电子文件真实性和可靠性的辩证思维，本文主要内容关键词为：可靠性论文,真实性论文,思维论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码系列。①随着计算机应用的迅速普及，电子文件的数量急剧增加，形式不断翻新，有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案。从理论上来说，电子文件具有档案的本质属性和一般属性。然而电子文件的真实性和可靠性始终是电子文件档案化中的一大障碍。笔者拟从以下几方面来探讨电子文件的真实性和可靠性。
一、电子文件具有物质性而非“虚拟性”
从辩证唯物主义的立场观点出发，电子文件的物理形态及物质特性是毋容置疑的。众所周知，电子是一种运动着的物质，人眼虽不能直接看到它，但它确实具有物质形态。而电子文件的形成和再现过程是先将声音、图像、数据、文字等信息转换成为电信号记录在硬盘、软盘或光盘上，再现阅读时又将电信号转换成可视、可听的信息。这一过程是一个电子运动的过程，这个过程所形成的电子文件是实实在在的物质形态，而非“虚态”（虚拟）。从这个意义上说，电子文件与传统文件（如纸质文件）都具有物理的实态，只是它的书写、阅读方式和信息载体不同而已。电子文件是信息与载体的统一体，这就使得电子文件本身具有物质性。因为在计算机上输入或输出的程序和信息，通常皆以文件的形式暂驻在计算机的存储器上，而要长久并保证其原始性，则必须将其拷入软盘、磁带或光盘上而使电子文件具有物质形态。
诚然，电子文件的信息具有流动性，一份电子文件可作为不同机构的不同用户为了不同的目的根据不同的指令产生的一种合成物或随机存贮的“窗口”而暂时存在。即使这样也不能断言电子文件是“虚拟”文件。我们知道，计算机数据库特别是相关数据库（关系型数据库），不仅具有逻辑结构，而且具有物理结构，这两者是密切关联的。例如，适用于大中型计算机也适用于微型计算机的ORACLE数据库，既有表示空间的逻辑结构，更有物理结构。其物理结构包括数据文件、控制文件、日志文件等。可见，数据库具有实态的物理记录。在关系型数据库中，用户可以根据自己的需要查询和组合数据进行输出，这时，用户输出的信息已不再是原来散落在库中的数据元数，而是一份新的电子文件。这份新文件不论是出现在显示屏幕的窗口上，还是拷贝在软盘、光盘上，都是载体与信息相结合的实实在在的“物质形态”，这是电子文件具有真实性和可靠性的物质基础。
二、电子文件具有真实性和可靠性的内在依据
电子文件的真实性和可靠性源于它的原始记录性。在数字化时代，国家机关、社会组织和个人在其社会实践活动中，要阐明意图、进行联系、记述情况、处理各种事务，必然形成和使用许多电子文件。这些电子文件是与形成者记录的活动本身共时态生成的。其所记录的信息，既可以是文件形成者作为对外部的随机反应而产生的，也可以是文件形成者根据长期思索、长期材料积累而系统产生的；既可以是文件形成者既往的或将实施的实践活动的反映，也可以是文件形成者抽象的、形象的、直接的思维活动的反映；既可以是个体思维的结果，也可以是双方、多方或群体间通过信息组织、交换、整合、附加而形成的共同结果；既可以是文件形成者将头脑中积存的或当时生成的观念加以外化的结果，也可以是文件形成者将当时接受到的外部信息经过头脑加工固化的结果；既可以是感性、经验性的知识，也可以是理论化的知识等等。这些信息都有其生成的特定时间、特定条件、特定环境、特定职能，这种时间、条件、环境、职能是与特定行为主体自身当时的特定活动、特定的责任或意愿、特定的素质与技能密不可分。这种信息一旦记录到磁盘、光盘等载体上而形成电子文件，就成为行为主体活动的历史印记，成为文件形成者确有此项活动的历史凭证。电子文件所记录的内容虽然各种各样，但归根到底是客观世界的反映。其记录的形成与形式是主观的、有意识的，但文件记录所反映的客观世界的方面、领域、层次，记录的方式（数字式代码、计算机、磁盘等）却是不以人的意志为转移的，是要受到当时历史条件和文件形成者自身的特定因素所制约的。因此，电子文件与其形成者记录的活动过程的共时态性使电子文件具有原始记录性的内在依据，而原始记录性则是电子文件真实性和可靠性的内在依据。
电子文件由以具有原始记录性而存在真实性和可靠性，这一点是毋容置疑的。然而，反映同一客观事物的各种原始记录性，其形成与事实发生之间存在着不同程度的时差，其内容与客观真实之间存在着不同的偏离，其反映的事实、观点、要求、意志、情感、理想等与实践实施状况、实践检验状况之间存在着各种复杂的情况。因此，对电子文件由以具有原始性而存在的真实性和可靠性，应该辩证地理解。一方面，电子文件是在数字化条件下的实践活动中执行特有任务时，作为信息与载体的结合而形成的。所以电子文件在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，也是比较可靠的。另一方面，就某份特定的电子文件而言，其所记录的信息内容有的是真实的，也有的是不真实或不完全真实的。但即使文件内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了电子文件形成者的认识水平、本来的意图或欺骗活动。就此而言，电子文件仍由于不失为其形成者活动的历史记录而具有客观的真实性。总之，由于客观事物的不断发展，人们的认识总有一定的局限，加以各种复杂性的原因，以至有些文件的内容所描述的某些事件和现象不符合或不完全符合客观实际，这在现代社会生活中是绝难避免的，因此，我们要坚持用辩证唯物主义的观点对待电子文件的真实性和可靠性。
三、电子文件的真实性和可靠性难于保证
电子文件对计算机系统的依赖性影响其真实性和可靠性。由于电子文件是通过计算机将信息转换成数字式代码记录在载体上的，因此，电子文件必须依赖计算机系统才能具有生命力和发挥作用。离开了计算机，人既无法识读更无法对电子文件进行管理。另外，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大的困难，这就需要保存原有系统，或者为适应新系统做一系列的转换工作才能确保该份文件的可读性和可管理性。电子文件的这种依赖性，使它的原始性不能独立于计算机系统之外，使原始性缺乏“货真价实”的可信度。因为计算机既能形成电子文件，也能改动甚至删除电子文件，在系统操作过程中稍有不慎，便可直接危害电子文件的原始性。由此，电子文件真实性和可靠性就会令人生疑。
信息与载体的可分离性影响电子文件的真实性和可靠性。传统的纸质文件的内容和最初形成时的特有的标记被同时固定在载体上，使之打上明显的原始性烙印。而电子文件的信息与载体是可分离的，且载体材料和字体与其它电子文件相比没有任何特性。电子文件的信息可以根据需要随时扩大、缩小或改变其存储空间，可以通过操作系统改变其在硬盘上的存址，可以从硬盘拷入软盘、磁带或光盘上，可以通过网络而流向异地。电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃、甚至销毁的危险，被修改、删除后，甚至不留任何痕迹。这就决定了电子文件的原始性不易被认可，从而损害了电子文件的真实性和可靠性。
信息的可变性和技术的不稳定性影响电子文件的真实性和可靠性。一方面，由于电子文件的信息记录和再现过程都要通过电信号转换，人们有条件对电信号转换环节进行主观干预，对信息进行修改、拆拼和重新编辑，使再现的信息与原信息在内容上、性质上和形式上不同，使原来的文档荡然无存，从而使电子文件无真实性和可靠性可言。另一方面，电子文件存储介质的物理寿命较低，材料易氧化变质和受外磁场影响，很容易抹去电子文件介质上存储的数据，造成信息丢失，破坏电子文件的真实可靠性；同时，由于技术更新快、寿命短，使原有的设备和程序失灵而被淘汰，按原有程序形成的电子文件有可能读不出来，给电子文件真实可靠性的鉴定带来很大麻烦。
总之，影响电子文件真实性和可靠性因素很多，而能有效解决问题方法却很少。
四、电子文件真实性和可靠性的保证任重而道远
面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须与计算机软件技术人员联合起来，积极行动，从技术上、法律上和管理上采取措施。
技术途径是保证电子文件真实性和可靠性的基本前提。如果没有相应的一套保证电子文件安全性的技术，电子文件的原始记录性就很难保证，其真实性和可靠性就会令人怀疑。目前，技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制技术、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中“数字时间印章法”是当前最新的方法，该法可用来确保电子文件的真实性和原始性，若归档的电子文件被删除或修改，该文件生成时在网上登记的时间也是无法改变的，从而保证电子文件的真实性和可靠性。然而，保证电子文件的真实性和可靠性的技术只能是暂时的、阶段性的和相对的，因为电子文件的加密和解密技术、保护和反保护技术都在不断的发展，正所谓“道高一尺，魔高一丈”，要找到一种更加完善的技术途径尚待时日。
法律是保证电子文件真实性和可靠性的最有力的武器。必须制定严格细致的法律，规范人们的行为，严厉打击那些专事信息技术破坏、干扰和窃密的人。笔者以为，保证电子文件真实性和可靠性和途径主要有：（1）用法律的形式明确电子文件的法律效力， 使电子文件的真实性和可靠性有可靠的制度约束。从理论上说，电子文件具有法律效力是毫无疑问的，因为电子文件具有作为法律证据的可采性，同时也具有作为法律证据的证明力。②（2）明确档案馆在电子文件管理中的地位， 赋予档案馆转化电子文件为电子档案的职能，使维护电子档案的真实性和可靠性成为档案馆法定的责任和义务。（3 ）将电子文件的制作规程纳入法制化的轨道，规范电子文件在网络上的运行与利用，保证电子文件的知识产权安全。
有效的管理是保证电子文件真实性和可靠性的重要措施。有效的管理必须有有效的制度。笔者以为，有效的管理制度主要有磁盘文件登记制度和前端控制制度两种。磁盘文件登记制度从两个方面入手：第一，先由文书处理部门按照电子文件是否要归档为原则进行初步鉴定，然后再按文件性质分类拷入软盘，并在软盘上贴上标签，登记入册；对中途需打印、修改、复制的文件，要实行严格的部门审批、登记制度。第二，档案部门对已归档的电子文件更要履行严格的移交、登记、管理制度。前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档管理。是一种主张“在文件形成前采取行动”③的电子文件管理方法。其具体方法是：由主管部门指定专门机构或人员负责，在电子文件形成、运行、归档、保管过程中，采取有效的措施，确保电子文件的原始性、真实性和可靠性。
在我国，尚没有保证电子文件真实性和可靠性的较为完善的相关措施，但电子文件的真实性和可靠性问题已引起了许多档案工作者的重视。保证电子文件的真实性和可靠性将任重而道远。