移动办公软件在高职院校学生日常管理中的运用探究
刘嵩嵩
（丽水职业技术学院工商管理学院，浙江丽水）
摘要： 因高职院校辅导员工作内容杂、事务性工作重等特点，导致辅导员忙于应付日常事务性工作而忽略辅导员的其他职责。为了提高辅导员的工作效率，把辅导员从繁重的日常事务工作中解脱出来。利用移动办公软件处理和管理学生日常事务，根据实际需求设计程序、运用软件功能和模块。本文尝试将“钉钉”运用在学生日常管理工作中，打破层级化，让组织架构扁平化，使辅导员的学生管理工作的管理效率不断提高，充分发挥辅导员的指导者和引路人的作用。
关键词： 移动智能办公软件；学生日常事务管理；高职院校；辅导员
2016 年底，“最多跑一次”改革在浙江首次被提出。高校作为教育类社会服务组织，也应积极响应政务服务改革。2017 年5 月，省政府办公厅发文决定在全省政务统一部署使用移动办公钉钉系统。[1]教育部2017 年8 月31 修订通过的《普通高等学校辅导员队伍建设规定》中明确指出辅导员的主要工作职责有：“思想理论教育和价值引领、党团和班级建设、学风建设、学生日常事务管理、网络思想政治教育、校园危机事件应对、职业规划与就业创业指导、理论和实践研究”等九个方面。[2]同时，《高等学校辅导员职业能力标准（暂行）》中明确阐述了“辅导员应当努力成为学生的人生导师和健康成长的知心朋友”的职业定义。高职院校辅导员只有处理好事务性工作职责与其它八个工作职责的关系，才能更好的发挥辅导员的价值。如今，“钉钉”已覆盖全省，随着数字化政府的推进落实，将来有望将所有的公务都能在钉钉内办理，能够实现所有的办公和管理工作。数字化政府转型层面，浙江省在全国范围内已遥遥领先。钉钉在浙江政务服务中取得不菲的成绩，为高职院校辅导员管理学生日常事务提供了样板和思路。
一 高职院校辅导员工作现状及困难
（一）高职院校辅导员工作现状
高职院校辅导员工作的大部分时间往往都在于处理学生日常事务性工作和处理校园危机事件，这和高职学生生源质量下降有着密不可分的关系。近来年，高职院校不断扩招，标志着我国高等教育将进入普及化阶段。[3]同时，高职院校也流入了一批“混日子”的学生，这类学生普遍存在自主学习能力弱、个人生活习惯差、综合素质低等现象。高职院校学生相比普通高校学生，整体素质水平偏低，学生生源较复杂、起点低等特点，辅导员不仅要时刻关注学生的学习、生活出现的问题，还要在思想道德、精神品质、职业方向等问题给予帮助和指导。高职院校学生缺乏生活经验，缺乏主动思考能力，高职院校辅导员更像是生活指导老师。
记者随后来到蔡女士所说的这家串串店了解情况。在菜品区，记者发现串串所用的竹签都是发黑的，甚至带有霉斑，而非新竹签一般颜色，店里一位工作人员也证实了这一说法，告诉记者这些竹签的确是反复使用而非用完就扔的。对于竹签的消毒情况，店里的工作人员表示会用热水烫，烫完会放到消毒柜里消毒。在友谊阳光的“年年有串”火锅店，记者也同样看到竹签发黑、发霉的现象，后工作人员也表示这些竹签的确不是一次性的，而是会反复使用，消毒方法也是开水烫后放入消毒柜，但在工作人员所指的消毒柜里记者并未看到竹签，只放有碗筷，且消毒柜并未在运作。
（二）高职院校辅导员工作困难
2019 年4 月，经国务院常务会议讨论通过《高职扩招专项工作实施方案》（以下简称《方案》）。《方案》明确指出2019 年高职院校实施扩招，扩招人数将达到100 万人，不仅面向普通高中/职毕业生，而且面向退役军人、下岗失业人员、农民工和新型职业农民等群体。扩招后，高职院校学生基数进一步扩大，学生年龄、社会阶级、文化层次等结构将更加复杂和多元化，[4]辅导员配备比例不足、队伍年轻化缺少经验等问题更加突出。同时，学生规则意识普遍淡薄；[5]学生干部队伍力量有限；事务审批流程复杂；辅导员工作繁琐等问题无法得到有效的缓解。如今，00 后已成为高职院校学生中的主力军，00 后学生思想活跃，接受新事物能力强，受网络、亚文化的影响导致学生在人生观、价值观和世界观方面出现多元化倾向和极端化，[6]对法律、道德规范、校规校纪以及班级制度认同感较低。学生不按正常流程办理请假手续，外出集体活动不审批等情况屡见不鲜。学生干部有着双重身份，是大学生进行“自我教育、自我管理、自我服务”的骨干力量，也是协助辅导员进行日常管理的主要帮手。[7]但目前学生干部人数缺少，日常工作压力负担过重，导致部分学生干部退出队伍，甚至出现脱节现象，导致辅导员日常工作开展困难，增加了工作负担。学生请假审批、材料审核、处理突发状况等事务性工作对辅导员的身体和精力是一份巨大的挑战，[8]辅导员因公离岗、周末不在岗等情况时有发生，往往在紧急情况下无法及时处理。
二 移动办公软件在学生日常管理工作中的应用实践
（一）软件基本功能与团队建设
通讯录功能：团队创立后导入员工数据，建立个人档案，在团队内部的成员可共享通讯录，学生和老师之间无需再存通讯录，可以随时随地联系对方；分级管理功能：人员可按不同类别创建组织架构，人员结构清晰，一目了然；电话会议功能：团队成员可一键发起网络电话会议，团队成员每月可获得定量的免费通话时长；“已读未读”显示功能：私聊或群聊中发送消息，会显示消息状态，包括已读/未读人数及名单，同时群聊背景中还添加了“姓名+ 手机尾号”的水印，防止群聊消息泄露；DING 功能：可将消息或通知以短信或语音的形式通知到对方，保证重要消息100% 送达，任务DING、会议DING、日程DING 等功能可以满足辅导员日常工作的需求；工作台功能：审批、签到、日志、公告、钉邮、钉盘、管理日历、任务等各种工作应用，可以减少使用纸质文件，实现节能减排、低碳环保的理念。
1.提高辅导员的工作效率。2018 年9 月初钉钉软件正式在学院内推行，9 月中旬实现学院学生全覆盖。2018 年底后台数据显示，累计审批次数达5165 次，平均审批等待时间3 分钟。明晰的程序设计和钉钉软件的使用，减少了学生审批的等待时间，提升了学生的满意度，提高了辅导员的工作效率。钉钉“日志”模块除了文中提及的几种使用方法外，还可以运用在：宗教信仰调查、校园网贷排查、教师下寝室反馈、学生寝室紧急情况上报、意见反馈等功能上。
图1 团队组织架构
（二）学生日常事务管理中的运用
（1）在日常检查中的运用。在运用钉钉“日志”功能前，学生会督察部在特定时间（午休、晚自习前）内开展对寝室不文明现象劝导和记录的工作，全年午休，工作量较大。若发现违纪行为，则需要上报学生会秘书部做好记录工作。以往的工作因为没固定的上报途径，多以QQ、微信等方式上报，容易出现信息断层、违纪人不认账或者存在部分学生干部滥用职权等情况出现。利用钉钉的日志功能板块中，设立违纪上报模板，将违纪人姓名、班级、寝室号等信息详细记录，并要求附佐证材料及现场照片。固定的途径、违纪上报流程（图2）和统一的模板，可以降低错误率、防止信息断层或学生干部滥用职权等情况出现。同时，日志可以将接收人设置成学生会秘书部负责人、抄送人设置成辅导员，确保信息的真实性。日志的使用提高了学生干部日常检查的工作效率，学生会不同部门之间也消除了信息不对等的屏障。
1.在学生社区管理中的运用。学生社区管理主要分为“日常检查、晚查寝”两项工作：日常检查，管理督促学生养成良好生活习惯的主要方法；晚查寝，保障学生安全在校安全的重要措施，主要运用钉钉的“日志”功能。
图2 违纪上报流程
（2）在晚查寝管理中的运用。在运用钉钉“考勤”功能前，学生会督察部查需要在21：30-22：10 内完成查寝工作，清点寝室人数并做好人员签到，全年无休，工作量较大。若发现学生不在寝室时，督察部需要在第一时间联系其本人询问情况和回寝时间，并上报辅导员。查寝工作的顺利开展需要全体学生积极配合才能实现，但往往会发生部分学生不配合、谎报、阻挠检查等情况，严重影响了检查效率，学生干部查寝积极性也大打折扣。钉钉考勤功能的使用可以弥补学生干部队伍人员不足、工作负担重、学生不配合等痛点。学院采用人脸识别打卡系统，在规定的时间和地点（寝室楼）内进行打卡，有效的解决人工检查出现的谎报问题，简化学生签到流程，提高了学生干部的工作效率，减轻了工作负担。学院根据学生分布情况设立相应的考勤组（楼栋），因系统中已有学生的楼号及寝室号等信息，学生将自动进入相应的考勤组，每个考勤组都设立一个具有数据管理权限的学生干部。学生干部在考勤时间结束时导出“未打卡人员名单”，并上门进行核查。未打卡情况一般分为两种情况，情况一：忘记打卡，情况二：未归。情况一处理办法：为了体现制度人性化设计，学生每月最多不得迟到6 次（含6 次），若迟到6 次以上，将按照违纪处理。情况二处理办法：上报辅导员，并通过日志功能上报违纪情况，由辅导员进行下一步处理。考勤打卡时间、范围（GPS 定位）可根据实际需求进行设计。
图3 学生请假审批流程
2.在学风建设中的运用。学院学风建设以请假制度为基础，以课堂考勤为主导，依托学业预警机制，学风建设取得新成绩。学生请假、课堂考勤制度涉及到学院和学生会多个部门，参与人数较多，部门间关系较为复杂。如：考勤情况由班级学习委员上报至学生会学习部，任课老师上报至学院办公室。在上报过程中也发现诸多问题，如：班级学习委员或任课教师漏报、误报导致考勤信息缺失或错误；上报途径不统一，导致考勤信息无法长久保存。
志愿活动及外出审批采用钉钉“审批”功能，如志愿活动：申请人填写志愿活动情况，包括：时间、地点、人数、内容、联系人、联系方式等，按志愿活动审批流程（图5）审批，成功后抄送指导老师、学生会相关部门留档保存。
3.在学生班团活动管理中的运用。“班团一体化”建设是高校共青团改革的重要举措，[9]不仅有利于学校共青团保持和增强政治性、先进性、群众性，还可以进一步明确班级团支部组织设置和工作职责，对解决团支部工作虚化、弱化、淡化、边缘化等问题具有积极作用。在班团活动管理中运用了钉钉的“日志”和“审批”功能。
学生请假使用钉钉“审批”功能，设置学生请假审批流程（图3）。学生只要根据实际情况选择请假类型，包括：病假、事假、丧假、公假等四大类，填写好请假理由及请假时间，手动选择班级学习委员为抄送人。程序会根据请假时间自动分配审批人，审批成功或失败都会告知申请人，请假数据会默认发送到学生会相应部门，归档保存。
区块结构分为区块头和区块的数据部分这2个部分，源码在以太坊的/core/types/block.go中，数据层的函数关系图如图5所示。
以往的班团活动报告上交、学生外出活动审批、志愿服务审批等还采用纸质稿审批的形式，导致学生开展团日活动或班级集体活动较为随意，并产生“能不上报就不上报、能不审批就不审批”的消极思想，活动效果及质量良莠不齐。班团活动报告通过钉钉“日志”模块建立“班团活动上报”模板，填写人按照模板，包括：班/团支部名称、主题、时间、参与人数、活动内容简介等，结合实际情况进行填写，提交后系统自动按班团活动上报流程（图4）将日志抄送给团委副书记及相应的学生会部门留档保存。
图4 班团活动上报流程
学院请假办理程序分为以下四种类型：1-3 天由班主任审批；3-6 天由班主任签字后交辅导员审批；7-10 天由班主任签字后交学工办主任审批并备案；10 天以上有班主任签字后交学院副书记审批并备案。传统的请假审批需要学生根据请假时间将假条送至对应部门进行审批，往往受时间和空间的限制，会出现需要“跑多次”才能完成办理请假手续的情况。学生遇突发情况无法提前或及时请假的，只能事后补假，这将影响考勤管理工作的正常开展。
①再制造企业要在前期充分了解消费者的认知程度，开展实际调查获得相关数据，以此指导再制造产品的定价，开展再制造产品的市场需求预测。②加大再制造产品环保性能的宣传，推进再制造产品认定，进一步规范再制造产品生产，引导再制造产品消费，推动建立再制造产品认定国际互认机制，提高再制造产品理念的普及程度，促进再制造产业持续健康发展，提高再制造产品市场未来需求量。③在考虑消费者对价格差异接受度的情况下，利用技术和规模化手段，降低再制造成本，适当调整新产品与再制造产品的价格差异，从而促进再制造产品的市场需求的增量。
图5 志愿活动审批流程
三 移动办公软件在学生日常管理工作中的运用分析
（一）软件运用的优势
团队建设以L 职业技术学院M 学院为例：由M 学院党总支副书记（分管学生工作）作为M 学院团队（以下简称学院）的创建人，提供相应的材料完成注册，并通过钉钉官方认证，学院成立后根据实际情况创建团队组织架构（图1）并完善管理团队，再将收集好的学生电子档案信息库，包括：学号、班级、姓名、手机号、楼号、寝室号等信息批量导入到钉钉中即可完成团队基础创建。学院的管理团队分三级：三级主管（学院副书记）、二级主管（辅导员）、一级主管（班主任）。组织架构分为：管理团队组、教师组、年级组、寝室楼组，年级组中包含班级，其中班级为最小的组织架构，由班主任为直接管理。
2.工作方式变革.钉钉可同时登录PC 端和移动端，在办公室时可使用PC 端，公务外出可使用移动端。钉钉移动端有效地解决了辅导员离开电脑或办公室将无法进行日常管理或事务审批的痛点，处理审批变得更加便利，同时，将辅导员从大批量的审批表格中解放出来。
一座弃置的小丘，在柳宗元的笔下，便摇曳出别具特色的审美。《钴鉧潭西小丘记》一文的教学，往往更多的是关注“贺小丘而伤自己”的思想感情。其实，教学时不妨宕开一笔，另辟蹊径,从审美的角度出发，这样更容易走进柳宗元的内心世界，更能理解他对山水风物的独特审美体验。
（二）软件运用的困难及对策
1. 前期推广工作难度大。使用前，学生需要在手机上下载安装“钉钉”移动端，由于钉钉在日常生活中还未普及，学生对于日常事务办理使用钉钉表示难以理解，甚至有出现学生不配合等情况。此类情况可通过班主任及班长得宣传和疏导，帮助同学们认识和了解钉钉带来的便利来解决。
由此可见，泰国凭借总体理想的地缘环境和较强的文化影响力在同中国开展文化外交时采取了积极互动合作的行为，不仅合作的领域广、程度深，社会力量的参与度也较大。泰国既通过引进中国的文化和知识成果来丰富自身的文化内容，又通过积极向中国推广泰国文化来追求经济收益和积极国家形象的塑造，致力于在文化资源的互补中实现共赢。
2.运用在学生日常管理中的漏洞。钉钉软件并非是为高校学生日常管理而开发的，所以在使用过程中会出现学校规则和软件程序契合度不高而产生的漏洞，可通过人为干预或制定补充规则来弥补漏洞。如：学生社区管理中“晚查寝”打卡时间与公寓门禁时间存在时间差，学生容易在打完卡后溜出公寓；打卡（GPS）范围过大，学生可在公寓楼外打卡等情况。通过加强学生干部管理寝室的力度，如：在打卡期间专人坐班，公寓原则上只出不进，外出需登记姓名；加强突击检查频率等方法来降低此类问题所带来的风险。漏洞是无法避免的，但也并非无法弥补。相信，办法总比困难多。
四 结论
移动办公软件的运用可实现打破层级化，让组织架构扁平化，使重要消息及时传达到末端，并可随时随地在线办公，既有利于提高辅导员的日常工作效率，也有利于提高学生的日常办事效率。同时，积极主动地在学生工作中运用移动办公软件，推动学院由传统办公模式向现代化办公模式转换，推进学生工作“最多跑一次”改革。通过近两年的探索与实践，学院已达到100%学生使用钉钉办理日常事务，90%的学生日常事务可在线上完成的规模，这对学院实现数字化办公有着强有力的作用。同时，对高职院校学生日常管理工作起到积极促进的作用。
民惟邦本，本固邦宁。河南作为全国农业大省、粮食生产大省，改革开放以来，粮食生产连续跨上3000万吨、4000万吨、5000万吨和6000万吨4个大台阶，全省用占全国1/16的耕地，生产了1/10的粮食。
参考文献
[l]中国新闻网.加码互联网+政务浙江将在全省使用移动办公系统[EB/OL].http://www.chinanews.com/gn/2017/05-11/8221553.shtml，2017-05-11.
[2]陈睿.基于教育部43 号令谈新时代高校辅导员队伍的新要求[J].课程教育研究，2018(12):168-169.
[3]高静波.高职院校学生管理工作存在的问题与对策[J].内蒙古电大学刊，2017(04):29-30.
[4]徐永波.基于“互联网+”时代的高职院校辅导员工作模式探究[J].河南教育(高教)，2016(02):64-66.
[5]黄帅.大学生规则意识培育研究[J].新西部，2018(23):145-146.
[6]孙亮. 浅谈当代大学生亚文化及其特征[J]. 化工高等教育，2003(02):32-34+52.
[7]林宇晖. 关于高校学生干部队伍建设的思考[J]. 教育探索，2010(12):75-77.
[8]张坤，余苗.高校辅导员职业倦怠现状调查与分析[J].大学教育科学，2016(05):83-87.
[9]北京科技大学的“班团一体化”[J].中国共青团，2017(01):12-13.
本文引用格式： 刘嵩嵩.移动办公软件在高职院校学生日常管理中的运用探究[J].教育现代化，2019，6(87):329-332.
基金项目： 本文系丽水职业技术学院2018 年度校级课题（项目编号：LZYB201805）的研究成果。
作者简介： 刘嵩嵩，男，浙江丽水人，丽水职业技术学院工商管理学院，政治辅导员。
DOI： 10.16541/j.cnki.2095-8420.2019.87.121
标签：移动智能办公软件论文; 学生日常事务管理论文; 高职院校论文; 辅导员论文; 丽水职业技术学院工商管理学院论文;