论档案实体系统的功能与特点，本文主要内容关键词为：实体论文,功能论文,档案论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
系统是由相互作用、相互依赖的若干要素或部分结合成的有机整体。一般地说，系统的性质是要素决定的，有什么样的要素，就有什么样的系统。根据档案的存在形式和不同层次，并与国家、社会的构成特点及活动方式相联系、相统一，可把档案实体系统划分为全人类档案信息总资源、国家档案系统群、国家档案系统（全宗）、全宗群、全宗、类别、案卷、文件等基本要素或层次，它们按照档案实体系统内外部的有机联系和纵横关系，构成相应的功能和特点。
一、档案实体系统的功能
（一）档案实体系统功能机制
档案实体系统的结构是档案实体系统内部各要素相互作用的秩序，而档案实体系统的功能则是档案实体系统与外部环境相互联系和作用过程的秩序和能力，它是档案实体系统内部固有能力的外部表现，并由档案实体系统的内部结构所决定，体现了档案实体系统与外部环境之间物质、能量和信息输入与输出的变换关系。即相对于国家机构、社会组织和个人而言，它们在各种活动中形成的文件，作为基本的要素被输入到档案实体系统中并组构成相应的结构；相对于国家机构、社会组织和个人的各种活动需要而言，又要把构成结构的档案有层次、有针对性地对应输送出去，为各种利用需要服务。因此，档案实体系统与外部介质的相互作用，在系统输入与输出时均存在，其变换过程存在于档案实体系统内部的结构，而输入与输出时对外部介质的相互作用，即是档案实体系统的功能。
（二）档案实体系统功能的表现形式
档案实体系统结构整体与环境相互作用所引起的系统与环境的协同效应，使档案实体系统既能从整体上，又能从各个层次和部分上充分展现其功能。
从整体上看，档案实体系统的功能表现为与国家机构、社会组织及其活动情况的高度一致和层层对应，以达到既能充分反映和揭示国家及社会各个层次、各种活动与事件的原貌，又能构成科学的档案管理与利用单位。
从档案实体系统内部结构的各个层次和部分看，档案实体系统的功能则表现为：
1.全人类档案信息总资源。人类社会是由许多同质和异质人口组成的各种社会组织有机地结合在一起，又有一定的制度和文化与之相适应的统一整体。人类社会是一个体系，这个体系是由有形的物质结构体系（如家庭、群体、组织、民族、阶级、政府、国家等），和无形的文化结构体系（如意识形态、规范等）有机构成的。人类社会体系的每一个组成部分，都有自己的地位和作用，同时，它们之间又互相联系、互相作用、互相配合，构威一个整体，使社会协调发展。因此，与人类社会的整体格局相适应，便应构成档案实体系统的最高层次——全人类档案信息总资源，以系统全面地揭示和反映出整个人类社会的各种活动发展情况，实现全球性的档案信息资源共享。
2.国家档案系统群。人类社会是按照不同的地域和社会区域来划分，并由性质异同、关系疏密的众多的国家构成基本的国际活动单位和范畴，并互相依存、互相影响，既有联系，又有区别地活动发展的，与之相适应，所形成的档案就应构成国家档案系统群，以便按地域、性质和政治、经济、文化等方面的联系，揭示和反映国家群体的活动发展情况，满足国际化档案信息宏观开发利用的需要。
3.国家档案系统（全宗）。相对于国际组织及其活动而言，国家是基本的国际活动单位；相对于国家内部组织及其活动而言，国家是一定历史时期内，一个个地区和专业系统、一个个机关、组织和个人组合成的整体。与之相适应，一个国家内所有地区、专业系统和所有机关、组织、个人所形成的档案，便应构成国家档案系统，以揭示和反映一个国家的全部活动发展情况，并便于从国家整体的范畴来控制和利用档案。
4.全宗群。国家存在于相应的历史时期内，并从内部划分为不同层次和性质的行政区域、专业系统及机关、组织等来开展活动和进行控制管理，与之相适应，所形成的档案便应构成全宗群，以全面揭示和反映出相应历史时期、地区、专业系统和性质的有关机关、组织的活动发展情况，并便于按上述范畴来管理和利用档案。
5.全宗。机关、组织（和个人）是构成国家和社会的最基本的单位，与之相适应，所形成的档案便应构成全宗，以全面揭示和反映出一个机关、组织和个人的全部活动发展情况，并便于从机关、组织和个人的整体上来管理和利用档案。
6.类别。机关、组织（和个人）是划分为不同的内部组织机构，按照一定的年限，针对一定的问题或对象，以一定的形式等，来开展活动、履行职能的。与之相适应，所形成的档案便可构成类别，以全面揭示和反映出机关、组织（和个人）的某一来源、某一时间、某一问题、某一形式等方面的活动发展情况，并便于对机关、组织和个人的档案，按照上述范畴进行管理和利用。
7.案卷。机关、组织和个人的文件，总是在一定的具体时间、针对一定的具体对象、问题或地区，由一定的作者或通讯者以不同的名称形成的，与之相适应，所形成的档案便应构成案卷（或保管单位），以揭示和反映出一个机关、组织和个人某个具体方面的活动发展情况，并便于按照上述范围，来管理和利用档案。
8.文件。为了便于传递和指导工作活动，机关、组织和个人的文件，是针对一时一事，一份份形成的，与之相适应，便形成了档案系统最基本的因子——文件。它能揭示和反映出机关、组织和个人一时一事的活动情况，并便于人们按照文件之间的历史联系，来组构成不同层次的档案体系，既便于从文件个体，也便于从文件群体的角度来进行控制和利用。
总之，功能是一个过程，是系统与外部环境介质相互作用的输入或输出过程中，对外部环境施加影响和作用的能力，只有在系统与环境相互作用的过程中才能体现。正因为档案实体系统不断与外界进行着能量、物质、信息的交换，一方面把外界各种层次、各种活动所形成的文件材料不断输入到系统中，一方面又要按照文件在产生和处理过程中的联系，把它们组构成有机的体系，并根据外界系统各种层次和活动的利用需要，有针对性地输出去，以尽量实现与外界系统在任何时空坐标上的动态对应，充分展现档案实体系统立体多元的控制和利用功能。
二、档案实体系统的特点
由于档案实体系统是在与环境不断进行能量、物质和信息的交换过程中构成的，它与人类社会各个层次和各种活动的高度统一和动态对应，使它具有以下主要特点。
（一）稳定性与灵活性相结合
在档案实体系统中，既有相对稳定的层次作为支撑系统的基础和骨架，使之达到静态的平衡；又有相对灵活的层次作为血肉，使之具有较大的张力和适应性，达到动态的平衡，从而使静态与动态、自然性与自律性很好地结合起来。
首先，在档案实体系统中，文件、全宗、国家档案系统都是相对稳定的层次，它们具有组构的单一性和实体性，一般只有一个组构标准和一种表现形式，是不可分散和不可混杂的整体，是固定的实体单位，它们在档案实体系统与结构中，起着重要的中介作用，是档案实体系统对其结构进行制约的基本要素，它们能使档案实体系统达到静态的平衡，实现相对封闭，保持档案实体系统质的稳定性、自然性和连续性。
其次，在档案实体系统中，国家档案系统群、全宗群、类别、案卷（保管单位）等，是相对灵活的层次，它们具有组构的多样性和多重性特点。在动态结构的系统中，其结构的好坏是直接由要素之间的协调作用体现出来的。优质的要素如果协调得不好，形成的结果可能不是最优的；但是，质量差一些的要素如果协调得好，则能形成优异的结构，从而决定出质量较优的系统。这样，通过上述相对灵活的层次，就能使档案实体系统达到动态的平衡，实现相对的开放和保持系统的自律性。
如全宗群，就既可在横向上按地区、专业系统、历史时期和机关、组织的性质等多种标准构建，也可在纵向上按上述标准多重组构成从属或大小包容的不同级别和层次的全宗群，以达到既能按地区、专业系统、历史时期、性质等标准建立各级各类档案馆，从较大的群体范围上来控制和管理全宗，又能对馆内档案按上述标准划分出相应的更具体的全宗群，进行控制和管理。
再如类别，既可从横向上按内容、来源、时间、形式、价值等不同标准进行分类，亦可按上述标准从纵向上组构成从属或大小不同的级别和层次。
此外，案卷（或保管单位）也可按问题、作者、名称、通讯者、时间、地区、结构、工序等标准进行纵横的组构。这种组构既可从案卷外部，即类别内案卷之间的联系性（排列）上来动态考虑；也可以从案卷的内部，即卷内文件之间的联系性（排列）上来灵活组织。
总之，档案实体系统稳定性与灵活性相结合、静态平衡与动态平衡相结合的特点，使它具有自适性、自稳性、自组织、自控制的功能，即它在和环境进行物质、能量和信息交换的过程中，既能保持自身的稳定状态，又可以根据档案的特点和实际的需要，进行要素与结构的动态组合，以适应不同层次、不同种类和特点的档案管理与利用的需要。
（二）广泛的包容性与普遍的适应性
即档案实体系统能够包容不同类型与层次的所有档案，并能适应各种档案的组构。
首先，从其包容性看，无论是纵向上各个历史时期形成的档案，还是横向上各个地区、专业系统，和各种性质的机关、组织、个人在各种活动中形成的各种载体、形式与种类的档案，都应能被档案实体系统包容，并使其归属到相应的层次上。如科学技术档案，在以往的有关书刊中都极少或根本不谈其全宗归属问题，以致造成一种假象，似乎全宗归属问题仅是文书档案应涉及的问题，与科技档案无关，科技档案只要遵循自然形成规律保持成套性即可。实际上科技档案和其他档案一样，也有一个全宗形成者和所有权的归属问题，它只是某些机关、组织在其科技活动中形成的具有特定内容性质的档案，它应与机关、组织、个人在党政事务活动及其他活动中形成的档案一样属于全宗内的同一组构级别和层次，是按机关、组织的活动职能或活动内容的性质划分组构的结果，因此它不应等同或超越全宗，更不能脱离全宗。
其次，从其适应性看，档案实体系统能按相应的级别和层次，把一个国家各个历史时期、各个地区、专业系统和各种性质的机关、组织、个人在各种活动中形成的各种档案，以适应其形成、管理和利用特点的方式组构起来，充分保持整体与部分、部分与部分，系统与环境联系的统—性。
（三）合理的等级性和多侧面性
首先，可从纵向上把档案实体系统分为若干等级并体现出不同等级的系统层次关系，其中低一级的系统结构是高一级系统结构的有机部分。如从全宗及其内部各层次的关系看，文件是个体，案卷和类别是群体，全宗是整体。从国家档案系统及其内部各层次的关系看，全宗是个体，全宗群是群体，国家档案系统是整体。从全人类档案信息总资源及其内部各层次的关系看，国家档案系统是个体，国家档案系统群是群体，全人类档案信息总资源是整体，构成了三个个体、群体、整体层层相扣的基本等级。可见，档案实体系统在由低级向高级发展的过程中，由低级结构中生成高级结构。档案实体系统的不同层次各有其独立性，又统一于系统整体中。在档案实体系统的多层次结构中，高层次支配低层次，决定着系统的性质，而低层次也保持着自己的独立性，对档案实体系统的高层次和整个系统起着重要作用。
其次，可从横向上把档案实体系统分为若干互相联系和相互制约又各自相对独立的平行部分。如可把全人类档案信息总资源横向划分为若干国家档案系统群；可以把国家档案系统群横向划分为若干国家档案系统；可以把国家档案系统横向划分为若干全宗群；可以把全宗群横向划分为若干全宗；可以把全宗横向划分为若干类别；可以把类别横向划分为若干案卷；可以把案卷横向划分为若干文件，等等。
最后，在档案实体系统中，全宗处于中心地位，是中心要素，它支配和决定着整个档案实体系统的行为。只有构成全宗这一最基本的整体单位，对其内部才能合理划分出类别和案卷，才能使每一份文件有来源上的归属；对其外部才能按照全宗之间的某种联系，组构成全宗群、国家档案系统等更大更高级的层次结构。所以，构成全宗，才能从其内外部构成纵横相连、大小相属的科学的系统群，体现档案实体系统的层次性和大小系统间高低级转变的关系。
（四）明确的目的性
有机系统的活动都呈现出一定的方向性或目的性。目的性程度标志着系统组织水平的高低，系统的组织等级越高，自组织能力越强，目的性也就越强。
有高度组织性的系统必须是开放的，与环境进行物质和能量的交换，并通过系统的反馈机制，相应调节自身的结构和活动，以保持与环境的一致和系统的稳定与平衡。档案是各种社会活动的有机产物，而社会系统带有最高水平的目的性。档案实体系统以全面、立体地反映社会系统各个层次、各种活动的真实面貌，向社会系统传播系统可靠的信息为目的，它既来自社会，又服务于社会，所以与社会系统的方向性和目的性应是一致的。
档案实体问题，历来都是档案界比较重视的一个基本问题，而档案实体问题，归根到底还是一个系统问题，因此，运用系统论的观点和方法来分析档案实体的功能和特点，或许能给我们以更加明晰的思路和更加有益的借鉴。