立卷改革中若干问题的思考，本文主要内容关键词为：若干问题论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
为适应办公自动化和档案管理现代化的需要，将机构改革中精简高效原则落在实处，对推行了半个世纪的以“六个特征”的立卷方法进行改革，档案界已形成共识。但改革中应坚持什么？避免什么？选择什么样的改革模式？尚在研讨之中。笔者仅呈以下管见，求教于档案界同仁。
一、档案整理工作的原则与行之有效的方法应当坚持
1.全宗原则应当遵循。全宗原则是档案管理的重要原则，也是档案学理论的重要基石。按全宗整理档案，是理顺和研究档案内容，正确评价档案价值，为档案提供利用奠定科学基础的可靠保证。全宗是档案馆对档案进行日常科学管理的基本单位。在档案室，一个机关在活动中形成的档案一般是一个全宗，要作为一个有机整体进行系统化、编目和保管，其中需要永久保存的档案要向档案馆移交。在档案整理工作中区分全宗是最重要的环节，只有把全宗区分清楚，其后的一系列整理工作才能有序进行。为此，立卷改革中，全宗原则必须遵循。
2.保持文件之间的历史联系必须坚持。所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。文件的形成有着自身的规律和特点。文件总是伴随着机关、组织的各项管理和生产活动而产生与运动的，前一份文件引导出下一份文件，下一份文件又推衍出另一份文件。把一份一份的文件结合起来考察就可以清楚显示出某一项活动的开始、继续、终结的历史面貌。档案整理工作，必须保持文件在其形成者实践活动中的固有联系，才能把文件组成科学的有机体系，如实地反映出历史活动的面貌和文件的系统内容，为日后档案的保管、鉴定、检索、提供利用等创造良好的条件。也是档案整理区别于图书、情报等其他文献整理的一个重要特点。立卷改革中，如果抛弃了保持文件之间的历史联系，就是违背了档案整理工作原则，将会给档案工作带来一系列负面影响。
3.常用的分类方法要继续沿用。全宗内档案的分类，就是把立档单位所形式的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一个有机体系。它包括选择分类方法，制订分类方案，以及文件归类等具体内容。半个世纪的经验表明，全宗内常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，以及实际工作中两种分类方法结合的四种形式，即年度——组织机构分类法，组织机构——年度分类法，年度——问题分类法，问题——年度分类法。上述分类方法，经过长期的实践检验，已经证明是行之有效的，应当继续沿用。
4.办理完毕具有保存价值的文件材料才能归档。归档是国家规定的一项制度，即通常所说的归档制度。《档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”《机关档案工作条例》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等文件，均对归档作了具体规定。归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。它是机关档案室工作的起点，也是为国家积累档案财富的重要保证。为此，必须建立健全归档制度，做好归档工作。
上述四条，乍看起来是老生常谈。但在立卷改革中必须坚持，否则就会迷失方向，给档案工作造成损失。
二、避免改革中的盲区
1.实行文件级管理按收发文字号排列。有人认为立卷改革就是“不裁不订件当家”，“将同一年度形成的文件材料集中在一起，将同一保管期限的档案，发文按发文字号，收文按收文号依次排列；排序后在文件第一页的右上角加盖档号章，编档号以固定文件在排列中的位置，然后编制文件归档目录，……最后装盒上架……卷盒只作为档案的保管装具，不作为档案的保管单位和统计单位。”（注：徐青：《不裁不订“件”当家》，《中国档案》1999年第8期。）这种方法， 完全取消了案卷概念，以收发文号、时间等标识为唯一排列依据，虽有省时高效，不裁不订保持原貌，便于文档一体化等长处，但它忽视了文件的形成规律和特点，违背了档案整理工作原则。存在以下弊端：（1 ）只保留了年度分类法，取消了其他分类方法。全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的管理有着重要的意义。经过区分全宗之后，若只区分一下年度，不结合其他方法进行细分，这个年度的文件材料还是杂乱无章，无法揭示文件之间的内在联系，也难以构成一个有机体系。（2）以收发文号、时间为唯一的排列依据， 忽视了文件的形成规律和特点，将同一案件、事件、人物、会议……形成的文件分散在不同的位置，割断了文件之间的相互联系，看不出事物的发展过程。这些孤立的一份份文件，既难以全面判定档案的价值，又无法系统提供利用，也谈不上对档案进行全面的科学的管理。（3 ）发文只要形成一件就归档一件，收文一经登记就归档。这种完全不考虑文件的办理过程，以及对一个年度形成的所有文件材料都归档的做法是不正确的。国家档案局早在1956年就颁发了《关于几项不归档的文书材料的销毁暂行规定》，1987年又颁布了经过修订的《机关文件材料归档和不归档的范围》，明确规定只有反映本机关工作活动，办理完毕具有查考利用价值的文件材料才属于归档范围，未办理完毕以及没有查考利用价值的文件材料不能归档。“不裁不订件当家”的做法，未能正确理解随办随归的含义，混淆了文件管理与档案管理的界限，既不符合归档原则，又出现了“有文必档”的现象。总之，以件为单位按收发文号排列的方法，使一个全宗内的档案，只是孤立的一份份文件的杂乱堆积，没有实现条理化、系统化的要求，将会给后续档案的管理与提供利用造成无法克服的困难，陷入了立卷改革的盲区。
2.计算机的作用夸大了。立卷改革中有人认为，只要将档案著录成条目与目录（二次文献）输入计算机存储起来，或者利用光盘等存储介质，直接存储档案原件，形成电子文件，使用计算机管理就能解决检索问题，利用时需要什么文件材料都能找到。其实这种理解是不够全面的。著录标引的项目只反映每份文件的内容和形式特征，并不反映文件之间的相互关系。著录项目和用描述性语言按字顺排列的数据单元，只是为提供查找某一单份文件提供检索途径，没有肩负表达或恢复文件之间历史联系的任务。依据输入计算机的文件目录去查找单份文件是有效的，若要查找同一会议、专题、事件、问题的系列文件，就会挂一漏万，至于电子文件也有个检索问题。诚然，在机关档案室，业务人员与文书处理人员对刚刚办理过的文件的来龙去脉及相互关系还记忆犹新的时候，在不立卷的情况下，靠著录项目与标引的主题词、分类号的帮助以及一些片断的记忆，有可能在一定程度上恢复文件之间的历史联系，查出个七七八八。当时过境迁，人员变动，这种记忆就可能消失。档案进馆后，档案工作者在陌生的档案面前，要熟悉这份档案与那份档案的相互关系（历史联系），则更需一个较长的过程。所以，我们既要肯定计算机在档案检索中的重要作用，但又不能看成是“万能”的。过分夸大计算机的作用，则陷入了另一个盲区。
3.取消“案卷”的提法似乎过于绝对。现在人们一提到以件为单位管理文件，就认为“案卷”一词形将消失，“案卷已经成为现代档案管理的桎梏”。立卷存在的主要问题是方法太繁琐，拟写案卷题名与编目费时费力。但事物总是一分为二的，还应看到案卷的作用。立卷保持了文件之间的历史联系，便于保管与查找利用，也有利于文件的积累。一个机关形成的文件，就每份来说，它有自己的特定使命和作用。就同一会议、同一案件、同一工作、同一问题、同一组织的多份文件来说，彼此之间是有密切联系的。立卷可以较好保持文件之间这种微观层次的联系，清楚地显示出该活动过程的历史面貌。在档案管理中保持这种历史联系，对于提供利用和确保档案的情报价值，尤其是凭证价值是极为重要的。如人事档案、诉讼档案、案件档案等等，在一定时期内，保留案卷这种形式，可能利大于弊。如果笼统提废除“案卷”概念，似乎太绝对了。
三、可供选择的两种模式
1.立小卷。它是指将文件按“事”或“件”组合，用软卷皮装订后放入卷盒。“小卷”是针对大卷而言。以“事”为单位立小卷的突出优点：（1）保留了传统立卷方法，突出问题特征，淡化其他特征， 从而使组成的案卷内容比较单一，一事一卷或一事多卷；（2 ）文书人员在某一工作、问题的文件办理完毕后随时立卷，减轻了年终立卷的压力；（3）小卷问题单一，组合与拟写案卷题名较容易， 题名能准确地揭示文件内容，提高了案卷质量，便于查找文件；（4）内容单一， 提供利用时不涉及其它文件，有利于保密，复制也比较方便。立小卷的缺点有：（1）一事一卷，立卷时“事”的大小程度不好掌握， 容易产生歧意；（2）将大卷改小卷，导致案卷封面编目、 装订等手工劳动有增无减；（3）卷皮的数量增多，占用的空间大。为克服立小卷的弊端， 笔者建议从以下几方面改进：（1）取消卷内文件目录。 立小卷后反映的问题单一，再编卷内文件目录的必要性不大。采取这一措施，对提高组卷效率，减少计算机组卷的复杂性具有很大的作用。卷内文件目录取消后，由案卷目录代替，对同一问题文件数量较多的案卷，可适当加大案卷题名的信息含量来揭示卷内文件情况。通过细化案卷题名，尽可能标明文件的责任者、问题、文种，以提供较多的检索途径。（2 ）适当增加案卷封面编目项目。除现有的全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、归档号、档号外，增加a.密级。案卷的密级指卷内文件的最高密级，可帮助档案人员在提供利用时掌握保密的尺度。密级分为绝密、机密、秘密三级。b.开放年限。指该案卷可向社会开放的年限，以表明案卷形成者对档案开放的意见，为档案馆把握档案开放的尺度奠定基础。（3）软卷皮改用质量稍好的纸张代替。案卷装入卷盒， 卷盒已担负起竖放与保护卷内文件的作用。采取这一措施，既降低了案卷成本，又能少占库房空间。
立小卷与以件为单位管理，从某种意义上说，只差一步之遥，作为一种过渡形式，在一定时间内，可以与以件为单位管理并存。诚然，立小卷还未能彻底克服传统立卷方法繁琐复杂的弊端，只是立卷方法的改良而已，称不上最佳方案。
2.不立卷按问题排。它是以某一事由产生的单份文件为单位进行分类、排列、加盖档号章、装入卷盒。此方法保持了文件的问题特征，将同一问题的相关文件排列在一起，再以重要程度或文件的形成时间为排列依据，便于保管与提供利用。这种改革模式，既实现了以件为单位管理，保持了文件之间的内容联系，又革除了传统立卷方法繁琐复杂的弊端，提高了工作效率，节约人力与物力。改革方向是正确的，方法也较为切实可行，但尚待完善。笔者建议：（1）不立卷按问题排， 可表述为：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，以件或组件为单位，按问题并结合时间顺序排列。因为无论立卷与否，只是整理的一个工作程序，而保持文件之间的历史联系才始终是档案整理的核心问题，是衡量档案整理工作质量的重要标准。如果忽视或拆散文件之间固有的历史联系，任意地孤立放置，凌乱无章，无规可循。这既不能全面反映出某一问题或某一工作的全貌，又不便于查找利用，也谈不上系统整理。（2）增加“组件”的概念。 所谓“组件”是指围绕同一事件产生的一组密不可分的文件，必须排放在一起。这里不存在案卷的概念，是以件或同一问题的一组文件为单位进行分类、排列和装入卷盒。文件归档时，一般以每份文件为一件，文件的正本、定稿为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文复文为一件；对同一问题、同一事件、同一会议、同一案件、同一人物、同一种统计报表、同一种简报、刊物等一组文件，视为“组件”，按时间顺序或重要程度集中排列在一起，赋予一个代码（即组件号），作为一个数据单元输入计算机或著录于文件目录中。这样，从文件目录和实体存放都保持了文件之间的固有联系，保留了问题的完整性，方便保管和利用。它既取消了立卷，简化了整理程序，减少了手工劳动量，又体现了整理与利用的灵活性，能适应手工管理与计算机管理的需要，是现阶段符合实际与切实可行的整理方法。（3）扩大归档章的信息含量。 归档文件应逐件在首页上端的空白位置盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、组件号、件号、页数等必备项，并可设置类目名称（机构或问题）、密级、盒号等选择项，以便为编制检索工具时提供更多的数据单元。