档案著录工作的困惑，本文主要内容关键词为：困惑论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1985年5月经国家标准局批准发布的《档案著录规则》（GB3792.5-85，以下简称《规则》），是我国档案工作领域第一个国家标准。《规则》的发布，如春风化雨，给档案界带来勃勃生机，使档案工作向标准化、自动化、现代化迈上了新的台阶。《规则》颁布十年来，档案界做了许多有益尝试，也取得了一些成绩，但《规则》并没有以行政手段在全国档案界全面部署推行。回顾《规则》颁布以来的著录工作，展望今后档案著录的前景，一些问题令人困感。
困惑之一：标准不配套
任何事物都不能孤立存在，标准同样如此。一般说来，任何一个标准的制定和推行，都要牵扯到一系列相关标准的制定和实施。
标准是经过对同类事物、同类概念的不同表述经过比较、协商、优选后得出来的，并使之成为人们普遍接受和共同遵守的准则。《规则》是根据标准化的原理，以实事求是的精神，在认真总结档案部门以往编制检索工具中的经验后形成的。但是《规则》是一个基础标准，涉及的面很广，它对于档案目录的编制、题名的拟写都有一定的要求，这就涉及到档案整理等基础工作，因而要有若干标准与之相适应。如著录分类号，就要有档案分类表和分类标引规则；著录主题词，就要有主题词表和主题标引规则；著录档案馆（室）代码，就要有档案馆（室）代码标准。
要使档案著录的条目保证质量，在贯彻《规则》时，缺少任何一个标准，都将造成著录项目的缺陷，将来补充著录时，有些要重新翻阅文件，造成人力物力的极大浪费。为了搞好档案著录，为了《规则》的推广，《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》相继于1987年和1988年出版发行。但由于其它配套标准还是没有跟上来，加之《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》是针对国家综合档案馆，且主要针对省以上综合档案馆编制的，部门档案馆、专门档案馆以及企事业单位的档案馆使用起来仍不方便，基层档案室，尤其是科技档案、专门档案的基层管理单位则几乎无法使用。目前多数单位著录项目中都将档案馆（室）代号和缩微号空着，分类号五花八门，使用的词表也有各种各样。这些都说明，由于与《规则》配套的其它标准没跟上，加之《规则》本身需要完善，使用范围也有待商榷（如对科技档案、专门档案的适应性问题），这就给推广和实施带来一定的困难。
由此可见，《规则》的实施，要牵扯到档案工作词汇标准、档案分类标准、档案主题词标准、档案缩微编号标准、档案馆（室）代码、档案分类标引规则、档案主题标引规则等标准和规定。
困惑之二：操作难度大
《规则》是我国各级各类档案馆（室）对各种档案进行著录的依据，尽管《规则》也说明某些内容和形式极其特殊的档案可遵照本标准制定细则①，但在实际著录时，如何变通执行，制定细则时标准不好掌握，操作难度仍很大。
操作难度大的第一个原因是对著录工作要求上的差异。不同级别、不同类型的档案馆（室），不同门类的档案在著录时运用和把握标准有很大不同。由于对《规则》的执行缺乏统一的要求，有的单位在著录时不进行主题标引，有的则不进行分类标引，著录项目少则几个多则30多个，在计算机的输入格式方面五花八门，各自为政，各行其是。主题词的标引则更为混乱，标引语言不统一，有的用《中国档案主题词表》进行主题标引，有的用《汉语主题词表》，有的用专业叙词表，有的用本单位、本部门、本行业的主题词表，还有的用关键词标引。由于词表缺乏统一要求和宏观控制，编制的质量参差不齐，加之标引方法、标引要求往往因各单位标引人员的业务水平而不同，这些差异往往导致标引一致性差，造成误标、漏标、过度标引、过粗标引等，最终将会影响计算机管理系统的检索效率。
操作难度大的第二个原因是缺少管理合格的著录对象。合格的著录对象是《规则》赖以落实的物质基础，档案著录的合格对象应该是收集齐全，整理得科学而系统的档案。一个单位、一项工程、一项任务、一种产品、一台设备，反映其历史面貌的档案应力求收集完整，案卷及卷内文件的排列应尽量反映文件自然形成的规律。如果收集、整理等基础工作没有做好，仓促进行著录必然无法保证质量，给以后工作带来困难。在著录工作中，立档单位档案材料不齐全的问题比较突出，尤其是那些没有编号、没有文头、没有盖章而又很重要的“帐外”文件收集很不齐全。假如著录后才将这些文件收集上来，还得调整案卷，重新编目，随之而来的是著录条目的修改，这样势力事倍功半，浪费人力物力，也容易出现差错。案卷级条目著录内容主要来源于案卷封面、卷内目录和备考表等。假如把一些没有联系的文件凑合在一起，案卷标题拟写不当或卷内文件起止时间统计不准，都会影响案卷级著录质量。文件级著录也需要案卷及卷内文件的排列，尽量反映文件之间的内在联系，对于内容和客观事实不符的，对于形成时间、责任者等项目短缺或有误的应考证准确。档号是检索档案的主要依据之一，更要准确无误。因此，在开始著录之前，按规定要求改造部分不合格的案卷，调整不规范档号，是十分必要的。
操作难度大的第三个原因是人员素质有待提高。档案著录标引是我国档案部门一项新型的基础业务工作，著录的条目应充分揭示档案内容，准确记录档案的各种特征。而要做好这项工作不是一蹴而就的，要求著录标引人员熟练掌握著录规则理论，有较丰富的实践经验。俗话说“事在人为”，是说人的主观能动性是重要的，也说办事的人要有一定的水平。国外著录工作常常是由具备中级职称以上的人来承担，这样要求在我国目前显然是不现实的，但要求著录人员具有高中以上文化程度，具有一定的历史知识、专业知识和档案工作经验，比较熟悉所著录档案的内容和利用者检索档案的途径，则是应该和能够办到的。著录的目的在于有效地提供利用，著录的项目都是向利用者通报档案的内容和外形特征，要把每一卷（件）档案著录得恰到好处，不了解档案情况和利用者要求则是难以做到的。一般来说，著录人员应具备以下几方面的业务素质：首先，必须熟练掌握检索语言，对馆藏法、分类法、主题法等检索方法比较了解；其次，必须学会使用档案检索分类表和主题词表，熟悉其体例、结构和使用规则；再次，必须具有一定的专业知识，对馆藏档案形成的背景、档案内容、特征和档案之间的历史联系比较了解。对科技档案著录人员来说，还应具备有关专业的科技知识。除此之外，著录人员还应具有分析问题、概括问题的能力，了解计算机有关知识，了解档案检索过程以及用户需求、查询习惯等。
因惑之三：质量难保证
著录质量决定着整个检索系统的质量，著录的数据质量差，检索系统的检索效率就不会高。国外图书情报界这样来形容数据的重要性：“GARBAGE IN,GARBAGE OUT”（进去的是垃圾，出来的也是垃圾）。目前著录数据质量难以保证是令人忧虑的。有人做过调查，有80%以上的人认为目前档案著录标引的质量一般或较差，其主要反映在三个方面：数据库建设无统一规划；著录内容、格式、标引方法五花八门；主题标引极为混乱。目前我国对档案计算机检索系统的建立缺乏统一的要求和宏观控制，往往是由各单位根据各自检索系统的要求自行开发、设计、实施，缺乏通用性，也难以达到资源共享的目的。著录内容上的差异也是非常明显的，著录格式有卡片式、表格式、书本式，也有的将目录套印后增添几个项目，还有的仅将有关著录内容写在纸上或者直接用目录输入计算机。主题标引方法有手工标引有自动标引，有的标主题词有的标关键词，有的按文件内容选词，有的从文件题名中抽词，有的用概念组配，有的用字面组配。在主题标引方面，人们花的功夫最多效果却最差。
产生上述问题的原因，主要有以下几点：
1、对数据准备认识不足。一些单位对档案数据的重要性缺乏认识，以为计算机是万能的机器，数据质量差些不要紧；也有的单位仅仅是“赶时髦”才盲目购买机器，对数据工作的难度、工作量等缺乏思想准备；还有的单位是为了应付好评比检查，并没有真正把自动化检索提到议事日程。
2、著录标引工作的组织不当。目前我国档案数据准备基本上采取集中式的组织模式，即各档案馆（室）建立各自的检索系统，档案数据也完全由各馆（室）承担。一方面，原来的馆（室）藏基数大，而档案又在逐年增加，著录量很难赶上增长量，档案馆（室）人员难以做到使著录的数据很有实用价值，另一方面，人员素质和水平有限，加上档案文件的内容广泛，涉及许多专业，因此标引的质量也很难保证，所以有人把这种组织模式称作“恶性循环”的模式。
3、缺乏质量控制监督措施。由于多数检索系统没有进入实际应用阶段，数据质量的控制和监督往往被人们忽视。绝大多数单位在数据准备、录入阶段缺乏审核等质量控制、监督措施。著录标引的检查，一般采取自审、互审的方法，少数单位也设专人负责质量检查，但实际上由于种种原因，不能将著录卡片与文件一一对应起来审核，有些问题也难发现。还有一些单位，由录入人员看着档案或仅仅看着目录往计算机输入数据，质量就更无法控制和监督了。
4、缺乏稳定的、业务水平高的著录标引队伍。我国档案数据准备工作开始不久，由于对这项工作的重要性和专业性认识不足，许多单位没有安排知识水平、业务水平高的人员从事这项工作，有的甚至是找来待业青年临时学一下就上岗。多数单位都是抽一些人临时搞一阵，无长久观念，还有不少单位是档案整理或保管人员兼作著录标引工作，没有形成一支稳定的专业数据工作队伍。这样，著录人员的业务水平就难以提高，数据质量也受到影响。
困惑之四：实用效果差
我们知道，著录工作是为计算机检索系统准备数据，故有人称之为“数据工程”，它的好坏是检索系统建设成败的关键。据调查，已开展著录标引工作的档案馆，平均完成的著录标引量仅占馆藏档案的6.7%，输入计算机的数据仅占馆藏档案4.8%。已开展著录标引工作的档案室平均完成的著录标引量仅占室藏档案的7.2%，输入计算机的数据仅占室藏档案6.6%，输入数据超过一万条的单位仅占34.4%。②
就全国的情况来看，按照《规则》开展档案著录工作的馆（室）占的比例还比较小，投入使用的更少，使用效果好的寥若晨星。调查表明：拥有计算机的档案馆（室）已进入应用和部分应用的仅占37.5%，不能应用的原因主要是著录标引跟不上，数据量不足。③1987年至1992年，国家档案局和中国档案学会评出的175项档案科学进步奖中，属于计算机管理档案方面的共60项，占总数的三分之一多，但上述获得奖励的项目，许多都没有投入实际应用，已经应用的效果也不尽如人意，理想和现实的差距较大。造成上述问题的原因，一是系统开发缺乏长远打算，二是著录的数据质量差，三是对自动化管理的认识不足。
档案计算机检索系统的建立，数据准备工作是其主体工程，计算机（包括软件）只是处理档案数据的工具。数据是检索系统的核心，是检索系统的生命，计算机则是进行管理的手段。计算机和数据的结合，才能构成一个高效的档案自动化检索系统。数据与计算机的这种关系，决定了在规划建立自动化检索系统时，必须同时考虑档案的著录标引工作，著录标引工作应该超前或同步发展，绝不能滞后。
总而言之，由于我国档案著录工作基本还是处于初级阶段，数据的准备是档案自动化检索发展的瓶颈，也是制约计算机管理档案的关键。可以肯定：只要著录标引的数量和质量两大难题解决了，我国计算机管理档案将会进入实际应用阶段，标准化、自动化、现代化的实现也就不远了。
注释：
①国际《档案著录规则》（GB3792.5-85）
②③冯惠玲、李华《档案工作现代化的重大课题——论档案计算机检索的数据准备》，《档案学通讯》1992年第1期