摘要：信息化时代让很多行业的工作方式实现了电子化作业，低碳环保理念又倡导了无纸化办公。在这种形势下档案管理工作也正在向着信息化方向变革，然而在实际工作中，电子化档案呈现出了很多漏洞和不足，纸质实体档案的优势和重要性逐渐突显出来。本文首先分析了信息化时代纸质实体档案的特点和优势，然后从档案管理的真实性、稳定性和持久性等方面详细分析了档案管理的重要性，旨在为档案管理工作者提供参考。
关键词：信息化时代；纸质档案；档案管理
“白纸黑字”是纸质档案的显著特点，落笔成文后很难对其内容进行不着痕迹的更改，这就保证信息真实可靠。电子档案虽然在存储和档案转接等具体工作中体现出了优秀的时效性，但是受到信息化更新升级频繁的影响，电子档案的保存和提取将成为一大问题。所以，信息化时代如何处理纸质档案，如何延续纸质档案的优势来弥补信息化的不足也成为了研究的课题。
一、信息化时代纸质档案的特点及优势
1.信息化时代纸质档案的特点
纸质档案是以笔和纸对社会组织和个人在工作生活中直接形成的各种不同形式的信息进行记录与保存的档案形式，是以纸张作为载体的一种文件，是资料的记录，是历史的延续。纸质档案最先产生在中国，东汉时已经开始用纸张书写文件，魏晋以后纸质文件逐渐增多，但官府公文仍以简为主。到东晋末年，下令公文全部用纸书写，诏令中说：“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。纸质档案便于管理和利用，主要特点是信息表述与载体的依附性、档案信息的原始凭证性、信息存储介质的耐久性、信息存查安全可靠性，这些特点是电子档案介体无法取代的。
2.信息化时代纸质档案的优势
在新的历史时期形成了大量有别于传统纸质档案的电子档案，数字化、网络化已成为现代档案工作的发展方向。由于各种新型档案载体的出现，如电子档案、传真档案、录音录像档案，对纸质档案造成了一定的冲击，但纸质档案优势是不言而喻的。纸质档案具有真实性和安全性的特点。档案的一个重要功能便是凭证功能。因此，档案的真实性和安全性便显得尤为重要。纸质档案难以做到无痕迹的修改，“白纸黑字”的纸质凭证具有较高的可信度。纸质档案具有直观性的特点。纸质档案在其没有损毁的情况下，往往直观、便于查阅，有利于我们快速有效地获得需要的信息。纸质档案具有很强的凭证效力和法律效力。纸质档案的形成是由文件直接转化过来的，对过去的情况客观地记录，其凭证功能令人信服。尤其是纸质档案记录了历史客观资料，在档案里反映了当时的真实情况，具有凭证性作用和无可比拟的法律效力。像笔者所在单位经常签订的工程合同、招投标合同等，均需要相关负责人签字、盖章，这些原始资料固化在纸上，不可篡改，是其他档案形式无法替代的。总之，信息化时代中纸质档案依然有很多优势，这些优势是现阶段电子档案所不具备的。
二、信息化时代纸质档案的重要性分析
1.纸质实体档案具有真实性
档案之所以重要，是因为其信息的真实性和可靠性，这也是档案属于国家机密文件的原因之一。从法律层面分析，档案是信息来源的原始数据，档案信息具有法律效力。电子档案在信息化时代体现出了诸多优点，但是电子档案无法体现出档案的原始性和真实性。尽管很多档案是对原始纸质档案的扫描，然而通过PS等多种图像处理软件依然可以对档案信息进行更改。相比较而言，纸质实体档案的真实性优点凸显出来，即无法对纸质实体档案进行不着痕迹的修改。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，电子信息相关产业的发展速度惊人，对电子行业进行规范的法律法规尚未跟上信息行业的步伐。这就导致了电子档案的管理和违规处罚没有明确的法律依据。鉴于电子档案发展不完善的现状，尽管在信息化时代，也要对传统的纸质实体档案有足够的重视。因此，全面依法治国视域下，由于电子档案管理的法律法规尚未成熟，为了保证档案管理工作井然有序，要通过保护好纸质档案来维护档案的法律效力。信息化时代，档案管理工作必然向着取代纸质档案的方向发展，但是在网络信息监管体系尚不健全的形势下，依然要通过纸质档案来确保档案的真实性。
2.纸质实体档案具有稳定性
档案属于国家机密文件，档案的稳定性对于文件内容的保存和利用有重要作用。信息化时代，电子档案呈现出了诸多优点，然而电脑黑客的行为对电子档案的安全性和稳定性制造成了威胁。相比较而言，纸质实体档案保存的稳定性优势有所体现。计算机所有编程的最基本单位是1和0，对电脑高手来说，破解密码以盗取信息并不难。纸质实体档案制作和保存方式简单，但是盗取和破坏纸质档案需要直接的具体的行为，对档案信息盗取者来说作案难度系数反而更大。由此可见，纸质实体档案在安全性和稳定性上的优势更大。鉴于信息化时代电子档案的管理效率高，同时稳定性和安全性较低，对电脑黑客和网络病毒的防范能力有限，要对传统的纸质实体档案与先进的电子档案等量齐观。当前的现状是电子档案的管理系统还需要不断优化，纸质实体档案的管理模式已经臻于成熟。因此，为了妥善保存和使用档案信息，尽管在信息化时代，也要对纸质实体档案管理工作予以高度重视。档案信息的重要性是不言而喻，所以档案管理工作要高度重视起稳定性，信息化时代要妥善处理档案的安全和稳定问题。
3.纸质实体档案信息保存与利用具有永久性
设置档案的目的在于可以通过文字或者影像来记录某些信息，并以此作为历史凭据。档案的价值之一在于可以长期保存，并且为后续的相关活动所利用。现在用得最多的档案是电子档案，通常电子档案是保存在光盘、磁盘等存贮设备当中，这些电子档案的优点是保存不会占用太多空间，其缺点是不利用长期保存。首先，光盘和磁盘等一般是有塑料制成的，随着时间的推移，材料会因为老化而降解，档案信息也就随之瓦解。第二，电子设备的更新升级速度非常快，软盘、光盘等存储设备很快会被淘汰掉，这就导致了虽然有收藏保存的档案，但是其中的数据无法读取。然而，纸质的实体档案可以很好的解决这两个问题，档案用碳素墨水书写或者打印，碳元素具有稳定性，可以长期保存；纸张在保存过程中注意温度和湿度调节，也可以长期保存。由此可见，较之电子档案而言，纸质档案在保存条件和保存时间上都有显著的优势。因此，纸质档案这种信息留存方式虽然有一些缺点，但是其仍然无法替代。信息化时代的档案管理工作，要兼顾电子档案和纸质档案，把握两种档案的特点，充分发挥各自的优势，将档案信息有效地长期地妥善保存。鉴于纸质档案的重要作用，在档案管理工作中可以设立专门的档案室来存放纸质档案，并且对档案的重要程度进行分级，科学合理地制定不同级别档案的保存年限。
三、结语
综上所述，信息化时代纸质档案的稳定性、持久性和稳定性是其显著的特点，充分体现出了其重要性。信息化时代在一定程度上改变了各个行业的工作模式，但是档案作为机密文件其信息安全性和持久性以及稳定性非常重要。当下的信息技术手段无法为电子档案管理提供有力的保障，所以要继续发挥纸质档案的优势，兼顾电子档案盒纸质实体档案的管理工作。互联网时代，大数据环境下，档案的信息化变革是一种必然，需要引起大家注意的是信息化是一种工作手段而非目的，要抓住档案管理的工作本质，理性看待和处理纸质档案。
参考文献：
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论文作者:曹楠
论文发表刊物:《基层建设》2018年第4期
论文发表时间:2018/5/21
标签：档案论文; 纸质论文; 电子论文; 时代论文; 实体论文; 信息论文; 稳定性论文; 《基层建设》2018年第4期论文;