档案标准化体系研究，本文主要内容关键词为：体系论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《四川档案》1995年第2期刊发了田启志同志的《档案标准化体系初探》一文，对档案标准化体系问题作了初步探讨，但该文并未系统勾勒出我国档案标准化体系的整体结构，为了推进该问题的深入研究，本文就此再作探索。
1979年国务院颁布的《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”它阐明了标准化的地位与作用。随着我国档案事业的迅速发展，特别是社会主义市场经济体制的逐步确立，档案工作标准化建设显得愈益重要，制定和完善档案标准化体系，已成为我国档案事业未来发展的目标和手段，也成为档案业务管理的重要内容与方法。
标准是为了取得最佳效益，依据科学技术和实践经验的综合成果，在充分研究和协商的基础上，对生产技术活动、经济活动和其他各项工作中具有多样性、相关性特征的重复事物，依据特定程序，由一定的权威机构以特定形式颁发的统一规定。标准是标准化体系中最为核心、最为基本的元素。因此，档案标准化体系即是由各种等级的档案技术标准、业务标准和组织管理标准构成的系统汇集。其功能与作用，取决于档案标准化体系内各种标准的数量、质量以及组织结构等因素。
一、我国档案标准化体系的内容结构
对我国档案标准化体系建设的理论与实践加以考察后可知，我国档案标准化体系的内容结构主要包括以下十类标准：
1、档案工作专业名词术语标准
任何一个专业，为了阐明其内容，均使用特定的名词术语，并赋予每个概念以明确的含义，作为彼此交流的共同语言，以便工作开展。名词术语是正确表达事物的手段，每个名词术语都有特定内涵。目前，档案界一些名词术语含义不清 ，或人们理解、解释不同，给档案学理论研究和档案工作实践带来诸多混乱。为此，我国在1992年制订了《档案工作基本术语》行业标准，对档案工作基本术语予以明确阐释。此外在其他档案标准中，也对本标准内的专门术语予以阐释。
2、档案工作代号代码标准
代号代码，是利用文字符、数字符、颜色、图像等来表示一个具体对象。档案著录工作中许多著录项目均采用统一的代号代码或缩写形式来加以准确表示。代号代码的使用，简捷明了，易读易记，易于输入计算机存贮和检索，也便于出版报道和传递。档案工作代号代码标准一般包括：档案馆、室代号，名词术语缩写代码，档案类型与载体代码，档案著录用代号，代码等。
3、档案著录标准
档案著录是在编制档案目录时，对文件或案卷的内容与形式特征进行分析、选择和记录的过程。制订档案工作著录标准，是为了建立和健全我国统一的档案检索体系，开展档案目录的报道与交流。目前，该类标准主要有《档案著录规则》（GB／T3792.5-85）。
4、档案标引语言标准
档案标引语言标准是指在档案的标引和检索时所使用的语言标准。主要包括档案分类表、档案主题词表、档案分类标引规则、档案主题标引规范等。
5、档案管理基础工作标准
档案管理基础工作，对于馆室藏业务建设至关重要，上述标准主要包括案卷质量标准、案卷格式和封面编目标准、档案接收标准、档案整理与分类标准、档案销毁标准等。目前，《文书档案案卷格式》、《照片档案管理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》三个国家标准和《科学技术研究课题档案管理规范》行业标准已公布实施。
6、档案编研及出版格式标准
档案编研及出版格式标准，对于档案情报交流、信息资源共享以及文献的科学管理具有重要意义。它涉及面广，与印刷、出版、文献等工作均有关联。其中《档案馆指南编制规范》作为行业标准已予实施。
7、档案工作现代化技术标准
近年来，电子计算机技术、高密度存贮技术、声像技术、现代通讯技术在档案工作中的应用有了长足进步，因此，必须尽快制订上述领域的标准。一般包括计算机辅助档案管理程序设计语言标准、计算机网络接口标准、磁带交换格式标准、信息处理编码字符标准、缩缴品技术规格标准、声像档案技术规格标准、档案复制技术标准等。目前在缩微摄影技术方面已有两项行业标准颁布实施。
8、档案保护、装具、设备和库房建筑标准
档案装具、设备、保护技术和库房建筑，将在较长时间内对档案安全保管产生影响，因此，制订系统的标准十分必要。目前已颁布实施的行业标准主要有《档案装具》、《直列式档案密集架》、《档案馆建筑设计规范》（试行）。
9、档案制成材料标准
档案制成材料直接关系到档案物质性能与长久保管，因此，应由国家有关部门协同制订诸如档案用纸张、墨水、圆珠笔蕊、胶片、磁带等各种专用信息记录材料的质量标准。
10、档案统计标准
档案统计标准是为了进一步提高档案统计工作质量与效率而制定的，拟以《全国档案事业统计年报制度》为蓝本，在实践基础上，修订完善而成标准。
二、我国档案标准化体系的等级结构
我国档案标准化体系的等级结构由以下五级构成：
1、国际标准
国际标准，是经国际标准化组织（ISO）颁布，适用于世界各国的标准。目前其第46技术委员会已颁布了图书、情报、档案、缩微和出版业务标准共43个，其中《文献工作——目录信息交换用磁带格式》对档案目录标准化同样适用，它为编制统一的国际性机读目录创造了条件。
2、国家标准
国家标准是由国家标准化主管机构批准发布，在全国范围内统一施行的标准。档案工作国家标准先由有关部门或专业标准化技术委员拟定草案，然后报送国家标准局审批发布。
3、专业（行业）标准
专业（行业）标准是经国家专业主管部门批准，适用于某一特定专业或行业范畴的标准。必须由国家档案局制订、审批、发布，并报国家标准局备案。
4、地方标准
地方标准是由各省、直辖市、自治区分别制订、发布，并报上级有关部门批准的地方性标准，其内容必须与国家标准或专业（行业）标准相一致，不得抵触。
5、企事业单位内部标准
企事业单位内部标准，是由各企事业单位根据工作需要，依据前述各等级标准的技术内容而制订的，适用于本单位内部的自控性标准，一般又属于技术管理规范制度。
三、我国档案标准化体系建设原则
我国近年来档案标准化工作发展迅速，但就整体而言，其基础仍十分薄弱，与发达国家档案工作标准化和我国其他文献信息领域相比，无论数量抑或质量，我国档案工作标准化体系与之仍有相当大的差距。因此，从我国档案事业现实发展出发，积极稳妥地推进我国档案标准化步伐，制订出适合国情与档情的完备、系统、优化、配套的标准化体系，拟遵循下列原则：
1、统一性原则
即在档案标准化体系内，必须确保每一项标准的内容前后协调一致，同时又要保证各相关标准间在内容与技术水平上的协调衔接，维护档案标准化体系内的系统性及与其他相关标准间的一致性。
2、优化性原则
即档案标准化体系内的每项具体标准，其内容必须反映优化了的技术水准与组织程序，同时又必须高于具体管理工作的操作内容，具有一定的技术与管理先进性。
3、适时性原则
标准化是一项政策性很强的工作，标准本身虽好，若不予适时付诸实施，亦将无济于事；反之，如果标准脱离实际工作水平和发展需要，硬性作出规定，不仅会耽误时机，而且会贻误工作。因此，档案标准化体系建设必须根据档案工作发展的需要和可能，适时制订出台标准，体现出计划性、有序性。
4、继承性原则
在推进档案标准化体系建设过程中，必须注意使标准能在一定时空范围内保持相对的稳定性。不能孤立地考虑标准的科学性与先进性，而忽视其稳定性和继承性，否则易引起实际工作的混乱。同时，制订、实施标准，应充分考虑档案工作原有基础，如差距过大，在实际工作中难以执行，则起不到应有作用。