论改革机关档案管理方法，本文主要内容关键词为：档案管理论文,机关论文,方法论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机的应用和电子档案的加盟不仅多了一种管理工具和一种档案载体，而且导致了机关档案管理方法的改革。主要原因在于：计算机具有人工无可比拟的优势，使提高管理水平的改革具有可能性；纸质档案的功能被部分替代，使简化其管理方法的改革具有必要性；机关工作发展和人员精减，使上述改革具有迫切性。目前，下列改革应该引起重视。
一、建立新型的档案两套制
60年代中期，国家档案局提出“省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位，……只要求永久保管的档案实行两套制。”（注：《国家档案局函送〈关于杭州清理鉴定档案工作座谈会议纪要〉》）其目的“一是为了确保永久档案的安全，一是为了解决机关日常利用。”（注：《国家档案局函送〈关于杭州清理鉴定档案工作座谈会议纪要〉》）此后，不少中央、国家机关不同程度地实行了两套卷制度，在确保档案安全，满足利用需求方面发挥了重要的作用。但也应该看到，两套制的建立与管理，是以大量人力、物力、财力的支持为基础的。
目前，电子档案与纸质档案共存，应该制成新型的档案两套制。电子档案提供快捷、简便、灵活的信息服务，满足利用者的一般需求；纸质档案长久保存，以备查考。这就要求我们对两种载体的档案进行科学的统筹管理，充分发挥各自的优势。一是接收电子文件归档、建立纸质档案的数字附本和进行文、档一体化管理必须使用同一的数据库管理系统。二是电子文件的归档范围一般与纸质文件相同。电子档案的数量少于纸质档案时，应根据需要和可能确定其内容的完整程度，并协调管理。三是电子档案必须与纸质档案具有相同的逻辑结构和逻辑关系。
二、建立新型的检索工具
传统的纸质检索工具按功能可以分为查找性检索目录和报道性编研材料。但前者已不能适应信息社会的需求，后者则不能用来查找档案。因此，需要新型的检索工具。建立计算机档案信息检索系统及其数据库是理想的选择。
与纸质检索目录相比，其主要优势在于：
1、取消建立各级各类纸质目录的重复劳动。
2、通过全文检索，实现对档案一次信息的开发和利用。
3、自动检索，提高质量和效率。
4、提高检索功能。包括多层次、多途径检索，以及智能检索等。
5、输出任意形式的纸质备查目录。
与纸质编研材料相比，其优势在于电子编研材料的结构化数据既可以提供检索，又能查找到相应的档案。实现二次信息利用与一次信息检索的统一。
三、采用新的立卷方法
1、简化立卷方式。立卷是对归档文件进行逻辑分类，并组成不同的文件集合。立大卷是取上位类的内容，将尽可能多的同类文件组合成一个案卷。立小卷是取下位类的内容，甚至取最小的文件集合——一事一卷。不立卷则有两种情况：一种是以件代卷。另一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案。笔者认为，机关职能不同，档案情况也不尽一致，只要逻辑关系清楚，操作简单，便于保管和利用，不损伤档案，立大卷、立小卷和以件代卷都是可以选择的方法。同时，文件集合的存在方式是一个值得重视和研究的问题。以件代卷是一个大胆的尝试，需要有一个“实践、认识、再实践、再认识”的过程。但取消文件集合是不宜普遍采用的方法。
2、取消件装订。件装订是与卷装订并存的一种案卷装订方法。它以卷内文件的“件”为单位进行装订。其优点是便于提供利用，缺点是工作量大，容易丢失，不便于保管等。因此，在纸质档案不再提供日常利用时，卷装订的方法利大于弊。
3、替代手工操作。过去文书立卷中有大量的手工操作，例如抄写案卷目录、赋予档号、进行各种登记统计等。现在这些工作都可以通过计算机的应用和电子档案的管理自动完成，但要进行一些改革。例如改硬卷皮为软卷皮，因为硬卷皮不能上打印机。改为软卷皮后，案卷“必须装入卷盒内保存”。（注：《文书档案案卷格式》(GB/19705-88)）
四、采取新的保管方式
传统档案保管中的有些工作可以通过计算机的应用和电子档案的管理以新的方式予以实现。
1、自动积累全宗卷材料。全宗卷是“记载立档单位和全宗历史演变情况”（注：《档案馆工作通则》）的专门案卷，需要长期、不间断地积累材料。应用计算机管理，可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置（及其变更情况）、年度归档移交、鉴定销毁、库存档案等反映全宗情况的逻辑文件。至于输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检查记录等电子文件，自然是全宗卷中的永久住户。
2、建立新型的库址管理工具。“案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图”（注：《机关档案工作业务建设规范》）或建立“档案存放位置索引”，（注：《档案管理学基础》（陈兆祦、和宝荣主编））指明案卷的位置和库房与装具的利用情况，以便迅速、准确地取、放档案并进行管理。应用计算机管理，可以记录或自动赋予档案保管单位的库址位置，指示其存放地点和档案装具或库房的利用情况，并绘制各种示意图。是集多种功能于一身的新型的档案库址管理工具。
3、建立新型的代件卡。代件卡是记录、掌握档案被利用情况的工具。应用计算机管理，可以随时了解档案被利用的情况，并作为进行鉴定、确定保管期限等管理工作的参考和依据。具有一举多得的功能。
综上所述，计算机应用和电子档案加盟引发的改革使机关档案的管理方法趋于科学化、简单化和自动化，促进了整体工作水平的提高。但是，要使改革做到有理、有方、有则，还要从实践到理论，从微观到宏观，从管理者到利用者，从档案室到档案馆等多方面进行研究和论证。尤其是纸质档案管理方法的改革，应该与电子档案管理方法的建立同步进行，统筹考虑，统一部署，统一管理。