摘要：基建工程档案能够反映企业单位开展建设项目管理工作的真实过程，其特点是参与主体多、文件资料形成周期长、图纸量大、类型多等，基建工程档案管理工作的质量直接影响和决定了相关工程项目的开展。近年来，我国基建工程档案管理工作取得长足发展，大大提高了企业单位的生产效益和工程项目质量，但是当落实到具体实践过程中却依旧存在一些不足和挑战，需要及时审视、认真克服并且加以改革和创新。
关键词：基建工程；档案管理
引言：没有最好，只有更好。企业基建工程档案工作要与企业经营管理的其他方面一起与时俱进，怎样更好地做好档案收集工作、保管和利用工作，只能在实践中不断探索。今日的辛苦收集、精心保管是为了明日的有效利用，是为了更好的维护企业资产的保值增值，历史将见证基层档案工作者工作的意义所在。文章针对新时代基建工程档案管理利用思路进行了详细分析，希望能够给相关人士提供重要的参考价值。
1基建工程档案的收集工作
1.1对基建工程档案的收集工作要进行超前控制
档案的超前控制是一种保证档案质量的有效管理办法。根据工程项目实际情况制定和完善《基本建设项目竣工文件编制及竣工验收管理程序》、《工程档案管理办法》、《档案归档管理办法》，提前指导、监督、检查，协助工程基建部门立卷工作，确保档案的规范、完整、准确、系统。
1.2提高工程基建部门档案人员自身业务素质，保证收集到的档案真实、完整
提高工程基建部门档案人员自身业务素质，是做好档案收集工作的前提。长期以来，档案工作拘泥于“坐等收集、你来我借”的局面，未能拓宽档案工作的思路，致使许多文件轻易“漏网”。加之档案人员没有发挥上门监督、检查、收集、服务的主动性和积极性，缺乏刺激人们利用档案的热情，从而影响档案的收集工作。为胜任档案管理工作，档案人员要自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工程的同时，早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，定期与工程项目负责部门联系，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，并按规定参加设备开箱，及时收集设备随机资料，以防设备资料遗失。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。
1.3通过经济手段和管理办法制约，实施有效的控制
运用适当的经济手段和相应的管理办法，对工程科技资料实行有效的控制。在与工程参建单位签订承包合同时就应对工程档案的积累、形成及移交的时间、违约处理办法进行相应的条款规定；可实行按工程投资的1%从参建单位施工工程款中扣缴竣工档案保证金制度，在相应的档案管理办法中，对工程档案的收集范围及编制档案的责任单位应予明确，对不同的部门应针对不同的工程性质规定档案收集职责，如工程的征地和政策处理合同、土建招投标、合同和协议等文件材料，明确由基建部门组织收集整理，向档案部门移交。施工单位在进行工程结算时，必须有档案人员签字，才可进行财务结算，有了明确的收集范围和职责及相应的制约手段，工程资料和档案就能避免流失，并能及时归档。从而确保工程档案的归档率、完整率和准确率[1]。
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1.4集中管理、跟踪存档
实行集中管理、跟踪存档，重大工程项目的工程由于设计面广、数量多、延续时间长，从规划、立项到建设投运需经几年的时间，而且建设工程分段、分片包工，对这样的工程，在其每一阶段性工程验收合格后，就要求工程施工安装单位将已验收的资料及时归档（谁施工谁归档的原则），集中管理，以防有效档案的遗失、损坏，以保证整个工程档案的完整。
2基建工程档案的日常管理工作
对于基建工程档案资料的日常管理，最重要的是保证档案实体的安全。档案长期保管不善将直接导致库藏档案案卷缺失破损，对后期查询利用造成不便。要保证纸质档案的安全，档案库房要符合设计规范，必备的相关设备齐全，这些设备包括温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、周界监控报警设备、消防设备以及档案阅览、复制设备等。档案管理人员要做到每日检查库房设备运转正常，温湿度保证在要求达到的范围之内。必要时还要组织演练，以验证设备在关键时候是否能发挥作用。档案在接收、出入库、借阅利用等流转过程中[2]，经手人员多、保管环境变化，档案的安全风险增大。为切实保障档案安全，降低档案损坏、丢失风险，要按照《档案馆工作通则》、《关于进一步加强档案安全工作的意见》的要求，按程序规范执行交接制度，在档案的接收、出入库、查询利用等流转过程中，认真详细登记档案案卷、卷内文件、时间、事由、交接人员签名等情况。对借阅还回的档案案卷仔细核对卷内文件，以防有丢失或损坏。要做好基建档案的日常管理工作，保证档案安全，档案管理人员的责任心至关重要，在平常的管理工作中做到认真、仔细，这也是一名合格的档案人员应该做到的。
3基建工程档案的利用
不管是档案资料的收集整理，还是日常管理，最终还是为了档案利用。档案利用通常以查询为主，档案管理系统网页版可以做到单位干部职工进行查询，竣工图纸，设备说明书尽最大可能扫描成电子版挂接，以方便相关专业人员在企业内网就可以查询、下载。档案有效利用对企业生产经营、争先创优十分重要。同时，充分利用当前先进的科学技术，为基建工程档案管理工作赋予“信息化”标签，是目前优化我国基建工程档案管理工作的一个有效途径。首先，企业单位需要加强自身基础设施建设，配备足够的计算机、扫描仪等硬件设备，对各种载体的档案和文件进行数字化处理和储存；其次，要加强基建工程档案管理工作人员的技能培训，建立健全相关人才技术考评机制，加强业内学术交流研究，丰富管理者的知识体系，提高管理者技能，使之转化为单位效益[3]。
结论
简而言之，基建工程档案是建设工程的真实记录，它详细记载了基建工程的全过程管理，做好基建档案的收集整理归档工作对工程管理、以后后续的工程验收、投入使用等都具有十分重要的作用。本文结合工作实际，从档案的超前控制、制度管控、集中管理和有效利用等方面进行了论述。
参考文献
[1]彭瑜琳.探讨提高基建档案管理水平的方法及措施[J].卷宗,2019(12).
[2]关明杰.基建工程档案管理存在的问题及解决对策[J].赤子,2018(12).
[3]冼献涛.试分析基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].建筑工程技术与设计,2017(13)
论文作者:丁青兰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/16
标签：档案论文; 基建工程论文; 工程论文; 工作论文; 基建论文; 设备论文; 管理工作论文; 《基层建设》2019年第29期论文;