摘要：随着我国经济的发展迅速，各企业得到了推动和壮大，企业的规模越来越庞大，组织结构也日益复杂。企业的发展需要各部门的相互付出和努力，办公室是个综合管理部门，是保障企业其它部门顺利进行的关键，这其中办公室文员必不可少，但容易被企业忽略。办公室文员作为企业办公室各项工作具体执行者，其综合素质在企业的日常运转中的作用不可忽视。企业为了提高工作效率，对于办公室文员的工作能力和个人素养有必要加强。本文主要阐述办公室文员在企业运转中的作用以及重要意义进行深入分析和探讨，并提出了具体的措施，以期企业管理者参考。
关键词：办公室文员；企业；运转；作用
在各单位的管理部门中办公室是最基础的，办公室负责单位的文件管理、政策落实、部门协调、提供参谋等工作，为公司各部门日常工作提供后勤保障。作为综合管理部门，办公室文员所做的工作既是宏观进行大事管理，又是微观处理小事，是企业的对外窗口部门，在内协调部门工作。具有承上启下的作用，其工作细致而繁复，工作任务艰巨，对于企业来说意义重大。办公室文员是企业日常运转中不可忽视的作用，企业要充分认识到其作用，积极提高办公室文员的综合素质及个人能力，为企业的正常开展贡献力量。
1、办公室文员工作现状
作为现代企业的部门组成之一，办公室是企业的综合管理部，办公室文员也是重要的人力资源。办公室文员是指在办公室处理文件事务以及从事文字的人员。其工作内容主要是负责办公室的收发文件、处理文字材料以及会议安排、拟定报告等。在实际工作中办公室文员的工作内容不局限于此，文员在企业内外的关联性与部门传送之间，以及接待客户等，在企业中办公室文员的工作内容非常琐碎、且会繁复，但具有上下协调、传达精神的特点，一般来说这个技术含量不是很高，但会影响到企业的方方面面。比如收发文件工作，要求办公室文员完整进行文件接收并准确转交，需要收到文件后下发到各部门，对于文件送达环节，如果出现工作失误，会直接或间接影响到企业的正常生产开展。目前办公室文员的地位相比生产、财务等，由于对于企业的直接利益表现不突出，不受企业重视，其待遇一般不高，也制约了人才的涌入。
2、办公室文员应有的能力
在企业的生产过程中办公室文员发挥着重要作用，这一岗位相比其他岗位，内容多变且复杂。因此要求办公室文员需要具有一定的能力。在文字处理方面，要求熟练掌握商务文书的写作要求，而且还要进行总结以及概括、分析。对于企业生产中的各项数据要能完整地表述出来，还要具有一定的敏锐度，有发现问题、分析问题的能力。其次还要具有很强的人际沟通与交往能力。办公室文员需要经常与人沟通交流，协调企业外部内部各项事务，需要清晰地表述自己意图，并能顾及到对方的感受。在工作中对于企业发现冲突情况下文员能在初期给予解决，当内部或外部对企业有意见反馈时，办公室文员具有缓和矛盾的能力，使沟通更顺畅。最后办公室文员还要具有学习能力。当今数据收集方式多样，为适应时代发展，办公室文员要持续学习，不断提高文字处理等能力，采用先进的技术来提高自身综合水平。
3、办公室文员在公司日常运转中的作用
3.1文件管理
文件书写要求办公室文员有较好的文字功底，在进行内部总结，以及对外报告文件时，都要由办公室文员完成，在文件书写时要有严格要求，要求内容简洁、精炼。这项工作要求为内部管理提供参考，对外也展示出企业的能力。印发文件也是文件管理的内容，要求能熟练使用打印设备，熟悉打印格式，能准确打印需要的文件。如果打印出现问题，会造成企业的损失。文件的传送环节包括采用传真、邮件直接传递，要求文员熟练使用传真机，按照文件发送流程发到各部门处，以便各部门能迅速传送文件，提高文员的工作效率。
3.2枢纽
办公室文员除了文件管理工作外，还担任着枢纽作用，承担着承上启下、内外协调、对外形象展示作用。比如传递决策以及一线部门反馈生产经营信息。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公室是企业的基础管理部门，是重要的综合事务处理部门，主要内容有档案、公文管理，以及决策参谋等，是对内外协调的重要部门，是企业对外开放的窗口。具有“上传下达”的枢纽作用，在企业的决策中起到参谋作用。企业的采购以及生产需求、供应等信息传递也在办公室端口，企业的外联来访与接待也需要办公室文员的参与，承担着企业对外窗口的形象作用。作为企业后勤管理部门，办公室在材料整理、会议接待等事务中也要进行处理。工作量大且比较琐碎，在企业中占有重要地位。
3.3决策参谋
在企业日常运转中，办公室文员基础工作多，对企业的运转了解最全面。办公室文员对企业内部生产文件接触最完整，在企业进行决策以及规划前，一般会要求办公室相关文员对于需要的参考材料进行整理，并对有价值材料进行分析，要求办公室文员能为企业的发展提出参谋，并在企业总结报告中提供最直接的有价值信息。通过以上信息便于企业管理者及时了解到企业的生产经营具体情况。办公室文员充当决策参谋作用，这样使企业的决策更贴合企业的经营现实，避免偏离运营轨道。
4、加强办公室文员在企业中的作用
4.1提高入职标准
随着企业的发展，在日常运转中需要处理的事务日益增多，作为办公室文员的工作量也增大，地位也更加重要。对其素质和能力也要求更高。在进行文员选用时，要提高入职要求，选择综合素质高，专业能力强的人员，以便于日常工作的展开，提高办公室的工作效率。
4.2提升素质和能力
当今市场竞争日益激烈，企业要在市场中占有一席之地，需要提高自身能力。因此对于文员的素质以及能力也要提高，企业要定期组织文员培训，并鼓励其主动学习，对于目前先进的技能主动吸引，以便更好为企业服务，对于工作质量和工作效率进行提升，有效推动企业的运转。
4.3完善文员待遇
办公室文员对其日常工作有严格的要求，对其待遇也要进行完善，在处理特殊任务过程中对于文员也制定一定的物质及精神奖励。比如可以在月末以及季末、年末选取先进人员进行奖励，提高了员工的积极性。
4.4强化文员的服务意识
作为基础性服务部门，办公室文员应树立好服务意识，要对于工作本质进行明确，并正确处理好各部门、上下级间的关系。对于企业领导以及下层员工要树立一致的服务意识。在实际工作中，工作态度严禁领导与员工区别对待的理念，特别是对基层员工作要用心服务。由于办公室文员职责比较多，每位文员岗位职责不同，对于办公室要树立团队意识，要求立足于本职，各尽其责，还要做到分工不分家，配合进行工作。这样充分发挥办公室文员的整体作用，更优质地完成工作。
结语
综上所述，办公室文员的工作内容非常多且比较繁杂，工作范围既有对内的协调、文件传送管理，也有对外的客户接待等，是一个综合性较强的岗位。工作看似简单且技术含量不高，很难引起企业管理者的重视。但这项工作关系到企业的各个部门的对接、协商，在日常运转中不可忽视。办公室文员是企业顺利动转的基本保障，是促进企业稳定发展的保证。各企业要认识到办公室文员的重要作用，重视企业的办公室工作建设，加大对文员的能力和素质提升，加强管理力度，促进企业更快更好地发展。
参考文献：
[1]倪伟明.办公室文员在公司日常运转中的不可忽视的作用[J].民营科技，2014，（12）：131.
[2]徐信民.浅析如何做好办公室的文秘工作[J].经营管理者，2013，（26）：386.
[3]胡璠，周苗丽.办公室文员在公司日常运转中的作用[J].企业改革与管理，2015，23（22）：217-218.
论文作者:李彩萍
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/16
标签：文员论文; 办公室论文; 企业论文; 工作论文; 作用论文; 文件论文; 能力论文; 《基层建设》2019年第17期论文;