黑龙江省宁安市人民政府房地产管理处
摘要：当前我国的信息化水平有了非常显著的提升，同时，对档案管理工作也提出了很多的新要求，在这样的情况下，电子档案的数量越来越多，同时其规模也越来越大，电子档案的管理和传统的纸质档案管理有着非常明显的不同，这对档案工作的有关人员在基本的素质和技能方面都提出了很多新的要求。
关键词：档案；电子化；管理
档案电子化管理是档案现代化管理的一个非常重要的一个环节，它是提升整个档案工作质量和工作效率的有效途径，通常我们所说的档案电子化管理实际上就是将纸质档案的内容采用计算机进行收集、录入、筛选和分层归纳，从而使其变成软件形式的信息加以使用。和传统的纸质档案相比，电子档案减少了资源的投入，同时也使得工作效率有了非常显著的提升，但是在这一过程中我们也应该意识到的一点就是电子档案的保存和管理是一个相对比较复杂的过程，所以我们必须要加深对这项工作的认识。
1、档案信息电子化的作用
在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
首先是档案信息的电子化能够非常有效的避免信息再次利用对于经费的影响，在实际的工作中通过个人的努力就能按照其实际的需要完成开发工作，这样也就减少了由于外在因素所产生的负面影响和其他方面的限制，从而也使得档案工作者的劳动成果无法充分的发挥自身的作用。其次档案信息的电子化能够对现代的办公设备加以合理的应用，在这样的情况下就可以减少对很多宝贵的自然资源的消耗，工作的效率也得到了非常显著的提升。再次是档案信息电子化的过程中可以十分有效的利用电子计算机网络技术，电子档案在实际的应用中可以有效的进行共享，档案信息的使用者在很短的一段时间之内就能获得自己所需的材料，这样一来也就提高了服务的质量和水平。
2、电子档案管理的不足
首先是档案软件本身没有信息管理的功能，在通用性方面还需要不断的完善，不同部门所使用的软件之间不能形成互通的关系，同时也没有适合使用在文件检索的信息软件管理系统，系统之间不具备非常好的协调性，所以也就不能使用计算机去完成信息管理方面的工作，档案信息化的建设和发展也受到了非常严重的限制。其次是层次性不强，不能满足相关规范的要求，在服务性和共享性等多个方面都不是非常好，所以在当今这样一个信息共享的时代，明显是不符合要求的。再次是标准化和规范性需要不断的改善。档案著录的过程中，其通用性和兼容性都不是很好，没有推行一个具有统一性的标准，软件系统在整理的过程中也不能很好的满足当今的实际需要。最后一点就是档案人员自身的业务素养需要不断的改进和提升。档案电子化管理在实际的工作中一定要有非常好的人员配置，工作人员要能够熟练的掌握新技术，不仅仅只是限制在一般的计算机操作当中。
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3、实现档案管理电子化应注意的问题
3.1实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化
在进行档案管理电子化的过程中，其软件工作具有不一致性，在使用的过程中也存在着很多的不方便，档案的标准化和规范化存在着明显的不足，应用软件并不是十分的规范有序，对整体的应用水平也产生了十分不利的影响，所以在实际的工作中我们一定要考虑多个方面的细节内容，只有这样，才能更好的保证档案工作的顺利进行。
3.2电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高
档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。
3.3重视档案信息数据库的建设
档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。
3.4应制订切实有效的技术方案
在实现档案管理电子化的时候，必须要充分的考虑到单位的具体情况，同时还要更加具体的分析当前的要求和技术，制定出一个可行性较强的方案，保证经济利益的最大化，避免工作中产生浪费的问题。
要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。
3.5根据单位实际加强管理
档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。
3.6重视人才管理
档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。
4、结语
总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。
参考文献：
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论文作者:刘丹
论文发表刊物:《基层建设》2015年28期供稿
论文发表时间:2016/3/31
标签：档案论文; 电子化论文; 信息论文; 工作论文; 电子论文; 系统论文; 文件论文; 《基层建设》2015年28期供稿论文;