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摘要：在中国日新月异的时代，信息化档案管理发挥越来越重要的作用。随着信息技术和互联网技术的不断发展下，信息化和数字化时代的到来，也为档案管理的改革和发展提供了多样化的途径。在旧时代背景下档案管理工作，往往对于档案的相关具体工作都是局限在纸张之上，比如扫描、检索等工作耗时耗力，工作成效相对较低。原来的信息化管理已经不适应现金时代的步伐，为实现资料管理的科学化、规范化，更充分地发挥资料的作用，为本事业单位各项工作服务本人提出几点自己的看法。
关键词：信息时代，档案，管理制度；
一、目前我国档案管理工作想说说几点问题
1.1观念和理念跟不上信息化的步伐
当今社会已经进入了一个信息化的社会，信息化管理档案是社会发展的必然趋势，我国的档案管理工作，工作重点在于档案的保存，而档案的实用性较差。作为档案管理人员加强对电子文件的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性；而档案管理部门，更要适当加大管理投入，及时配备相应的人才与设施，促使档案管理水平走上一个新的高度。档案作为记录社会一系列的发展、变革的文件信息，对于社会的发展具有重要的借鉴和参考意义。
1.2管理模式有点陈旧
组织实施党和国家有关档案管理工作的方针、政策、法规以及上级档案行政管理部门制定的有关规定、办法、细则。对本局的全部档案及有关资料实行综合管理，认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，并积极提供利用，为本局各项工作服务。负责指导和督促本局各科室做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。不断改进档案工作，逐步做到案卷质量标准化，档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化。
1.3 规划设计可以更加完善
严格执行《档案法》、《保密法》，维护档案的完整和安全。在统一领导、分级管理的原则下，负责对本局各科室的档案工作进行业务指导、检查和监督。对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作，并按照有关规定将应进馆的档案移交至区档案馆。随着档案管理的信息化到来，相关的档案管理人员只需要先期进行档案的数字化录入、归类、建档，就可以实现之前的档案信息数字化要求。与此同时，档案数字化和信息化的过程，也有利于档案的保存，减少相关单位对于档案信息保存的物资投入。档案信息化管理体系将传统的纸质档案管理方式和电子档案管理进行有效融合，方便档案的检索使用，提高了档案的使用价值
为实现我区市场监督管理系统（含工商质监、食药监板块，下同）档案工作的标准化、规范化和科学化，更好地为市场监督管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《广东省机关档案工作业务建设规范实施细则》等有关规定，结合我局档案工作实际，特制定本办法
二、新形势下信息化档案管理的几点想法
1、档案室的基本任务
1.1贯彻执行党和国家关于档案工作的政策法规，规划全局档案工作。
1.2制订本局档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
1.3管理本局全部档案，负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁及提供利用等工作。
1.4在统一领导、分级管理的原则下，对所属部门的档案工作进行检查、指导和监督。
1.5遵守和执行保密纪律、制度，维护档案的完整、安全和有效利用。
2、档案的整理与归档
本机关工作中形成的具有保存价值的文件材料，各科室应将办理完毕属归档范围的文件材料于翌年三月份前送交兼职档案资料员整理，移交综合档案室，由综合档案室整理归档。当年的文件材料、资料在第二年的六月份前整理归档。设备、仪器档案在设备安装运转合格，投入使用后二个月内将所有技术图纸、文件材料整理移交归档。设备、仪器档案在设备安装运转合格，投入使用后二个月内将所有技术图纸、文件材料整理移交归档。需归档的文件材料参见《顺德区市场监督管理局材料归档和不归档的范围》。信息化时代下，档案管理的改革不仅仅在于工作模式和方法的变革和发展，更是需要每个档案管理人员转变工作思维和模式，提供期工作积极性。转变工作思维不仅仅是对于自身工作态度和模式的改变，更是要求每个档案管理工作人员在实际的工作中要积极的培养自身的改革和创新的思维，在信息化的档案管理时代下，积极为档案管理的发展与研究提供更多的途径。
2.1档案归档要求
（一）归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
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（二）本局应归档的文件材料都要进行分门别类规范整理，要保持归档文件材料之间的有机联系，区分不同保存价值，分类整理、立卷归档，案卷标题简明扼要，便于保管和利用。
3、档案的鉴定、销毁、移交
综合档案室应根据国家档案局和上级业务部门的有关规定，制定并实施本局各种门类、载体档案的《档案保管期限表》。本局成立档案鉴定销毁小组，负责对档案进行鉴定与销毁。
定期对超过保管期限的档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，由鉴定销毁小组提出意见，档案员进行登记造册，经局分管领导批准，办公室指定两人以上监销，监销人应在销毁清单上签字，方能销毁。任何人不得擅自销毁档案。
凡需向区档案馆移交的档案，按有关规定及程序进行移交。详见《档案监定、销毁、移交制度》。
4、作为档案管理人员必须职责落实
档案室应编制必要的档案目录等检索工具，开展档案编研工作。档案室要建立健全档案的查阅、复制和利用管理制度，严格审批权限和手续。详见《档案资料查阅利用制度》。档案室要设置必要的保密设施，严格执行《档案保密制度》，遵守《保密法》和《保密守则》，保证档案的完整和安全。经常参加爱党爱国的教育，增强主人翁意识，提高档案信息保护能力，切实做好保护档案信息的管理工作。
专门档案中涉及的保密事项，需经分管档案工作的局领导批准方可查询；企事业单位内部审批文件，在办理涉及企事业单位的案件时方可查询，查询时需经分管档案工作的局领导批准；案件档案副卷原则上不得借阅或者查询，若要借阅或查询需经办案机构领导同意、主管局领导批准，并在借阅手续上注明借阅或查询案件档案副卷。
纸质档案影像电子化后，原则上只提供电子化影像档案查询，如确有特殊需要须查询书式档案，须经部门领导批准同意，查阅时应在档案管理人员目力可监督的指定地点阅读。
5、对档案管理人员的奖励与责任追究
档案管理工作必需严谨而且有很很大的责任心，但在管理档案中有成绩显著者，应给予适当的奖励。对违反国家档案法规及本局有关规定，致使档案丢失、失密、损坏的当事人，应按《档案法》、《广东省档案违法行为处罚办法》等有关规定，根据情节轻重给予惩处。
有下列行为之一的，根据情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分，造成重大损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的，依法追究刑事责任：
5.1不按本办法的规定进行立卷归档的；
5.2无特殊原因不在规定时限内进行移交的；
5.3无特殊原因未按期归还借出档案的；
5.4损毁、丢失或者擅自销毁专门档案的；
5.5擅自提供、抄录、公布专门档案的；
5.6涂改、伪造业务档案的；
5.7非档案管理部门利用专门档案谋利的；
5.8档案管理人员玩忽职守不按规定管理、利用档案的；
5.9直接领导人、主要负责人管理不力失职的。
6、档案鉴定销毁移交制度
6.1档案室根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。
6.2档案的鉴定工作，应在本局分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行鉴定。
6.3销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见、填写“销毁清册”，经部分管负责人批准后，必须由两名人员在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
6.4未经鉴定和审批，任何单位和个人都不得销毁档案。
6.5档案室应确保永久、长期（长久、30年）保存的文书档案在本局保存期满十年后应连同有关的检索工具一并向区档案馆移交。
6.6档案室工作人员调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开原岗位。
四、结语
总之，企事业单位专门档案属于国家档案的组成部分，受国家法律法规保护。各级市场监督管理局要充分利用现代科学技术手段，不断完善档案管理方法，逐步实现档案管理的规范化、标准化和现代化。为了提高档案的使用率，我们档案员要从现实出发，从较高的角度着眼，希望可以早日实现科学信息化档案管理的目标。
参考文献：
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[2]刘伟伟．试析如何创新事业单位档案管理工作［J］．东方企业文化，2014(22)．
[3]孟艳丽.信息时代下档案管理工作的创新探究[J].办公室业务,2017,3:147.
论文作者:吴泽民
论文发表刊物:《文化研究》2018年第6月
论文发表时间:2018/8/6
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