广州市番禺区第二人民医院 510000
摘要：建立和完善医疗设备档案的最终目的是为了更好地为临床服务。医疗设备先进是医院保证临床，教学，科研，护理，药物等的重要手段，医院必须有能够满足先进的医疗设备的功能性业务的需求，医院应坚持医疗设备的集中统一管理的原则，对医院的医疗设备档案进行有效管理。本文首先阐述了医疗设备档案的基本内容及其档案管理的重要性，并就如何做好医疗设备的档案管理提出了个人浅见。
关键词：医院；医疗设备；档案管理
引言：医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，由此可见，医院医疗设备的档案管理有着十分重要的现实意义。
1.医院医疗设备档案的基本内容
医疗设备档案是指在立项申购项目，验收，运行，管理，维护，所有的活动，如文字，图画，照片等各种具有保存价值载体的参考材料。医疗设备档案管理的基本内容有以下几个方面：
1.1建立并不断完善管理组织
成立由主管副院长直接领导的设备档案管理小组，实行医院、科室、操作人员3级管理网络。设备部门应当确定负责人的设备档案工作，兼职档案员，并配备明确的目标和工作的管理责任，负责设备文件材料的收集，积累，整理，存档和备案工作交接。医院设备档案管理工作应作为医院目标管理责任制的一部分，加强管理。医疗设备档案的基本内容一般包括购买设备档案，并形成了设备运行中形成的两部分档案的过程。
1.2设备置购过程中形成的档案
1.2.1设备的相关文件 申购单，显示表（记录），购销合同，协议，发票复印件（保存原来的财务文件），装箱单，运输单据，安装，调试，验收报告，设备运行的程序，全套随机技术资料等。
1.2.2有关记录购买记录设备 邀请谈判，投标书，协议，合同，价格，产品性能，技术参数，售后服务，联系信息，日期和交货地点，付款公开招标条款，违约的责任等等。按发票，机械和电子设备，提单，商检证，检验检疫证，随机所有技术资料，仪器设备安装验收报告等进口证书通过相关证书复印件购买。
1.2.3通过外贸进口的设备，还应包括设备进口证明、海关免税证明、报关单、质量保证书、发票、疫检报告等。
1.3设备运行过程中形成的档案
在形成档案，包括拆包，安装及调试记录，检验记录，检验报告，维修记录，动态性能良好记录，医疗设备拆解报废处理的情况下，经济效益分析和成本会计报告，使用和管的工艺设备操作测量测试记录，使用率和完好率统计分析。医疗设备计量检定证书和合格证等应注意动态更新文件内容，将设备运行过程中形成的档案及时加入，档案文件目录中的内容及时更新。
2.医院医疗设备档案管理的重要性
医疗设备档案能够为强化资产管理、开展设备养护、临床应用风险评估以及追溯监督采购行为提供准确、详实和可靠的依据。医疗设备档案具有涉及环节众多、资料文件复杂多样及归档时间较长等特点。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一台医疗设备，从论证、购置到安装、使用直至维修、报废，具有相当长一个周期，涉及众多职能部门和使用科室，将会形成大量的文件和证明材料。医疗设备档案能为医院提供详尽而准确的设备信息资料，有助于领导合理配置医疗设备，使现有的设备效能充分发挥，避免医疗设备闲置浪费，也避免盲目重复引进同样的医疗设备。医疗设备的全生命周期管理是近年来设备管理部门提出的全面管理新理念，这也是体现医院精细化管理的重要部分。
3.医院医疗设备档案管理的有效措施
3.1确定医疗设备档案的归档范围
我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
3.2建立科学的档案管理模式
一是建立医疗设备档案管理体制。实行医院、科室、设备管理部门三级管理网络，明确工作目标，权责到人、分散整理、集中归档、统一管理。完善设备档案管理制度。制定《医疗设备档案管理办法》，设备档案的归档制度等。二是对医疗设备归档范围进行完善，一般情况下医疗设备在购买、安装之后会具备可行性论证报告，其中包括的材料有调查材料、招标记录、订货合同、到货通知、购买清单、设备安装以及使用说明书等。三是构建完善的设备档案信息库，在医院所购买的设备中需要针对价格划分等级，对于30万元的设备要将信息录用到电脑上，便于日后进程查阅。另外还要依据购买的阶段形成准确的文件资料，比如设备购买前准备阶段、购买阶段、安装阶段、维修阶段等，保证每一个阶段都具备一个档案，如此一来才能为后期设备购买提供数据支持与保障。
3.3提高设备档案部门及人员管理认识
医疗设备档案管理是医院设备管理中的重要环节，其作用的发挥有赖于设备管理部门及档案管理人员对于其工作职责的正确认识和树立设备档案管理的认知。尤其是设备管理部门的管理层人员：一是要及时更新自身的思想，重视设备档案管理工作，指导支持档案管理人员开展工作，完成医疗设备资料的及时收集、整理、归档，为设备各阶段活动的决策、文件编报、使用等工作提供依据。二是要经常与业务部门、科级管理层沟通交流，达成共识，完成设备相关资料的整理和及时上报工作，避免有的档案资料流向不清、丢失、损坏的情况发生，使设备档案更好地服务于医院工作，服务于医疗临床。
3.4提升档案管理人员的专业技能
医疗设备档案有自身的特殊性，其档案材料种类繁多，有国产的，也有进口的；由于医院档案的使用涉及到非常多的科室，并且设备的构造图、操作说明书得到广泛应用，所以医院所招聘的人员需要具有良好的素养，具有扎实的基础，并且还应熟知国家和医院设备的分类、归档的规范和标准，熟知设备购置的流程，还必须有一定的计算机操作能力等。管理层要加大对设备档案管理人员的培训，不断“充电”，增长新知识。要对设备档案进行全程跟踪管理。采取奖惩制、岗位责任制，使设备管理工作分工明确，责任到人。档案管理人员要加强业务学习，深入科室和实践，掌握新方法和现代化档案归档手段，不断提升档案管理专业技能，发挥档案管理的最大作用，提高医院整体的管理水平。
结束语：总之，医院设备文件是在医院档案的目标系统的主要类别之一，档案管理人员应努力保证设备文件内在质量的稳定性防止档案部门和个人随机短线操作。要主动，积极，周到的服务，确保有效证件齐全，充分发挥档案在设备管理工作的重要性，充分发挥各种技能的医院设备，促进了医院的发展。为了更好地为医疗设备的功能充分发挥，提高医疗设备和服务的使用效益。
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论文作者:宋群
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第19期
论文发表时间:2017/12/13
标签：医疗设备论文; 档案论文; 设备论文; 医院论文; 档案管理论文; 文件论文; 管理人员论文; 《建筑学研究前沿》2017年第19期论文;