走出企业档案分类工作的困惑，本文主要内容关键词为：困惑论文,档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于始终没有一个可以普遍指导全国企业的档案分类规则，许多企业档案分类工作便长期存在着困惑。这种困惑直接导致的后果是：企业档案分类方法各行其是，许多企业的档案分类方法处于经常变动之中，各门类档案分类方法不能相互协调，不能实现有机的整体联系。
一、问题的提起
1985年，自从《中国档案分类法》问世以来，企业档案工作者一直寄予厚望，希望它能够从全国的广度，指导企业档案分类工作实践，尽快地实现企业档案分类的标准化、规范化。经过长期的探索，人们终于发现，具体的企业档案分类工作与这部《分类法》难以找到一个切入点，它只能在理论上提供某些指导作用，难以应用于具体的企业档案分类工作实践。
1991年，国家档案局以国档发[1991]20号文件向全国转发了《工业企业档案分类暂行规则》，要求各行业、各地区予以实施。该《规则》对于统一企业档案分类、规范企业档案分类工作行为具有重要的和普遍的意义。在实施过程中，人们逐渐发现了一些问题，在实践中加以改进、完善，取得了更普遍地认可。中国人民大学邓绍兴教授经过总结多年的档案分类实践，提出了职能分类理论。笔者认为，以职能分类理论继续指导、完善企业档案分类实践，必然能够出现较为理想的局面，使得更广范围内的企业档案分类真正地纳入到标准化规范化轨道，开创出企业档案分类工作新局面。
而近来某些企业中试行的归档文件整理中的文件级分类方式，笔者经过初步研究后认为，它与《工业企业档案分类暂行规则》或其它传统的档案分类方式，是截然不同的，有着全新的概念。它对于今后的企业档案分类工作的影响如何，作用如何，以及如何指导今后的企业档案分类实践，这一系列的问题都是需要加以探讨的。
二、步入困惑
实践性很强的企业档案分类工作，一直是个老大难问题，以“杂乱”形容是基本上恰当的。若干种档案分类方式中，有以年代、类别、文种、地域、机构、问题、保管期限单一分类的；也有以年代结合机构、年代结合问题、年代结合期限、类别结合机构分类的；最为常见的是年代结合机构参考问题分类，或年代结合问题参考机构分类这两种方式。我国档案业务指导条块分割的问题，政令因人因时变动而引发相应规则一同变动的问题，企业档案工作随意性造成的问题等等状况，更加剧了企业档案分类工作纷乱。这是企业档案分类工作面临的困惑之一。
近期开始试行的以单份文件为最终归档单位的分类方式，可以称之为一种积极的、创新意义的改革，必将从根本上改变传统的文书档案管理观念。但是，这种分类方式尚不完善，存在着三个方面的缺陷。其一，这种全新的文件分类方式，失去了案卷分类的基础，或使得案卷类的特征不复存在，或使传统的案卷概念发生嬗变，与过去的分类方式无法吻合而割断了历史的延续。其二，这种文件级分类方式仅仅实现了文书档案分类的改革，其它门类档案由于继续沿用传统的分类方式，便使得原本有机联系着的企业档案板块发生了异步变化，必将引发企业档案管理基础上的紊乱。其三，实行这种文件级分类，对于手工检索存在着三个难题：①由于取消了案卷分类号、案卷标题等案卷级检索标志和检索途径，无法实现案卷级检索，而按归档文件目录查找文件则变得繁琐起来。②由于企业机构改革造成部门名称频繁变动，企业间又普遍存在着不按部门职能范围的规定乱行文现象，造成按部门检索文件上的种种困难。③企业中存在相当数量的归档外来文件，由于这些归档文件来源复杂难以按机构分类，就使得盒内文件难以保持有机的自然联系，使得此类文件查找难度倍增。如果大多数企业由于实行了新的归档文件分类办法而又无法解决上述问题，从而造成手工检索种种困难，就会成为企业档案工作面临的困惑之二。
长期以来，许多企业档案工作者在分类工作实践中进行了有益的探索与实践，总结出了不少好的经验，产生了一些可以推广的分类方法。但遗憾的是，这些实践未引起有关部门注意，这些实践经验未经过认真地梳理，这些好的分类方法没有得到认真总结和及时推广。更为遗憾的是，档案分类理论研究一直没有在实践中找到合适的切入点，一直没有以基层的企业档案分类实践为依托，建立在为指导企业档案分类实践服务的基础之上。诸如《中国档案分类法》、《工业企业档案分类暂行规则》，都不是采取自下而上，从群众中来，到群众中去，广泛征求群众意见的方式，而是将既定方案直接拿到少数单位试行后，就在全国推广。鉴于以上种种原因，在中华人民共和国成立之后的长达50年时间之内，竟然没有产生出适应于广大范围企业档案分类工作需要的规则。这是企业档案分类工作面临的困惑之三。
三、走出困惑
档案分类是企业档案管理工作重要的一环，应当遵循“维护企业历史真实面貌、利用原有管理基础、便于管理利用”的原则，全面、慎重地加以考虑。任何一种企业档案分类方法的实施，首先要考虑到尊重其所具备的整体性原则，有利于维护企业真实面貌，而不能由于分类规则的不一致将企业面貌搞得支离破碎；还要考虑到如何与原管理基础加以协调，搞好新旧两种分类方法的过渡，这是实现企业档案工作持续稳定发展的必要措施；最后，要考虑到这种分类是否便于档案管理利用，尤其是是否便于手工检索。《工业企业档案分类暂行规则》之所以在一些行业执行受阻，主要原因就是因为这种分类方法打乱了传统的文书、科技档案分类板块而不便于检索。同样，如果推行一种新的文件整理和分类方法而给检索造成困难，这种方法的实施也必然是要在许多单位碰壁的。其次，企业档案作为一个有机整体，即使仅仅改变某一门类档案的分类方式，也是牵一发动全身，引起全局性的不协调问题。单一门类的档案分类方式改革，往往受到其它门类档案原有分类方式的制约而使其积极作用黯然失色。企业档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的企业档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。
要实现企业档案分类方法改革，除了遵循档案管理三原则，进行统一规划、整体推进之外，还需要理论上的整合与实践上的踏步。
所谓理论上的整合，就是在企业档案分类理论上确定一个基本观念，即围绕建立一个科学的、完整的和系统的企业档案分类规则进行理论上的论证，力图使该规则符合逻辑严谨、整体贯通、便于实施的要求。在这个基本理论观念指导下，企业档案分类实践应当是有目的的、整体推进和分阶段实施的这么一种实践活动。因而，大多数企业的档案分类实践不再是盲目的、自发的或不自觉的状态，而是按照统一部署，先进行某一方面的实践，再进行另一方面的实践，分步实施，相互协调，总结经验，提出方案。这就是企业档案分类实践的踏步。理论整合与实践踏步的最终目的，是建立一个完整的、系统的、可以适应全国企业档案分类需要并适应于计算机档案管理的这么一个分类规则。全国几十万个各种类型、各种规模、各种所有制企业的档案工作，是十分复杂的局面，而实现全国企业档案分类标准化、规范化亦是新世纪企业档案工作的最终要求。制订出一个企业档案分类规则，体现出企业档案分类的原则性、统一性、权威性，把大的管住管好，又允许企业档案分类保留一定的差异性。贯彻这个分类规则，应当分步实施，分阶段完成，允许企业根据自己的情况逐步实现分类工作标准化。总之，没有这样一个分类规则，全国的企业档案分类标准化规范化就无从谈起；没有这样一个分类规则，国家档案部门对全国企业档案工作有效的宏观管理就无法实现；没有这么一个分类规则，全国的企业档案信息科学分类体系及高效率网络化管理亦无从规划。
笔者通过此文所表述的最终愿望是：建立一个可以统管全国企业各门类、各载体档案分类的，一个与过去的企业档案分类规则有着稳定联系的，一个在今后较长时期不会轻易变动的档案分类规则，使企业档案分类工作不再困惑。
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