关键词：机关事业单位；档案工作；信息化管理
引言
随着市场经济的迅猛发展，机关事业单位每天所产生的档案资料越来越多，内容也日益复杂和多样，加大了档案管理人员的工作难度。特别是在信息化背景下，需要档案管理人员第一时间将各种新技术掌握到，熟练操作先进的设备，有效提高档案管理的工作效率。如此才可以顺利收集、整理、存储、归档和利用档案的工作，更好地为机关事业单位的发展奠定坚实的基础。
1机关单位档案管理工作的重要作用
档案管理作为机关单位管理不可缺少的重要内容，直接影响着机关管理的水平和层次，是机关单位日常管理工作的基础和保障。一旦缺失档案管理，机关管理就少了翅膀，少了根基，很难高效地为社会提供服务和发挥行政职能。特别是信息化发展中，档案管理已经从传统单一管理转变为管理与开发利用并重的层面，机关单位档案管理缺乏生机，就很难谈及档案大价值的挖掘与利用，很难在信息化平台上实现服务水平的提升和行政管理的深入。因此，档案管理的规范化、科学化和高效化是机关管理的重要内容。
2机关事业单位在档案信息化建设方面存在的问题
2.1档案信息化建设设备，技术人才落后
机关单位档案信息化建设程度的高低与单位所掌握的信息化技术密不可分，若档案信息化建设的设备与管理技术落后，将跟不上现代信息化建设的步伐。就当前的状况来看，档案信息化技术落后的现象也存在于我国大多数机关事业单位。首先，电子仪器设备如果存在问题，在档案信息录入的过程中将会出现差错，导致录入的信息不完整或者转换质量低下等。若维修管理技术落后，遗失的文件不能及时找回或损坏的系统不能及时修复，将造成档案信息资源的巨大损失。其次，信息化建设还需要专业的技术人员来运营和管理，这也是保障实现机关事业单位档案信息化建设的一个重要内容。目前，由于缺乏熟练的运营管理技术人才，不仅会消耗大量的管理时间，还会影响档案信息化建设工作的进程。就提高档案信息化的建设工作效率而言,有必要选择和培训档案管理干部精通档案管理,熟悉机关事业单位的档案信息化业务流程,掌握基本的档案信息化管理知识,并且能顺畅地与计算机专业人员沟通,有丰富的实践经验和强烈的进取精神。
2.2人事档案管理人员的专业性有待提高
人事档案管理对机关事业单位的发展具有重要意义，但是目前部分单位人事档案管理工作缺乏专业性以及创新性的管理人员，有些人事档案管理人员属于兼职，并没有学习系统的档案管理知识。在人事档案管理的过程中，管理理念较为落后，没有使用信息化的人事档案管理技术，使得人事档案管理的信息化程度不高；同时有些人事档案管理人员难以对人事档案做出系统的整理以及数据分析。此外，有些单位的人事档案管理人员年龄偏长，缺少学习新技术以及新理念的能力；有些管理人员较为年轻，缺少丰富的认识档案管理工作经验。
3提升人事档案管理信息化水平的对策
3.1完善档案信息化管理制度
要以制度为切入点，规范和约束档案管理工作，将完善的档案信息化管理制度构建起来，有效保障单位档案信息化管理的顺利开展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在搜集档案信息上，要对收集的方式和手段予以创新，确保信息搜集的规范化，要结合重点搜集和广泛搜集，把档案资料的形成规律掌握到，并要展开统一集中性的档案管理，以便于更好地查找档案信息。此外，机关事业单位领导应对单位发展状况和目标进行分析，基于此，把行之有效的档案信息化管理计划制定出来，使统一性的网络档案管理模式形成，确保档案管理更加全面。同时还要和国家的相关档案管理标准以及自身的发展状况相结合，对标准的内部档案管理体系予以制定，统一规范档案的格式、内容、目录以及数据库信息资源等，使电子信息的数据共享顺利实现，促进档案资料利用率的提高。
3.2开发新技术，提高档案管理人员的创新能力
技术支持是机关事业单位人事档案创新管理的前提，目前信息化的人事档案管理模式已经广泛运用于单位管理之中。信息技术的高速发展为人事档案管理提供了便利，弥补了传统纸质档案管理中易丢失，难保存的缺陷，使得人事档案管理更便捷，更高效。在这一过程中单位应该重视对人事档案创新的技术开发，可以组建专业的研发团队，针对本单位的发展情况以及特征，开发出适合的人事档案管理的软件等，借助信息技术有效弥补当前人事档案管理的不足。其次，提高人事档案管理人员的专业性也是单位人事档案信息化水平提升的重要环节，专业的人事档案管理团队能够更好的服务于单位的发展，并为人力资源方面的建设提供有力支持。因此，机关事业单位应该加强对人事档案管理人员的专业培训与教育工作，可以定期考核人事档案管理人员的专业素质以及开展相应的培训与教学活动等；还可以聘请高校的专家、教授等来单位指导人事档案信息化管理工作；有条件的单位还可以派人事档案管理人员到国内外先进的人事档案管理单位学习信息化管理经验，从而提高人事档案管理人员的创新能力以及专业技能。
3.3转变管理模式
信息发展时代下，人们对信息的需求与日俱增。在信息技术的大力支持下，事业单位的工作媒体、工作思路和工作身份发生了变化，从纸质档案向电子档案转变，从传统的工作方式向办公自动化转变，从循序渐进的工人向更加务实的管理者转变。根据档案工作需要，加强基础设施建设，制定规范的档案管理流程，利用信息技术对档案进行收集、整理、分类，减轻档案管理人员的工作压力，提高工作效率，丰富档案管理工作内涵。
3.4统一信息管理标准
为保证事业单位档案信息化管理水平、发挥档案效用，首先要了解单位档案信息化的实际情况，严格审查单位所有档案，保证纸质档案全部录入，且缺失档案已经补齐。若发现内容错误、资料不足等问题，应及时提醒员工修补，为后续工作提供准确、全面的档案信息。同时，为保障信息化档案的安全性，要加强档案信息数据库的建设，加强安全防护，制定访问限制，消除档案隐患，提高档案的信息化管理质量。同时，要加强各单位的沟通，政府部门从中调度，统一信息管理标准，为档案信息管理提供依据，从而全面提高档案管理水平。
结语
综上所述，传统的纸质档案不适应当前的发展，电子档案得到了大力推广。机关事业单位要适应时代的变化，优化和创新传统的档案管理方式。采用信息化管理模式，既提高了档案管理效率，延长了档案资料的存储周期，又保证了档案资料的安全，使档案馆更好地为单位提供帮助和服务，为事业单位的长远发展作出有益贡献。
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论文作者:李杰
论文发表刊物:《城镇建设》2020年4期
论文发表时间:2020/4/13
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