摘要：行政机关的文档管理是个重要的过程，本文根据当前实际管理阶段存在的各种问题，需要明确管理的要求；根据规范化和系统化管理的指标要求可知，更新技术理念很重要。
关键词：行政机关；文档一体化；管理
引言
随着我国政府上网向电子政务的迈进。电子公文在国家行政管理中发挥日益重要的作用。记录方式的改变已经扩展到全部管理活动和利用方式之中。“文档管理事业正在处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代。”行政机关文档规范化管理的重点就是电子文档的管理。
一、行政机关文档一体化管理概述
文件和档案的管理一直是一体化管理的重点，如果不提前进行文档有序管理，则易造成异常影响。此外，档案文书管理也比较复杂，档案来源于文书，文书工作的质量决定档案工作质量，根据文件管理和档案的物质需求和要求等，结合行政机关文件以及管理系统的要求等，实现一体化操作。
为了满足实施文件的需求，以系统化理论作为基础，从系统化的角度入手，借助计算机和网络技术进行操作，以符合理论指导要求。此外，机关文书的种类比较多，统筹规划和指导很重要。统筹规划、科学管理等符合要求，在系统化分析的阶段进行处理，一般情况下，采用计算机技术和网络技术等能凸显出优势。
行政机关在文书管理阶段如何最大限度开发文件是关键，在一体化的管理和实施后，符合自动化系统要求。根据现状和实施要求，需要了解现有的文件信息类型，结合档案信息的相关指标和共享程度等，最大限度进行文件和档案信息的管理。企业行政机关的一体化文档管理在现有基础上实施，必须提升工作效率，文档一体化管理体现了行政机关网络信息程度，整体优势明显。
二、行政机关文档一体化管理现状及问题
1.门户分立的组织管理
根据现有组织管理体制，我国文件和档案工作实行分开管理，一个单位档案部门的行政关系和业务指导关系事实上是分属不相隶属的部门。虽然目前大多数单位在文件和档案工作实体上已合为一体，但抓档案工作常常限于档案部门上上下下的积极性，缺乏本机关强有力的支持和配合，使得文件和档案工作发展失衡，其一体化程度不可能很深。具体体现在当前各单位建立办公自动化系统以及政府网上工程，所涉及的办公人员、机构、制度以及办公环境的改革，都使与之有关的文件工作加大了改革力度。相比起来，机关档案工作则与此发展不相适应，显得有些滞后。
2.电子档案管理人才匮乏
对电子文件、电子文档以及归档后的文案进行管理，需要工作人员掌握系统的实际类型。电子档案管理需要人才支持，在信息收集、积累和整理的过程中，对企事业机关的具体管理有严格的要求，但是部分工作人员相关知识缺乏，导致整体管理现状不容乐观。
3.力不从心的业务指导
按照有关规定和习惯，各行政机关档案部门历来对于本机关立卷归档的指导、监督职责视为己任。修改后的《中华人民共和国档案法实施办法》也再次明确“机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构”要“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”。但是由于语义笼统，作为档案部门对文件管理工作进行业务指导和监督的法定依据实在需要更加详尽的诠释。在现有的法规性规定中，文件和档案工作分开的组织管理体制被更加强化，而实际操作中，档案部门对于文件工作有限的业务指导职能必然受到相应限制。
4.电子文件内容变动大
电子文件是可以修改的，内容变动大。文件修改后识别难度大，因此，把握原有的状态难度比较大，根据文件类型和电子文件传递信息的类型等可知，需要做好元件的界定工作。电子文件在众多的电子计算机上显示后，便于进行保存。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在操作过程中需要提前进行系统识别，此外，元件和复印件的种类多，在文件保存的过程中需要适应新的环境。文件的长期保存需要掌握固定类型，结构和格式等可能出现变动，电子文件不再是固定的形式，结合存储载体和文件类型模式等，提前进行分辨。
5.缺少统一的标准
长期以来，文件工作和档案工作等采用的是分开管理模式，文件的类型比较多，在一体化实施中，需要掌握实际类型，如果存在管理难度大的情况，则发挥现有标准模式的标准作用，提升档案服务能力。但是在实施过程中存在缺少统一标准的现象，管理难度大。
三、推进文档一体化管理应采取的措施
1.加强体制改革，改变互不隶属的组织体制现状
改革原有的文件和档案部门在行政关系和业务指导关系上互不隶属现状，取而代之以计算机为主体、网络通讯为主要手段的现代管理技术基础上，以适应办公自动化新技术条件、电子文件生成环境以及知识经济、信息社会发展需要为目的的一种新型的文档事业管理制度，它具有系统整体性、全程控制性、连续有序性、操作规程性、技术标准性等特点。从世界范围来看，这一制度不仅已经成为各国档案和文件工作改革的必然取向，而且为了保证它切实有效的贯彻执行，还必须制定相应的文档一体化管理技术原则，以便统一文档工作标准和规范文档工作行为。
2.进行分项目组织管理
结合组织形式和现有的管理案例要求，原有的项目管理存在很多问题，如果不提前进行管理，则易出现异常现象。分立管理符合要求，行政部门在实施过程中需要做好所属关系对比工作，结合对应的部门管理概况和文件以及档案形式要求等，一体化管理后整体吻合率高。档案的落实很重要，结合支持力度和配合情况等，文件和档案工作可能存在失去平衡的现象，在一体化管理的阶段，要掌握办公自动化系统，政府网上管理的过程中，对涉及的办公人员、机构和制度以及办公环境等需要进行改革处理，机关档案工作相对来说是适应的，如果不及时进行管理，整体上显得比较滞后。
3.建立整体观念，在实践中实现文档一体化管理
广义的办公自动化是指以系统管理原则、先进的数字、网络技术和传输工具为基础，在机关行政管理中以计算机取代重复性手工劳动，最终达到信息共享、智能化决策，实现无纸办公。提高机关行政效能。机关文件管理和档案管理是两个相互独立又紧密联系、相互作用的管理系统，他们同是办公自动化管理的重要组成部分，所以必须改变以往手工工作中文件管理与档案“分治”的观念，在进行档案管理软件开发时将其纳入到机关办公自动化系统的整体研发体系，档案部门应主动参与文件和档案接口工作（归档）的程序设计，做好文档管理与业务工作的衔接。
4.制定统一的业务规范，加强业务指导，协调各项工作环节
当文档一体化管理实践发展到一定阶段时，就应当通过加强理论建设，特别是通过加强政策法规建设，积极发挥理论和政策法规的导向作用，努力把人们的认识和实践逐步引上科学化、规范化、标准化的运行轨道，使文档管理改革的实践及其理论得到健康发展。同时加强各项工作在具体实践中的业务指导，将具体法规、规范应用到文档一体化管理的实践中去。协调好文件和档案工作在文件生命周期中的具体职责，使其协调统一的发展。
结束语
文档一体化管理以自动化系统为基础，在实施过程中，如何凸显出系统化的优势是关键。文档一体化管理的应用范围逐渐扩大，在运行和实施中需要了解一体化管理的具体作用，只有做好一体化管理工作，才能符合要求，促进整体进步。
参考文献：
[1]工程项目文档一体化管理的实现机制[J].谢利娜.办公自动化.2017（03）
[2]实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].朱丽娟.办公室业务.2016（12）
[3]实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].杨政婷，肖涛.凯里学院学报.2016（04）
论文作者:蔡惠娴
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/6/26
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