档案业务监督指导应重视发挥协作组的作用，本文主要内容关键词为：重视论文,作用论文,档案论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案业务监督指导是《档案法》赋予档案行政管理部门的一项重要职责，也是档案行政管理部门的必要工作环节。目前，我国的档案业务监督指导基本是由档案局馆一家包办，“分级管理”原则在业务监督指导上尚未得到很好的体现。这种现状不但与社会主义市场经济建设不相适应，而且阻碍了档案事业的发展。因此，加强基层档案工作协作组建设，发挥其在档案业务监督指导中的作用，是很有必要的。
在工作实践中，笔者深深体会到，由各级档案行政管理部门一家包办所有单位的业务指导，至少有四个弊端：一是业务指导人员重复同样的劳动不利于提高档案业务监督指导工作效率；二是不利于培养基层档案专业人才。因为如果不论单位大小，都由档案部门直接指导，各主管部门的档案人员就用不着去化精力，动脑筋，久而久之，必会养成了一种惰性；三是不利于社会档案意识的提高。任何一种社会意识的树立和提高都离不开宣传，档案意识也如此。只有发动更多的人去宣传，才能进一步增强档案意识；四是不利于档案工作的宏观监督。由于档案行政管理部门业务指导人手少，如果对每个基层单位的档案业务都事无巨细的过问，就没有更多的精力去对全局性的工作宏观监督，研究深层次的问题，开拓新的工作领域。
一、建立档案工作协作组的必要性
（一）建立档案工作协作组是贯彻《档案法》“分级管理”原则的需要。我国《档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”。第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”《档案法实施办法》第五条第二款和第六条对此作了更明确、具体的规定。这就从法律上确定了我国档案事业的管理体制，因此，档案业务督导也必须从这个实际出发去开展工作，才能取得理想效果。
从以上法律法规条文可以看出，无论是档案行政管理部门，还是其他专业主管部门的档案工作机构或者档案工作人员，都有档案业务监督指导的义务和权力。为了加强对所属部门和单位档案业务工作的监督指导，建立档案工作协作组是有法律依据的。
（二）建立档案工作协作组是新形势对档案事业发展的需要。目前，各级档案行政管理部门业务指导人员少，工作面广量大。县级档案局一般不超过5人，而且许多档案局到今尚未配工作用车。这对于一个经济不发达、地处偏僻、交通落后的地区来说，靠三、五个人要对所有单位的档案业务都进行面对面的直接指导是很困难的。比如我们临安县，是由原临安、於潜、昌化三个县并成的一个山区县。全县有县级机关单位100多个，乡镇39个，还有市、县设在下面基层的所、站、场，再加上100多家企业，单位总数在300个以上。如果把这些单位分给5个人，每人就有60多个单位，如果分给3个人，每人就有100多个单位。按每人每年240个工作日计算，还不到三个回合。某些交通不便的乡镇，路上来回就要一天时间，且乡镇档案员兼职多，如碰上中心工作忙，实在一下子抽不出时间搞档案，也只能白跑一趟。即使跑得过来，也是“蜻蜓点水”，实际效果差。因此，建立档案工作协作组，从客观上讲是势在必行的。
二、如何发挥协作组在档案业务督导中的作用
（一）协作组规模宜小不宜大。笔者的思路是：乡镇按区域，可按原区公所所辖行政范围，一般5-10个乡镇编成一个组；企业可按行业组织，体现专业性；也可按系统组织，如分成二轻组、乡企组、商业组等。这样可以通过主管局固有的组织、协调职能开展工作；专业部门可归口组织，如编成农口组、计经组、政法组、文卫组等。既可以一口组乡，也可以跨口联组，以方便活动为原则。
（二）健全制度。为了使协作组能有条不紊地开展档案业务督导工作，必须对其实行规范化、制度化管理。
首先，应建立协作组活动制度。(1)确定活动时间。可设活动日，如每月几号，或单月几号、双月几号等。(2)确定召集人。协作组应选举责任心强、档案业务素质较高、兼职较少并具有一定组织和协调能力的人担任组长。(3)确定目的和主题。每次活动应有明确的目的和主题。重点解决一、两个问题。因此会前应作好充分准备，精心组织，确保每次活动对本组各单位的档案业务工作都能起到监督指导作用。
其次，建立评比、考核制度。县级以上档案行政管理部门每年应对各协作组的工作进行总结评比。评比的主要标准是协作组内各单位档案工作的进展情况以及协作组从中所起的作用，通过总结评比，激励先进，鞭策后进，加强监督指导力度。
第三，建立联系汇报制度。(1)协作组内各单位应主动、及时向组长汇报情况，经常保持联系，使组长能及时、全面地掌握本组各单位情况，为开展工作提供依据；(2)协作组应经常向档案行政管理部门反映情况，及时反映档案工作中存在的问题，并提出解决问题的办法和措施，供档案行政管理部门参考。这样，一方面可以使档案行政管理部门能及时、全面地掌握方方面面的情况，为科学决策提供依据。另一方面，使基层档案人员得到了锻炼，培养了一批基层档案业务骨干。
同时，档案行政管理部门要主动与协作组取得联系，组织他们学习档案业务知识，交流工作经验，提高他们的业务水平。
（三）方法灵活，讲求实效。协作组在档案行政管理部门的统一领导下，对所属单位的档案业务工作进行监督指导，具体的工作方法多种多样，可灵活运用，这里仅举四种，供参考。
1.集中指导。即把本组各单位的档案人员集中起来，通过业务培训、会议指导等方式，学习档案业务知识，熟悉业务规范，然后对档案整理的各个工作环节进行操作实习，使档案人员能尽快掌握基本业务技能。
2.示范指导。即“抓点作样”。这项工作分两步走，第一步：在本协作组内选定一个各方面基础较好的单位，然后按照档案工作业务规范和标准，对这个单位的档案进行全面系统的整理。从档案网络的建立，到对档案实体的分类、卷内文件排列、抄写目录、装订、拟写案卷标题、案卷的排列直到全宗卷的建立等，都严格按规范操作，真正起“示范”作用。第二步：组织本组所有单位的档案人员到示范单位进行现场观摩、学习取经，使大家学有样板、干有方向。通过示范，把好的经验普及、推广到各单位。
3.专项指导。即通过对协作组内各单位档案工作的检查，对其中带有普遍性的问题进行专项指导。比如，发现各单位案卷标题不符合规范，就可以通过专项指导来解决之。针对各单位在拟写标题中出现的问题，从标题的结构、内容揭示、文字概括以及字数等方面进行具体指导、明确规范、纠正错误。
4.重点指导。对存在问题较多或档案人员变更的单位进行个别重点指导，帮助他们尽快熟悉档案业务，掌握基本操作技能，使其工作尽快恢复正常。
当然，“分级管理”是以“统一领导”为前提并为之服务的，是统一领导下的分级管理的体现。“统一领导”并非指一切具体业务都由档案行政管理部门一家包办，而是主要指方针、政策的统一、法律、法规的统一，业务规范和标准的统一，等等。
综上所述，在档案业务监督指导中，充分发挥协作组的作用，既是深入贯彻《档案法》“分级管理”原则的需要，同时又是客观形势对档案事业发展的需要，只有大力加强档案业务监督指导力度，才能最大限度地满足基层档案业务建设的需要。因此，档案行政管理部门应重视发挥档案工作协作组在档案业务监督中的作用，促进档案事业更快、更好地发展。
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