析、综合处理信息的能力。秘书应该像这些调查人员一样，善于发现信息并能够综合处理信息。
在花生的生长过程中，如何更好的发挥出单粒精播的优势，是我国农户和科研人员都在思考的一个问题。本文通过对花生种植过程中种子处理、整地翻地、田间管理等方面进行分析，希望可以为农户以及研究人员提供一些参考。
在信息工作中，秘书的主观能动性还体现在综合处理信息方面。综合处理信息，就是秘书对已获得的信息加以分析归纳，从而予以开发利用。秘书要通过分析研究，把大量零散的信息变成较高层次的信息，变成对单位有更高参考价值的信息。“有情况、有分析、有建议”，是学者和领导对于高价值信息的共识。处理过的信息符合这“三有”要求的秘书，才称得上是合格的秘书。秘书要综合处理信息，就一定要有掌控大局的能力，有善于领会领导意图的能力，有预测当前形势发展趋向的能力。秘书要积极主动地站在领导的角度思考问题，了解整个单位的发展情况，发现和研究单位中存在的具有普遍性和倾向性的问题，从而为领导提供优质服务。
三、反馈信息中的主观能动性表现
（一）有针对性反馈
这里的“针对性”指的是反馈的对象要有针对性，不需要反馈的对象不用特地去反馈，需要反馈的对象则一定要及时反馈。要根据输出对象的实际需要反馈对应信息。需要反馈的对象一般包括本单位的领导、上级领导和相关职能部门。对于本单位的领导，一般是凡有信息必反馈；对于上级领导，则是小事不必报，大事必须报；对于相关职能部门，一般是和这些部门有关系的或是其必须知晓的信息要反馈。所以，反馈信息的一个原则就是适应需求。在秘书所掌握的信息中，有些信息对于需要反馈的对象是公开的，对于其他对象则是秘密。如果泄密，轻则可能受到领导的警告和单位的处分，重则后果就不堪设想了。
案例二：我国A公司成总经理在出国考察时，与法国B公司签订了出口某化工产品的意向书。此产品技术含量很高，因此B公司总经理将亲自来A公司考察生产流程，并签订合同。但A公司得知这一消息时，时间已仅剩三天了。成总经理立即召来袁秘书和李秘书，要他俩在两天内写出两份内容扎实的材料，且均要用准确全面的数据加以说明。又问他们要不要找人帮忙收集数据，袁秘书表示不需要，而李秘书回答最好找个人帮忙。袁秘书担任公司秘书以来，一直留心收集公司的各种材料，并分门别类装订成册，平时经常翻阅。接到任务后，袁秘书翻出所需资料，一个晚上草拟好了稿子，第二天就把材料交给了成总经理审阅。可到了下午三点钟，还不见李秘书来交材料。总经理派人去询问，李秘书回答：“有些数据还没有找到，有些数据需要核实。”
案例六：D公司秘书于雪的男朋友是公司市场部胡毅,他俩准备在明年春天结婚。由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午公司开司务会，讨论人事问题，于雪来到会议室为大家添茶，会议最终决定把胡毅调去香港工作。这天下班后于雪和胡毅去约会，胡毅跟她说明年春天可以去新马泰度蜜月。公司有规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲。所以，于雪感到十分苦恼，不仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬，但是她还是说：“好，我俩就去新马泰旅游。”
从这件事中可以看出，于雪作为一个合格秘书的职业素养。即使这件事与自己有关，即使面临这样一个困境，她还是坚守原则，没有把胡毅要被调走的事告诉他。对于公司高层来说，胡毅即将调走已经不是秘密了；对于胡毅来说，虽说他是这件事的主角，但是公司尚未下发调令，这仍然是一个秘密。于雪的做法值得称赞。对于不同的对象，秘书就应该像于雪一样反馈不同的信息。秘书的信息工作是一个动态的过程，要针对各种可能发生的情况和不同的对象做好信息反馈工作。
（二）据实反馈信息
江泽民曾说：“下情上传就是要把下面的情况全面准确地、实事求是地向上反映，不能报喜不报忧，也不能报忧不报喜，不能粉饰太平又不能听风就是雨。”求真务实是秘书开展各项工作的基本原则。秘书要做好领导的参谋和助手，帮助领导全面、准确地了解单位的情况，就一定要秉持实事求是的原则，不能一叶障目、以偏概全。领导对于信息的需求可能会因为时间、地点的不同而变化，但是领导需要的一定是真实的信息，纵然经过秘书的加工处理，只要不违原意即可。如若有违原意，那这位秘书就不可称之为合格秘书。秘书只有主动地据实反馈信息，才能更好地为领导服务。
案例七：李雪是总裁办秘书。这天，公司总裁问李雪：“近来公司好像有人在议论马总，你常去他办公室，知不知道这方面的情况?”事情是这样的：几天前，马总把李雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去E商店的首饰柜台帮我取一样东西，之后再帮我送一下。”说着，递给李雪一张写着门牌号码的纸条。李雪在E商店首饰柜台取到东西后，根据马总纸条上写的地址，去了亚运村一栋高层公寓的××号房。为李雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西之后非常高兴。对于总裁的突然发问，李雪说：“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”
从这件事可以看出，如实向领导汇报工作是秘书的天职。秘书在向领导汇报情况时，必须先考虑单位利益。总裁在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间让李雪去办这件事，所以这件事不能单纯地算是私事。这件事是总裁主动问起的，就说明总裁对马总已有所怀疑。在这种情况下，李雪作为总裁秘书，只有如实禀告才能真正得到总裁的信任。由于秘书可能了解领导尚未知晓的情况、发现领导尚未发现的问题，这就需要秘书向领导据实反馈信息，帮助领导掌握单位的相关情况。
四、结语
在信息工作中，秘书只有增强工作的主观能动性，才能更加有效地收集、处理和反馈信息。秘书在纷繁杂乱的信息中发现重要信息，经常是单位开展某项重要工作的开始。秘书经过鉴别、提炼和综合处理的信息，往往是领导决策的重要依据。秘书有针对性地据实反馈信息，可以帮助领导发现并改正工作中的差错。秘书在信息工作中充分发挥主观能动性，不仅能促进领导有效开展各项管理工作，还能帮助单位树立良好的对外形象，提升单位的知名度和美誉度。
参考文献：
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［4］张持中.新时期秘书信息工作初探［J］.南方论刊，2010（4）.
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［6］冯波.刍论新时期企业秘书的信息工作［J］.秘书，2004（1）.
（作者单位：安徽师范大学）
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