信息经济条件下企业档案资源管理新论，本文主要内容关键词为：新论论文,条件下论文,资源管理论文,档案论文,经济论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、信息经济与企业档案
20世纪80年代以来，世界信息产业突飞猛进的发展，使人们提出了“信息经济”的概念。信息经济是继工业经济之后，世界经济发展出现的一个新阶段，即随着信息产品和服务商品化程度的不断提高，以及信息市场规模的不断扩展，产品中的信息成份逐渐增大，国民生产总值和就业总人数中有关信息产业的产值和从业人员的比例也逐渐增大，在信息组分达到相当比例时，就形成了这种新型的经济结构。
信息经济对国民经济的发展有巨大的推动作用。它可以软化国民经济结构，优化生产要素，替代物质、能源、人力、资金等基本资源，对国民经济起到巨大的增值作用，成为社会、科技发展的强大动力。当前，信息资源的开发利用程度和信息产业的发达水平，已成为国民经济现代化的重要标志。
信息产业包括两大部分，即信息技术设备制造业和信息服务业。前者是开发、制造、销售信息设备和软件、提供信息媒介的产业；后者是使用这些设备进行信息服务的产业。美国信息专家波拉特（M·Porat）概括信息可作为商品进行交换的特点，把它们进一步分为第一信息产业部门和第二信息产业部门。第一产业部门，包括所有向市场提供信息产品和信息服务的部门与企业，如知识的生产与开发产业、信息流通与通信产业、信息处理与传递服务业、信息商品业等。第二信息产业部门，指为内部生产信息和为信息消费活动服务的政府部门和非信息企业，包括政府机构的大部分和企业内部管理部门的全部。这些部门和企业的信息活动，虽然不直接向社会提供信息产品和服务，没有在信息市场上表现出来，但对整个信息产业来说则是不可缺少的。[①]企业档案服务于企业，是信息产业发展的重要基础。大力发展信息产业，一定要从企业的信息工作抓起。
企业的信息工作包括在企业的计划、决策、管理的各个方面，承担信息流通责任的专职部门是企业的情报部门、图书部门和档案部门。随着国人信息意识的增强，人们日益关注企业档案信息。
（一）企业档案是科技图情信息的主要来源。企业（包括企业化的事业单位）是科技活动的主体，企业档案是记录企业活动的最重要、最直接、最有价值的科技文件，大量的科学著作都是利用科技档案编写而成的，众多科技刊物上刊登的技术报告或论文，更是离不开企业档案，相当一部分就是科技档案原文的再现。因此，企业档案是科技图书、科技情报的源泉。
（二）企业档案是科技信息的重要组成部分。随着科技进步以及信息传播手段与技术的发展，企业档案的数量呈现迅猛发展的势头。以“八五”期间企业档案发展为例，1991年共有11105个全宗8672113卷档案；到1995年已达13858个全宗74486370卷档案。5年间企业档案全宗数量增长25%；案卷数量增长811%。[②]由于科学技术及其信息交流具有的特殊性，相当一部分科技档案信息无法见诸于书籍或报端。诸如有些科技成果出于政治、军事或经济的原因不能公布于世；某些精深的科学研究由于使用范围所限不便广泛交流，它们都只能以档案信息的形式存贮起来。据此，能够以书籍、论文形式公开交流的科技信息，大约只占科技信息总量的50%，也就是说，社会科技信息中近一半有待开发，而这一半中绝大多数为企业档案信息。因此，如果不重视企业档案信息的开发，充分开发国家科技信息将成为一句空话。
（三）企业档案信息在信息交流中具有特殊功能和重要的补充作用。
1、企业档案信息的客观性和具体性。企业档案是在科研、生产、经营和管理活动中，为了满足企业自身活动的需要而产生的知识形态的产品。它们忠实地记录了相关活动的全过程，提供着系统的企业信息。企业档案产生的客观性造就了它忠实地再现相关企业活动的功能。从而具有突出的优点：第一、利用效果十分可靠。第二、信息含量高。
2、企业档案信息的实用、新颖性。提到信息的新颖性，不少人总认为这是图情信息的“专利”，殊不知企业档案信息是伴随各项企业活动同期形成的，它们一经形成归档便可以被利用，就能及时地得到交流和利用。而书稿、论文的出版周期长，与之相比，企业档案信息应是最新颖的信息。
3、企业档案信息具有较高的利用价值。首先，企业档案具有较高的现时使用价值。企业档案在企业自行保管阶段，是其现时作用最活跃的时期，也是实现企业档案经济效益的关键时期。其次，企业档案具有较高的工作效益和利用频率。这是因为，企业档案的利用需求中，大都是为了解决现实企业经营管理与决策问题而引发的，其利用效果必将很快在企业活动中反映出来，为企业带来经济、技术或社会等多方面的效益。企业档案工作必须适应这种需要，将企业档案巨大的潜在价值变为可观的现实价值。
企业档案的功能也存在一定的劣势。其一，在国内外激烈的竞争中，企业必然要强化对档案信息的控制，设定各种保护性措施，在一定程度上限制了档案信息的交流。其二，企业档案信息的分布比较分散，不够系统，在一定程度上影响了企业档案信息的交流效果。正如企业档案信息的优势为图情信息所不及一样，企业档案信息的这些劣势也正是图情信息的优势所在，客观上形成了两种信息的利用需要互相补充、相辅相成的要求。这进一步说明，必须统筹安排这两种信息的管理与开发，才能完整构成国家科技信息资源，合理开发我国的科技信息资源。
二、企业档案资源管理方法的探索
市场经济条件下，企业成为独立的法人和市场竞争的主体，档案不仅成为企业竞争力的保障，而且已经成为企业产品或产品的组成部分。因此，企业必然要把档案工作纳入经营范围，为企业创造更大的经济效益服务。企业档案工作者必须更新观念，从资源管理的高度重组企业档案工作，以企业档案信息的开发，带动档案实体的管理，促进企业档案业务建设的改革与发展。
（一）强化档案鉴定工作，把好收集关。
档案鉴定是档案工作的重要业务建设，其基本功能是保证档案的质量，提高档案工作的效益。这将成为企业档案业务的“龙头”工作。
强化鉴定工作必须更新传统档案鉴定的原则，避免低价值档案的“过度”保存造成浪费。为此，首先将档案鉴定为永久性和非永久（定期）性两部分，以便从收集开始采取不同的管理方法，分别编目和保存。第二、两部分档案除统一、及时地编入检索工具体系外，为确保非永久性档案的时效性，要重点开发专题目录、专题索引或简介等形式，使利用者及时利用这些档案。对永久性档案，则可有计划地编研各种高附加值和长效性的编研成品。
档案鉴定还要确定密级与保持其准确性。企业要在履行保护国家信息资源安全义务的前提下，从自身利益出发，以价值补偿为基础，合理确定档案的密级，尽量扩大档案信息的交流。至于因企业活动的发展变化，引起某些档案信息与现实不一致的问题，如在档案形成者要求修改图纸时，可通过计算机的自动登录功能在相关记录项中说明，并发出反馈信息，提示档案人员进行补充收集等。
档案鉴定涉及两个基本问题。一个是如何准确判定档案的价值；另一个是如何科学制定档案的归档范围。对于前者，档案部门应研究制定一个操作性强、比较具体的定性与定量分析相结合的档案价值因素体系作为鉴定依据，由档案的形成者据此提出评价意见，然后再由档案部门进行综合评判，以期在保证鉴定质量的前提下，提高鉴定工作效率。对于后者，应树立资源管理的效益观念，严把档案“入口”，改变归档范围过宽、归档率高达80—95%的现状。
（二）实施档案管理信息化。
档案管理信息化即采用现代信息技术和方法管理档案，目前主要是指运用计算机和网络技术管理企业档案。应该看到，档案是企业的一项重要资源，它既是企业资源配置的依据，又是资源配置的对象。作为依据，企业决策者根据档案部门提供的有关数据和资料，就能科学地确定资金、物资、设备和人员的流向与流量，档案工作起着资源配置的“参谋”作用。作为对象，企业档案工作的发展需要具备必要的条件，运用现代信息技术是最经济、最有效、最可行的办法。据统计，到1993年底我国档案部门拥有计算机已经超过7000台，因此，企业档案管理信息化的重点还在于有效开发和充分实现现有设备和设施的功能效益。这包括如何科学地规划资源管理的内容与程序；如何研制或选择适用、方便的管理程序软件；如何进一步深化计算机管理档案的功能，如系统的反映能力，图形、网络等技术的开发与应用等。
（三）简化传统的档案整理方法。
“整理”在档案管理中占有突出的地位。无论是哪种性质的文件归档，都必须按其“有机联系”组织成案卷。立卷已成为操作性和技术性较强的档案业务活动，甚至是“最具专业性”的技能。随着科学技术的进步，档案文件的内容越来越复杂，载体形式越来越多样化，立卷难度也越来越大。如果仍固守必须以“卷”作为档案管理的基本单位，必将过分牵扯档案工作者的精力，影响效率。档案信息化管理通过电子计算机，不仅能从浩瀚的库藏中迅速、准确地查找到任何一份档案文件，而且还能深入到对档案内容的控制，因此许多国家的档案部门已经不采用立卷的整理方式。为适应档案信息化的需要，应改革档案立卷的方法，即对永久性保存的纸质档案仍然采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立文件的逻辑组合方法设“虚拟卷”。这样做既满足了档案管理的要求，减轻了广大档案工作者的负担，可将工作重心转向档案信息的开发，同时也适应了计算机管理的特点，有利于档案工作的标准化。
（四）企业档案信息的交流方式。
市场体系的建立与发展，疏通了信息生产与消费的渠道，企业可以通过信息市场获得所需信息，也可以通过信息市场以自己的信息获利。这将在客观上改变企业决策者对档案工作的认识，必然要求企业档案工作与信息市场接轨，在保证企业的生产、管理与经营需求的前提下，面向社会拓宽档案服务范围，为企业盈利做出更大贡献。
上述新要求，对企业档案部门产生了深远影响。首先，它调动了企业档案部门开发档案信息资源的积极性，使它更加自觉地把信息开发作为主要任务，通过生产一定规模的档案信息产品，不仅满足了企业内部的需要，而且成为企业生产经营活动的一部分，并得到企业更多的支持与资源配置，为企业档案工作的发展提供保障。其次，它促使企业档案工作从封闭走向开放，密切了企业档案工作与社会其它信息机构的关系，为企业档案工作的发展注入活力。
为此，当务之急是要迅速学会组织与控制档案信息的交流，把档案信息交流作为实现档案工作高效益的重要手段，档案信息交流的范围越广、交流频率越高，实现的价值就会越大。但是，目前的交流方式不利于企业档案信息交流。企业档案部门应该正确运用价值规律，处理档案控制与交流的关系，制定合理的收费标准。在收取一定的服务费的基础上，根据档案信息在当前技术、管理和市场竞争中的作用，及信息加工的工作量，适当加收档案信息的效益费用，以双方都能接受的价格，保证和促进企业档案信息的交流。总之，由于企业档案现实性强，经济效益显著，应该采取“有偿”为主的交流方式。
（五）企业档案业务建设的拓展与重组。
企业档案资源管理在传统管理的基础上，以电子计算机为代表的现代信息技术的应用，使档案立卷、登记、编目、统计和著录标引等业务活动在计算机上一次完成，原手工操作中多人、多次的“环节”，在此已经难以区分。例如：完善计算机的统计功能，我们就能深入、具体地判定每份文件的价值量和逻辑归属，为收集、立卷、鉴定工作提供了科学依据；计算机在进行档案登记时，将档案的编目、著录一并完成，并很容易地建立起库藏档案内容特征和形式特征的数据库；利用计算机的编辑功能，可以获得各种档案专题目录和文摘型的档案编研成品，不仅强化了档案信息开发的力度，而且为档案部门实行信息咨询、跟踪服务等创造了条件。在档案部门与社会信息系统联网的情况下，通过计算机以特定的方式将档案检索信息送上局域网或广域网，为企业吸引了更多的客户与档案利用者，并将为企业获取更多的信息。作为网员，企业档案部门将真正成为国家和世界信息系统的一员，等等。
如上述，它不仅简化了档案管理工作，而且扩展了档案工作的功能，使企业档案部门在企业中担当起更加重要的任务。80年代以来，国外企业信息机构负责人从60年代的“数据处理经理”、70年代的“管理信息系统主任”，一跃成为企业的“首席信息经理”。首席信息经理“直接对最高经营决策层负责，其主要职能是辅助企业的高层决策和长远规划，实现企业的全面信息管理，包括负责开发企业的信息技术、健全企业信息系统、管理信息人员、实现企业内部的资源共享、沟通最高决策者与信息部门的联系等，成为一个身兼多职的核心人物。”[③]发达国家企业信息机构负责人地位的变迁，反映企业信息机构地位和作用不断提高的趋势，企业信息真正成为战略资源，发挥着巨大作用，企业信息管理因此进入了资源管理的新阶段。
三、企业档案资源管理的条件
企业档案资源管理是企业档案管理发展的必然趋势，具有特定的要求。这些有的目前已经初步具备，有的正在形成，有的则需要多方面的支持与配合，努力创造条件。
（一）企业档案资源管理的外部环境。
1、社会有效信息需求的强化。
市场机制的核心是竞争，而赢得竞争的必要条件是充分获取信息。这说明了信息在市场经济中的重要作用。我国市场经济的建立与完善，使国人把信息作为一种战略资源、经济资源、管理资源的意识不断加强，社会的信息需求越来越普遍、越来越丰富，成为企业信息资源管理重要的前提条件。
2、国家宏观指导的逐步完善。
从市场的微观活动来看，信息流愈畅通，市场机制作用就发挥得越好。企业被推向市场后，必然重视获取信息，以保证其生存与发展。从市场宏观运动来看，随着国家对企业宏观指导的完善，指令性的计划将越来越少，取而代之的是各种政策引导。企业在这种情况下谁能获取和运用信息，谁就掌握了进入市场的主动权，这就进一步诱发了企业的信息需求。
3、社会信息市场的初步形成。
信息市场为企业档案部门提供一个窗口，它使各种档案信息产品找到用户，同时也使自己了解需求情况，以便确定信息产品的种类和数量。但目前我国信息市场的发展状况还不尽如人意，主要表现在：大中型企业信息产品和服务商品化的意识不强，信息市场观念淡漠；信息商品品种单一，信息含量低、系统性较差、配套服务不够。企业档案部门应当从现在起研制开发具有一定规模的数据库，以丰富档案信息产品的生产，密切信息流通、反馈等各环节的联系，促进企业信息市场的完善与发展，实现规模效应。
4、企业管理信息系统的发展。
现代企业要求其信息系统，必须具有提供企业决策所需要的各种管理和商业信息的能力，以及在任何时间和任何地点按企业要求进行信息交流的能力。运用现代电子技术在企业建立企业内部数据库，这是目前我国大部分企业管理信息系统的现状。企业档案部门保存着企业的计划、产品、销售、科研等方面的重要资料，自然成为企业管理信息系统中各种信息汇集的中心。同时，联机数据库是企业查询市场、竞争对手最重要的信息源。
（二）企业档案资源管理的自身条件。
1、人才准备。
人才是档案资源管理的关键。资源管理的高科技与高效益，要求企业档案部门具有一大批信息意识强、掌握相关现代技术和专业知识的新型专门人才。它要求：（1）观念新，有创新精神。（2）结构新，即指人才组合的多样化和多层次，并保持协调、动态发展的需要。（3）技能新，表现为运用、处理信息技术的能力。
2、信息技术准备。
信息技术是开发信息资源的工具与手段。尽管我国不少企业档案部门已配备了计算机，也开发了一批管理软件，但技术基础仍很薄弱，有的运用不充分，有的长期搁置，或相互间不配套。因此，档案资源管理的技术准备，应该进一步加强和不断完善。
3、数据准备。
社会信息服务的趋势是规范化及联网化。规范化要做好档案信息的数据准备，以数据库为依托，采用国际或国家标准处理、储存、提供信息产品；联网化主要是指实现信息融通与信息资源共享。
数据准备质量主要取决于资料来源的权威性和准确性，这是建设高质量企业档案数据库的坚实基础。数据库的质量还取决于信息技术更新速度、服务手段与效率等。因此，企业档案部门在开发数据库之初要立足于高起点，特别注意数据的规范化、标准化，及时更新数据内容，使企业档案数据库成为最吸引用户的数据库之一。
（三）企业档案资源管理的组织建设。
企业档案资源管理要求有与之配套的组织建设，这包括档案机构的形式和档案管理制度等内容。我国市场经济体制的不断完善，使企业经营机制和组织形式发生了重大变化，企业档案机构的组织形式必须随之进行同步调整。在一些已经实行公司制的大型企业或企业集团中，相当一部分档案机构已改为信息事业部或档案信息部，它们大多是以原档案机构为主体，合并了图书、情报机构，以管理、提供、开发和交流企业所有信息为基本任务，发展为现代企业的信息产业。中、小企业在企业管理信息化的前提下，可选择集中或分散管理的组织形式。总之，企业档案资源管理的组织建设，都应树立“大信息”或企业完整信息的观念，选择与现代企业制度和现代化信息技术相适应的、高效的组织形式，以保证企业档案资源管理的实施。
注释：
①马克·尤里·波拉特：《信息经济》第16页，中国展望出版社1987年出版。
②吴红：《回顾“八五”—不断深入的企业档案工作》《中国档案》1996年第11期。
③卢泰宏：《国家信息政策》，第23页，科学技术出版社1993年6月出版。