摘要:随着社会的高速发展,互联网已经成为了企业的战略资源和高速增长的路径之一。而互联网的蓬勃发展也给档案管理工作带来了新的契机和变革。如何能够更好的将数字化运用到档案管理中去是每家企业都应该进行思考的话题。本文就档案数字化的介绍和如何正确的进行企业档案管理作一些浅显的讨论。
关键词:档案;数字化;企业;扫描仪
引言:
档案是一家公司的重要组成部分。档案管理更是对于每一家公司而言都是至关重要的,随社会发展应运而生的数字化档案管理比传统的档案管理更显复杂。要想做好数字化档案管理,我们就要对档案数字化建设有一个清晰的认识。
一、档案数字化建设的必要性
何为数字化?数字化是信息时代的专有名词,指的是将繁琐的信息转变为可以度量的数字[1]。理解了数字化,我们就不难理解什么叫档案数字化了。顾名思义,档案数字化就是指将档案的各种信息转化为数字化的形式进行储存,通过网络的方式建立信息与信息之间的联系。通常当我们领取了想要保存的文物之后,将文物进行简单的分类整理,之后再用扫描仪进行高速的扫描,在电脑端进行图像处理和质量检查,最后再进行数据的还原,将原件返还。跟传统的档案处理相比,在速度上面,档案数字化的建设会显得高效许多。以前档案的处理基本上都是人工操作,人工操作的速度不及电脑运行速度的万分之一,所以推进档案的数字化建设可以节约很大一部分时间。在成本方面,传统的档案管理不仅需要消耗人力物力,还需要占用一定的空间位置,反观档案数字化建设,基本上不需要占用任何空间并且可以腾出更多的人力去做其他事情,可谓是两全其美。在原件保护方面,数字化档案几乎不可能造成文件的损伤以及丢失,更是能够预防不法分子的篡改,可以保证文件的真实有效性。
二、公司如何进行档案数字化的建设
公司如果想要进行档案数字化的建设那就必须进行两方面的准备。一方面是硬软件方面的配备。进行档案数字化建设需要用到的设备主要有电脑主机、显示器、数字化扫描仪和墨盒等等,这其中最为重要的就是数字化扫描仪了。市面上有很多种数字化扫描仪,价格分别从三千到五十万不等,企业可以根据规模的大小和档案的数量来进行选择。市面上口碑比较好的主要有富士通扫描仪和精益扫描仪。在选择扫描仪的时候一定要注意选择能够支持公司操作系统的扫描仪,最好选择光学分辨率在600dpi以上,扫描速度每页1.65秒以上的扫描仪。一个良好的办公设备能够让我们在进行档案数字化的建设中得心应手。
另一方面是人员的配备。由于档案数字化的操作流程跟传统的档案整理操作流程差别很多,所以我们在办公之前需要先进行人员的岗前培训,力争每一个操作步骤都能够掌握熟练。当我们将档案取出来之后应按照规范的要求进行拆卷检查,确保页数的正确和内容的匹配。紧接着我们应该将单个纸张水平的放到扫描仪中进行扫描。需要注意的是这个过程不能操之过急。一定要等纸张扫描完成自动弹出之后才能够放入下一页纸张,这也避免了出现“卡纸”的现象。之后扫描仪会自动进行数据的采集,我们需要做的就是对比扫描仪所采集到的数据与原件之间是否一致,以及需要做一些位置修正、去边等处理。确认无误后应及时将扫描仪关闭并将原件装订成册进行归还。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆我们的工作人员应该对以上每个步骤的运用都勤加练习。当然,以上这些步骤都只是档案数字化建设中的基本步骤,后续还有数字化档案的归纳整理以及查阅步骤等需要进行学习。相信在实际操作过程中档案管理人员也会遇到各种各样的困难,我们要多向前辈进行请教,只有将理论和实践想结合才能够将合理地进行数字化的档案建设。
三、目前企业档案管理所存在的弊端
目前企业的档案管理普遍存在着这样一些问题。第一个就是重视程度不够,很多企业认为档案不能直接创造经济效应,殊不知资料是企业的重要凭证,是企业正常运行的支撑所在。也有很多企业在选择档案管理的负责人的时候不以为然,认为这是一个没有技术含量的岗位,所以很容易造成档案资料的混乱以及丢失,会让企业浪费掉大量的人力和时间。第二个问题就是政府对于档案管理的监管不到位。政府部门对于档案的整理、归档等制度不是很健全,这就导致了市场上企业对于档案的管理也没有一个明确的标准。与此同时政府对于档案的真实有效性也没有进行严格的抽查,例如很多偷懒的企业用的都是已经过期的营业执照,甚至在建筑行业,施工方还会模仿监理方的字迹进行验收合格的签字确认等。第三个方面就是个别区域档案的设备不到位。例如很多办公场所都没有自己专门的档案室,更没有档案所需要的打印机、档案箱等设备。往往那些企业对于自己的档案都没有一个固定存放的位置,这也是很多企业档案管理混乱的主要原因。
四、企业如何加强档案管理
企业要想使公司内部的档案管理变得更加规范,那么就要制定一个明确的规章制度。首先我们需要提升的是档案管理人员的素质[2]。现在都是信息化时代,企业的档案大部分采用的都是数字化档案管理,这种新型的管理方式比传统的档案管理更具有科学性和技术性。所以从事档案管理的人员除了具备一个很好的条理性之外还需要具备扎实的专业能力和积极向上的职业心态。只有正能量的人才能推动自己跟随社会发展的脚步一起进步。
除了人员的素质达标以外,我们还应该在公司里面“约法三章”。国有国法家有家规,如果一个企业没有一个明确的规章制度来进行管理的话那么整个公司都会混乱不堪,档案管理也不例外。首先我们需要约定的就是除了工作需要,任何人都不能随便动用公司的设备,非专业人士不能进行数字化扫描机的操作。因为每个设备都是具有使用寿命的,频繁的使用会是一种资源的浪费。另外数字化扫描仪所涉及到的专业度非常高,如果胡乱操作的话是极易对其造成损坏的。其次,公司应该至少每个季度都举行一次档案工作人员的业务培训,主要培训他们的专业知识和思想品德教育,让他们能够时刻了解到最新的档案管理知识。最后,公司应该对档案管理人员制定一个奖罚分明的制度,让从事档案管理的人员也有自己的职业规划,也能在工作中充满干劲!
五、结束语
档案数字化建设为我们企业带来了诸多方便之处,我们在进行档案数字化建设的同时也应该加强对于档案工作人员的重视和培训,以及档案管理制度的完善。一家公司只有拥有了一个完善的档案管理体系才能够在发展的道路上走的更远更稳!
参考文献:
[1]林燕.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].低碳世界,2017(10):263-264.
[2]何所惧.现代企业制度下企业档案管理研究[J].《商情》,2013(13):363-364.
论文作者:周仕博
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/28
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