评档案保管期限划分的争议，本文主要内容关键词为：期限论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案保管期限是衡量档案价值的尺度，是档案价值在档案管理中的现实表现。我国关于档案保管期限的划分，从五十年代至今有好几次变动了，但变动并没有消除档案界在这方面的争议现象。特别是近几年来，这方面的话题越来越多，也越来越受到关注，如档案的“消重”问题，档案鉴定工作的开展问题，它们与档案保管期限的划分问题一起，引起更大范围的争论和探讨，许多同志对问题作了分析并提出了中肯的意见，应该说，这些问题的症结已逐步明朗化了。
一、争议的双方：“两分法”和“三分法”
纵观我国档案保管限期划分的变迁，关于档案保管期限的划定无外乎“两分”和“三分”这两种观点。“两分法”是把档案保管期限划为永久、定期两档；“三分法”是把档案保管期限划为永久、长期、短期三档。这两种方法在我国档案工作都先后使用过，都有历史渊源可寻。
1956年和1957年，中共中央办公厅和国家档案局先后制发了两个系统——党政系统机关文书档案保管期限表。一是《党的机关档案材料保管期限的一般标准》；另一是《国家机关一般档案材料保管期限参考表》。在这两个表中，采用的是期限两分方法，把档案分为永久、定期两种。如《关于国家机关一般档案材料保管期限的暂行规定》第一条指出：“档案材料应该分为永久保存和定期保存两种。”但又指出：“定期保存的期限，可以定为1年、3年、5年、15年、25年等，各机关根据需要也可以适当地再分细一些。”
当然，这个时期档案保管价值的划分，或者说档案鉴定工作基本上还处于积累经验和探索阶段，如曾三同志在1956年4月12日第二次全国档案工作会议上指出，“有了保管期限这样一个观念，再去进行整理，就会快得多，可以把永久保存的整理得好一点，把定期保存的整理得简单一点，或者放后一些整理。”可见第一个党的机关档案材料保管期限表的制订很大程度是为了便于档案整理工作的开展。
关于“三分法”的规定是在1964年提出来的。由于1959年之后党、政档案工作集中管理，原来两个保管期限表需要合二为一，尤其重要的是许多同志在工作中感到“两分法”存在一些问题。于是在该年颁布的《机关文书档案保管期限参考表》中，把档案保管期限划分为永久、长期和定期三种，当然这种名称在逻辑上是存在纰漏的但基本意思还是相当清楚的。尤其在“长期”和“定期”问题上，认为有必要划分不同的年限，如“长期再划分为三十年、四十年、五十年……”；定期再划定为“五年、十年、十五年”，从六十年代开始，“三分法”就这样取代了“两分法”。到了1983年4月25日，国家档案局颁布了《文书档案保管期限表》中，把“三分法”明确为“永久、长期和短期”，规定长期为16年～50年左右，短期为15年以下（含15年）。该表虽在1987年又修订过一次，但三分法的规定没变、期限也没变。
总的说来，关于档案保管期限划分上，至今还只有“两分”和“三分”方法之别，观点之别。当然“两分法”还有其他一种形式，如有些同志提出以“进馆”和“不进馆”两个标准来划分档案，这也不过是另一种意义的“两分法”：进馆档案是永久保存的，不进馆的档案是定期保存的。
二、“两分法”和“三分法”，哪个更好？
可以肯定地说，目前档案保管期限划分问题上的争议，基本上是针对“三分法”的不足提出来的，尤其表现为“两分法”持论者对“三分法”的批评。我查阅了近年来诸种刊物上的有关文章，在19篇文章中认为“两分法”比“三分法”好的占了15篇，只有3篇坚持“三分法”，另一篇则不置可否。
看起来似乎在保管期限用“三分法”代替“两分法”是个不明智的举动。持“两分法”观点的同志认为“三分法”存在三个比较严重的问题。
第一，“长期”与“短期”、“长期”与“永久”的档次划分界限模糊，尤其是在保管期限表中对“重要的”和“一般的”的理解难以统一，导致在划分期限上随意和主观性较突出；
第二，由于“长期”这个档案存在，导致全国各级档案馆进馆档案范围不统一，而且地、县档案馆接收永久和长期两个期限档次的档案，造成馆际间、馆内全宗之间档案的不必要重复；
第三，“长期”档案大量进馆给档案馆造成库房压力和长期卷鉴定工作压力。
从这三个问题看，症结是出在“长期”这个档次上。持“两分法”观点的同志之所以坚持“两分法”可行，是因为他们在理论上抛开了“长期”和“长期卷”的说法，认为“两分”标准清楚、范围明确，易于掌握，也可直接决定“进馆”、“不进馆”档案的范围。
但是“两分法”真的能彻底解决问题吗？和宝荣教授在1995年第2期《中国档案》上撰文指出：对长期档案如何处置也是“两分法”难以解决的问题。这种质疑显然是击中实质性要害的。公平地说，“两分法”虽然在字面上消除了“长期”的说法，但在实际工作中，仍然的的确确还继续存在着大量需要较长时间保存的档案。若按照“两分法”，把这部分档案是放在“永久”这一档呢？还是“定期”这一档？如何评判？追究起来，问题的症结还是出在如何处理这些被称为需要较长时间保存的档案身上。
所以，关于档案保管期限的争议若仅仅停在划分两个档次还是三个档次上面，还是无助于解决实质性问题的。“两分法”在我国施行过相当长一段时间，“三分法”则更长些，如果“两分法”没有弊端，我们在六十年代也不会用“三分法”取代它；反过来说如果“三分法”没有问题的，也就不会有这么多同志重新提议采用“两分法”。可见，这两种方法本身都存在不足之处，都有一个本身难以克服的问题。这个问题是什么呢？就是在档案保管上的“有期无限”问题。
三、我国档案保管期限的根本症结——“有期无限”
档案保管“有期无限”问题一直困扰着我国的档案鉴定工作。这个问题在以往馆藏档案总量不大的情况下，似乎所表现出来的现象尚不足以引起人们的普遍关注，到了八十年代末以后，馆藏档案数量增加了，门类品种增多了，这个问题的严重性和危害性也就体现出来了。
档案保管“有期无限”现象的出现，原因是多方面的，但不外乎两方面的原因，一是档案保管期限表的粗线条规定，二是实际部门谨小慎微的态度和作风。
标准（通用）的档案保管期限表从五十年代迄今共出台了5个，这5个保管期限表对档案价值的认识可以说是代表我们在一定时期里对档案和档案工作本身的认识水平。然而纵观档案保管期限表的变化，存在两方面的趋势。第一，档案保管期限的划分越来越粗。如我国五十年代的两个期限表里，规定“定期”时还特别地提出，定期保管的档案可以划分为1年、3年、5年、15年、25年等，语气也比较缓和，而当时就有些同志认为在定期中还可划出“长期”和“短期”。到了1964年颁布的期限表中，也还指出“长期的档案，各机关根据具体情况和实际需要，可以无限期地保管下去，为了便于鉴定、处理也可以划分不同的保管期限，例如，三十年、四十年、五十年……等等，定期保管的档案，同样也可以分别确定具体的保管年限，例如，五年、十年、十五年等。”特别要注意的是在这个表中指出长期档案可以保管到50年甚至更长，也就是说长期档案的保管“上限”没有明确规定。而在1983年的“文书档案保管期限表”中已经具体规定了三分期限的上下年限：短期为15年以下（含15年），长期为16-50年左右，永久就当然地理解为50年以上，1987年12月4日颁布的新表中，期限及上下限年份都没变。在这两个表中，没有在期限中划分具体保管年份的规定了，这使得实际工作部门在鉴定时唯一可能做的就是注明“永、长、短”三个期限了。加上我们理论教材里一贯强调“就高不就低”的原则，使得在期限上下年限的处理上，1年等同于15年，16年等同于50年，没有具体的年份可言。
第二，档案保管期限表中条款过于抽象，越来越少，使得期限划分更不好掌握标准。如档案保管期限表中有大量的“重要的”和“一般的”说法，实际部门的同志强烈地反映这两者标准不好区分。当然，说起来国家档案局在制订期限表之初就考虑到这个问题，在1964年颁布的保管期限表中就说：“‘重要的’和‘一般的’怎样区分，我们在表的附注中作了简要说明。但是，这只是一般的说明，在实际工作中必然会感到不容易掌握。怎么办？能不能不分‘重要的’、‘一般的’，而代之以其他什么具体的区分方法？我们研究后，认为在一个比较原则、比较概括的参考表里，不便于再作具体的规定。因为同样性质的文件，在甲机关是重要的，而在乙机关可能并不重要，完全要看机关的具体情况而定，规定得具体了反而不便于灵活掌握。”可见，我们的期限表条款越来越抽象是可以理解的，国家档案局只是作原则上规定，不作具体规定。这种从原则高度考虑问题的结果也使得期限表条款越来越少，1964年的期限表共有39款；1983年减为35款，而1987年修订后的期限表更减为33款。试想，这区区33款条目能穷尽各机关产生的文书档案？因而我们也不必奇怪为什么有些文件在保管期限表中对不上号，无法划分其期限。如某省政府办公厅档案室，接收一大批“出国人员登记审批表”，就只能先保管着，暂不划定期限。这种现象以后可能还会出现，还会增加。
作为划分档案保管期限指导性文件的档案保管期限有这么些问题存在，实际工作部门采取谨小慎微的态度显然就可以理解了。其实，实际工作部门除了埋怨期限表过于抽象外，还有许多客观因素要埋怨。如档案人员流动性大，新手多；其他业务工作量大，无法集中人手进行鉴定等等。但是在实际工作部门谨小慎微态度的背后，我们也不能不看到某些不良作风，如有些机关档案人员贪图方便，在制定本机关档案保管期限表时，几乎照搬标准（通用）的档案保管期限表，不思细化。同样过于抽象；又如国家档案局颁布的前几个期限表中，曾一再指出可以把长期（定期）、短期划为不少年份档次，但从五十年代开始，案卷封面上一直注明的是“永久、定期”或“永久、长期、短期”这种抽象的期限。
总之，上述存在于理论指导和实际工作部门身上的种种问题及因此而导致的档案保管“有期无限”现象，并不是仅仅考虑采用“三分法”或者采用“两分法”所能解决的，需要另找途径解决这些问题。
四、解决问题的方法：标时法
标时法，顾名思义就是给档案文件标明具体的保管年份。如标明保管1年、3年、5年、10年、15年、25年、40年、50年、75年……乃至永久。这样档案部门根据年份就可以进行具体的鉴定工作了。
标时法的做法显然要优越于抽象的“两分”或“三分”期限，但是要实行标时法的前期准备工作量也是巨大的。也就是说，国家档案局以后制订不是三十几个款目的档案保管期限表了，而是制订有详细条款的档案保管年份表。
在档案保管期限表中期限越具体越有利于档案鉴定和馆藏建设。举个例子说，某省档案馆保管大量五六十年代的定期档案，但在同一卷里，有春节放假三天的通知，也有其他参加会议的通知，档案文件间的价值千差万别，而到八十年代，就基本杜绝了这种现象，长期卷里档案文件的价值相关不大。这说明有些同志认为“三分法”比“两分法”强，若从过去时态上说还是有道理的。
档案鉴定工作是要承受一定风险的，看起来以往那种过于抽象、高度概括的原则性规定并不是很适应这项工作。目前许多档案馆、档案室已经因“有期无限”地保管而欠下繁重的鉴定“债务”了，若再不想办法简化档案鉴定程序、明确鉴定标准、规定鉴定年份，这笔“债务”将会越来越繁重，遑论解决什么档案消重问题、档案馆藏的优化问题等相关问题了。因而实行档案保管期限上的标时法是比较迫切的事。
当然，我们要看到实行这种办法还要施行许多配套措施，比如改善立卷格式，以便对具体文件标时，而不是针对案卷标时；改革档案馆接收标准，把真正有永久价值的档案接收进馆等等。美国北卡罗来纳州档案馆给我寄来一份州文件管理手册，其中文件保管期限一览表有60页之多，文件保存价值有1年、2年、3年、4年、5年、6年、10年、15年、16年……直至永久，它们具体类型的文件都编上号码，有相应的保存年份，在鉴定时文件管理人员只要根据具体规定执行就行。期满后该保存的保存，该销毁的销毁，该移交的移交，这一切都顺理自然，看起来这种方法是很有好处的。
现在已有许多同志提出实行标时法，认为既可以在两分期限中标时，也可以在“三分期限”中标时。这种建议应该受到重视。划分档案保管期限是一个牵涉面很广的问题，也是一种很复杂的问题，但几十年来我们在这方面已积累了丰富的经验，有理由认为这项工作将会做得更好。
标签：工作鉴定论文;