摘要：随着我国社会经济和网络技术的发展，人事档案管理发生了翻天覆地的变化，传统的的人事档案管理方式己越来越不适应新形势发展的需要，人事档案电子化管理凭借其优势得到不断普及。本文分析了当前人事档案管理工作的不足，并提出人事档案电子化管理的对策，希望能促进人事档案管理的健康可持续发展。
关键词：人事档案；电子化
1 人事档案管理工作特点
人事档案管理是各级组织发展的重要环节，新时期对于人事档案管理提出了更高的要求，要从传统模式转变为互联网模式，势必带来阵痛，但人事档案电子化管理带来的效果、效率是传统模式无法企及的，同时，人事档案电子化管理也是积极响应无纸化办公、绿色办公的号召。人事档案电子化管理实现了电子档案进行规范管理，按年限保存，人事档案电子化管理需要管理软件的同时也需要管理好纸质档案，专利、证明、工法、技法等重要文件还是需要通过纸质档案保存。人事档案管理不规范，则不能较好地保存不同时期、不同阶段的人事资料，对组织发展和社会发展造成不良影响。因此要不断加强档案管理，提高从业人员素质和能力。
2 人事档案电子化管理是大势所趋
人事档案电子化管理可以利用管理软件进行管理，但为了防止借阅者将资料带走，还需建立健全规范程序，如有发生泄漏人事档案机密的情况，各类社会组织将通过法律手段予以解决。人事档案电子化管理比传统管理方便快捷安全，其中，电子信息软件对人事系统管理起到不可或缺的作用。人事电子化档案室建设，要及时制定修正管理制度，人事电子档案移交过程注意规范保密，各级组织要加大宣贯力度，齐抓共管，坚持人事档案材料必须移交、移交人事档案必须电子化的原则，通过与外部单位协商，如政府购买服务等形式，解决人力、技术等问题，加快推进人事档案电子化建设。人事档案管理软件只有指定的管理员权限用户才可以操作，人事工作者负责档案信息录入工作，为人事档案电子化管理上了双“保险”。
3人事档案电子化管理措施
3.1 重视人事档案电子化管理
对于供电公司来说，由于单位内部需要存储大量的人事档案资料，需要增加较大的工作量，如果能够通过便捷的方式来完成档案资源的收集、整理及搜索，对于促进企业的发展具有重要意义。因此，国网内蒙古东部电力有限公司重视实现人事档案管理的电子化，单位领导转变传统的思维理念，树立人事档案管理的电子化理念，并确保这个理念渗透到档案管理工作人员中。档案管理是一个看似简单实际复杂的过程，要求档案管理人员耐心梳理资料内容，并将其录入到系统当中，以形成电子档案，而在此过程中，由于数据信息较多，就很容易出现错误，如果在发现问题后再核对纸质资料，必然会耽搁更多的时间，难以实现档案管理效率的提升。因此，应当加强档案管理人员的电子化管理认知，确保其增强工作责任心，能够严格按照档案管理标准进行工作，确保人事档案在进行电子录入时完整无误，从而为后续的档案资源利用奠定基础。
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3.2 构建完善的电子化管理制度
国网内蒙古东部电力有限公司的人事档案管理工作实际上是一个要求较高的工作，通过构建完善的电子化管理制度，能够更好的推动人事档案管理工作的进行，并提高档案管理水平，为人社局的档案管理效益提升提供有利条件。对此，建立相应的人事档案电子化管理制度，明确档案管理人员能够完整录入人事档案，而且将纸质档案归类整理，避免出现录入失误及整理失误的情况。另外，在实现人事档案电子化管理的过程中，如果遇到问题，要及时的向上级反应，并采取有效的处理措施，以确保人事档案电子化管理的有效性。在后续发展过程中，档案管理人员应当就所出现过的问题进行分析，并将相应的预防措施编入到电子化管理制度当中，实现规章制度的完善，以为后续的人事档案电子化管理工作开展提供数据信息支持，保证人事档案管理工作的顺利开展。
3.3 保障电子人事档案信息的安全性
与传统的人事档案管理方式相比，电子化档案管理能够显著提高档案管理水平，满足档案资源开发及应用的需求，而且能够大大的解放档案工作人员，实现档案管理模式的优化。但电子化档案管理却也有纸质档案管理所没有的劣势，那就是电子化档案信息的安全性问题。要想实现人事档案管理的电子化，就必须应用现代化的信息技术，通过互联网构建人事档案管理系统，将所有的人事档案信息存储到系统当中，以实现对人事档案资源的共享，也便于用户进行档案资源信息的查阅。但正是由于互联网的应用，使得电子化人事档案管理容易出现互联网风险，例如黑客入侵、木马病毒等，这些问题的出现，会导致任人事档案信息数据收到威胁，或者泄露，或者被用作他途，最终影响到社会的稳定发展。对此，公司充分认识到保障电子人事档案信息安全的重要性，并积极的采取有效措施来强化电子档案安全管理。采用专门的数据传输通道进行信息传输，也可以实现密闭保存档案资源，并将涉密信息的电脑与外界隔断，以从源头上避免黑客入侵。在进行数据传输时还要尽可能的实现加密传输，以避免出现信息泄露的情况。而档案管理人员则要树立保证档案信息安全的理念，认真学习关于档案管理的相关法律法规，确保期充分认识到档案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影响到单位发展。
3.4 创新人事档案电子化管理
对于人事档案资源的管理，对于促进人才的合理配置，提高各个行业的发展水平，并满足各个行业对于高素质人才的渴求具有重要意义。因此，对于人事档案的电子化管理，也应当积极的采取有效措施进行创新研究，实现电子化管理效益的进一步提升。在单位内部，可以充分应用当前最先进的档案资源管理系统对纸质档案信息进行收集和整理，以免纸质档案由于年代久远而出现字迹模糊的情况，同时也实现空间节约，便于信息的快速查找。同时还应当设置专门的人事档案管理系统维护部门，确保人事档案管理系统的正常使用，维护部门要加强系统分析，定期的进行软件更新，修复漏洞，并注重维护硬件设备，以免由于硬件或软件问题影响到电子化档案的管理效果。
结束语：科技日新月异，人事档案的电子化已成为社会发展的必然趋势。然而，人事档案的电子化也是一项庞大而复杂的系统工程。不仅要有一支高素质的人事档案工作者队伍，还需要各级领导的高度重视、广大干部职工的鼎力支持及相关部门的密切配合。相信经过我们地不断创新、改革和完善，人事档案电子化建设一定会与时俱进，顺应时代发展，更好地为人事工作及社会经济发展服务。
参考文献：
[1]李晓芸.人事档案的电子化管理问题研究[J].城建档案，2017（02）：63-64.
[2]宋莹莹.朝阳区广电中心人事档案管理系统的设计与实现[D].北京工业大学，2016.
论文作者:宋生禹,辛亮
论文发表刊物:《基层建设》2019年第2期
论文发表时间:2019/4/25
标签：人事档案论文; 电子化论文; 档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 信息论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第2期论文;