信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策
贾喜华
（晋中师范高等专科学校，山西 晋中）
摘 要： 近些年来，我们国家的科技水平有了很大程度的提高，通过运用信息化进行各种工作的管理，这种理念正在被更多的教育工作者所关注，也逐渐受到人们的重视。但是很多高校在进行档案管理信息化的过程里面，显示出了不少的问题，特别是高校中目前的管理体制。所以在这种老旧交替的档案管理方式。理念下，本篇文章对信息时代高校档案管理工作面临的问题开展了一定的思考，并提出了一些提升档案管理的建设性意见。
关键词： 信息时代；高校档案管理；问题；对策
通常情况下高校档案作为高校调研和学科建设的重要文件资料，所以对于这种文件资料的研究参考价值程度相对来说很高，对学校的教育体系优化以及相对应的人才培养有着不可替代的功能。据调查人们普遍认为高校档案管理在信息时代的影响下，具备更广阔的提高空间。但是高校档案管理的一大特点就是相对要求比较专业，这就造成很多高校档案管理工作水平不容易提高。管理意识、落后的管理制度、信息化专业管理人员不足等方面，严重阻挡了高校档案管理改进的速度[1]。
一 信息时代高校档案管理工作面临的问题
很多人都会说信息时代其实是一把剑，对两个方面都会产生影响，其中一个方面的影响是其不只是给高校档案管理工作提供了非常重大的发展机会，而另一个方面也使高校档案管理工作产生了从未出现过的问题与挑战[2]。
（一） 高校档案信息化管理水平发展倾斜化，管理系统软件杂乱
现阶段，基本上所有高校的档案管理都是通过计算机进行管理，甚至有的学校在档案管理上采用了更为先进的技术，如缩微复制存贮技术，并且有些学生还专门制定了适合本学校发展的独特网页，如果我们从比较专业的角度来观察，实际上几乎大多数学校大多采用了计算机最基础的档案管理模式，如在目录管理上采用计算机辅助管理，有些学校在档案管理中还普遍采用人工的形式，计算机功能并为真正体现，就像聋子的耳朵一样，起不到任何作用，只是应付上级检查或是创建优秀学校之类而已[3]。
在目前高校进行档案管理工作所运用的管理软件上，据调查资料还有相关文献显示几乎都是各自使用各自的，没有统一的标准，影响了学校档案管理的统一性，降低管理效率，表现为学校使用的数据库缺少统一性，各个部门之间缺少必要联系，不一样的数据库管理系统严重降低了档案管理快效率。在现阶段高校具体的档案管理工作里面，当数据库由上级领导下发下来后，参与档案管理的人员需要整合档案内容，将档案资料手动输入进去。因为档案所涉及的内容一般都与学生有关，因为学生很多，所以需要录入的数据量也就相应的很多，这就导致在数据信息的录入过程里面，会出现一定程度上的数据信息失误性，在数据库的内容录入完成之后，还要实施重复性的核对工作，也就致使高校的档案管理工作效率普遍不高。数据库在完成上报工作后，就只能被抛之脑后，发挥不了自身的作用，出现数据库搁置等问题，若今后的档案管理中不在涉及数据上报工作，只能被废弃，数据库就彻底失去意义。其中的原因就是上级领导在对不同种类的数据库进行编辑时，所采用的档案管理软件是多种多样的，在档案管理软件缺少统一性的标准下，影响了数据库的功能，出现了数据库功能的单一的情况，进而影响了数据库之间的信息交换，无法进行交互联系，数据信息无法有效兼容。
（二） 目前高校档案管理工作中电子档案的收集、管理和利用的法律效力偏弱
电子文件经过相应转换生成了电子化的档案。通俗意义上分析电子档案是存储在计算机中的档案资料，它是伴随科技发展而产生的，适应现代化办公的需求现阶段，我们国家绝大部分高校根据每个学校的实际情况不同，都在不同程度上拥有电子档案，但是很多高校的档案部门无法进行收集档案的原因在很大程度上是因为在物质与技术两个方面达不到要求，用一种说法表示就是说缺少保存的物质保障，在技术上无法进行按照固定好的日期转存，用以准备以后长时间的使用[4]；另外要说的是技术人员还有技术手段也相对比较落后。电子文件的一大特点就是占用空间少，容量大、方便贮存、方便复制、方便删除及修改，同时也比较容易进行数据共享等优势，然而电子文件在给我们带来那么多优点的同时，我们要注意的是其给传统档案工作的原始性、唯一性、可靠性带来了严峻的挑战，随之而来的问题就是档案资料容易出现改动，保密性缺失，存在易丢失的问题，此外也降低了电子档案的法律效力。
目前，我们国家一直使用的立卷制度，因为处在信息时代下这种制度的发展受到了很大的影响，绝大部分高校也都积极采取办法来解决“案卷级管理”等问题，如加强文件管理，采取文件不裁不订的方法，这样做的目的就是达到计算机档案管理的要求。高校档案管理信息化的发展受立卷制度的影响较大，分析其原因就是缺少规范性，标准性缺失，高校档案信息化管理还处于发展时期。该阶段，每个高校都有自己的解决办法，这就使在档案管理中的保管、统计、整理工作出现混乱[5]。
（三） 目前高校档案管理工作中立卷制度继续改进
混凝土的拌制会直接影响到碾压混凝土施工工作的开展，在拌制工艺管控方面要做好以下几个方面的工作。一是要对混合料的配合比进行精确的控制和称重，保证混合料的配制符合大坝施工的要求。二是要使用强制搅拌机进行混合料的搅拌，强制搅拌机能够时刻保证混合料的均匀搅拌，有利于混凝土品质的保障。
高校档案管理部门在开展工作时，使用的设备较为先进，档案管理设备的先进性对档案管理人员提出了更高层次的要求，因此急切需要对现有工作人员的综合素质进行培养提升。这种素质的提升涵盖了高校档案管理工作人员的理论能力以及在实践中的工作水平，参与档案管理的人员在计算机使用上、外语掌握上要均有所提升。并且我们也要清晰认识到，高校档案管理工作人员也不可以只是凭着之前传统的知识、技能以及长期积累的工作经验进行工作，很明显在现在信息科技快速发展的趋势下，只靠这些根本无法达到要求，并且也无法适应社会发展带来的新局面。从另一个角度来分析，参与档案管理的人员，对计算机操作不熟悉，理论性知识缺失，以上问题严重阻挡了高校档案管理工作水平的提升。
（四） 目前高校档案管理工作中档案管理专业人员的素质无法适应档案管理信息化的要求
监督流程不够具体。监督是相对独立的，应建立相对独立的监督流程，这样才能做到客观公正。但许多现行制度对监督的要求提得多，对监督流程却规定得少，有时候监督流程与决策流程互相混淆，导致监督人员既充当了“运动员”角色，又承担了“裁判员”职责；有时候把议事规则替代监督流程，致使监督人员在毫不知情的情况下滥竽充数地列席会议，又无端地为其“签字背书”，严重背离了监督初衷。
二 信息时代下提升高校档案管理工作的对策
近段时间以来，随着信息科技的不断发展进步，特别是微电子技术，该技术伴随科技的不断进步，展现出了更为显著的特点。微电子技术的使用极大解放了人力，提高了工作效率，所以高校档案管理工作不能只是满足于现状，例如手写笔录，其形式由文字、图表转化到音像制品和光盘软件等，保存、分类都离不开现代化信息技术的加持。所以要迫切的增加资金投入进行改变。现阶段，要进一步完善与档案管理信息化有关的基础设施建设。所以这就要求相关部门应该一致行动，共同推出一个通用数据库软件，以使出现的混乱问题尽快得到改善，走上统一的轨道，这种目的实现以后还能节约大量的人力、物力以及时间经济成本，达到新时期高校档案管理的科学化规范化。
本次竞赛的幼儿故事讲述题目为 《猴子捞月亮》，主要从以下五个方面进行幼儿故事讲述前的案头准备工作：首先要将故事结构划分为两个部分：1、猴子们惊讶地发现井里的月亮。2、猴子们费劲心力捞取月亮；其次，对故事中的猴子进行角色划分：小猴、大猴、老猴、群演猴1，群演猴2，并根据故事对白，设定出角色的年龄、性格和性别特征；接着，运用适当的态势语言以加深幼儿对故事内容的记忆与理解，设计出符合动物形象特征的面部表情、动作姿态，以求得故事讲述时的惟妙惟肖；最后，要告诉小朋友遇事要多动脑筋的故事寓意。
（一） 增加档案管理的资金预算，以达到高校档案管理的现代化、规范化
为了将高校档案管理的工作效率进一步提升，增强档案管理的标准化和科学化，我们与档案管理工作相关的人员要以积极自信的面貌应对挑战：
如今，互联网的广泛使用已成为资源共享、信息互通的新媒介，也使得学习与培训平台摆脱了以往实地化操作的时间和空间限制。以我国的2008年奥运会、上海世园会等重大型国际性活动为例，网站设有专门的志愿者招募、注册、学习、培训平台，较为系统地构建志愿者服务能力提升网络平台。鉴于此，我们可建设专门性的志愿者英语服务能力平台，同时，在移动互联网平台建设方面也可以多管齐下，联合应用微信公众号、微信群等方式推送培训材料，加强沟通、交流和联络。
（二） 完成高校档案管理思想的现代化转变
1.创新高校档案管理人员的工作理念。档案管理本质上讲属于社会科学的一部分，有着自身的管理模式和管理理论，因此档案管理人员要秉持社会科学的发展理念，创新工作模式。要明确高校档案管理工作在现阶段高校整体优化过程里面，档案管理起到的重要作用。档案管理人员从工作职能上要进行创新，在工作职能的服务型特点，秉持优化服务的理念，推动档案管理信息化的开展。
2.强化档案管理的质量和创新意识。实际工作中档案管理人员开展工作要秉持档案管理的具体理论，在原有理论框架下加强对高校档案管理全过程的控制，从头到尾落实好每个细节，开展连续的质量管理，尽可能的将档案中可能出现的错误扼杀在实际的操作里面。从另一个角度来分析，高校档案管理要想与时代发展的脚步相适应，就需要将档案管理的标准化程度提升，改进管理方法以及管理技巧的持续创新。
三 结语
综上所述，本篇文章我们主要讨论了信息时代高校档案管理工作面临的问题，三个方面进行了概述，也从两个方面讨论了信息时代下提升高校档案管理工作的对策。现在，信息化建设已经成为今后档案管理的重要内容。只要能深入掌握档案管理的规律特点，明确承担的工作任务与服务内容，高校档案管理工作必会得到明显提高。
参考文献
[1] 刘存强.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].中文信息,2019(3)：68.
[2] 余丹.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策探讨[J].卷宗,2018(8)：69.
[3] 张莹.信息时代如何加强高校档案管理工作[J].北京交通管理干部学院学报,2005,15(2)：43-45.
[4] 申品磊.浅谈信息时代高校档案管理工作的创新与实践[J].中国集体经济,2011(6)：79.
[5] 魏红.关于提高高校档案管理人员素质的几点思考[J].教育现代化,2017,4(03)：134-135.
本文引用格式： 贾喜华.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].教育现代化,2019,6(76)：200-201.
作者简介： 贾喜华（1982-），女，汉族，山西晋中人，本科，馆员，研究方向：档案管理。
DOI： 10.16541/j.cnki.2095-8420.2019.76.096
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