信息网络环境下档案管理问题谈，本文主要内容关键词为：信息网络论文,档案管理论文,环境论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
进入90 年代， 尤其是近几年， 信息技术（TT,InformationTechnology）迅速发展，引发了一场众所周知的新的社会革命。这个新的社会革命有两个明显的特点：一是知识经济环境的产生，二是信息网络环境的形成。在信息网络环境下，档案部门如何面对突如其来的变化，如何充分利用信息网络技术发展档案事业，成为当前的热门话题，下面是几位专家的不同见解：
1、“档案信息互连网络管理不仅是可行的， 而且是必然的”——胡凤振，教授，郑州航院信息科学系。
首先，世界范围内包括我国信息互连网络环境已经形成，而且因特网上的主机总数还在迅速增长。据全球网技术信息促进系统信息与通信中心今年3月11日报道，截至1999年1月为止，在因特网上主机总数已达43，230，000台，比1998年1月增加45.7%。其次， 信息互连网络技术已经成熟，网络管理软件无论人机界面的简易性还是管理功能方面都很强，这样的网络甚至不需要太多的专业知识就能建立起来。其三，从投资角度看，网络与计算机硬件价格每年以数倍的速度下降。况且信息互连网可大可小，大的建局域网与国际互连网相连，小的一台计算机与国际互连网相连，都能发挥相类似的网络管理功能，因此经济上具有可行性。另外，现在的应用软件容易学习与掌握，一般工作人员仅需要很少量的培训即可操作，因此不存在管理上和实施上的问题。所以档案信息互连网络管理具有可行性。
这里要阐明的另一个观点是档案信息网络化管理是必然趋势。信息互连网络迅速普及和应用已足以说明这一点。国家也业已提出要求：政府机关于本世纪末要实现60%建立信息网络，下世纪初要达到80%。可见这是大势所趋，所以现在的问题不是档案部门需不需要建档案信息互连网络的问题，而是如何规划和建设并实现网络档案管理的哪些功能的问题，这种必然性是客观存在、不可逆转的。
2、“档案馆实行信息网络管理存在三大技术问题”——常金玲，讲师，郑州航院信息科学系。
信息网络环境下将档案信息上网，仍然存在以下几个主要技术问题：
①信息的组织。传统档案必须进行数字化才能在网上传递。这些电子文件主要包括文字、表格、数据库、图像、图形等类型。从实态档案转化到电子档案，不仅仅是将原有的档案内容录入到计算机里，更主要的是依据计算机技术对档案信息进行重组以方便用户进行检索、传输、摘录和分析等处理。这一技术仍需要进一步研究。
②信息的安全与保密技术。电子档案上网后必须从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采用防火墙、安全代理等技术实现，防内部成员泄漏则必须在管理和技术上做到信息安全存放。目前，国际互联网体系中普遍采用是基于RSA 非对称算法的公钥加密体系。简单地说，就是将一个大数分解成两个素数之积，一个素数给发送者为信息加密成为公钥，一个素数留给接受者为信息解密而成为私钥。从而，保证数据的网络安全和数据的本地安全。但是任何安全和保密技术都不是100%有效的。
③新的检索工具。必须研制，制作新的适合联机检索的检索工具与研究工具。伴随着档案馆藏文献的数字化过程，产生一个档案馆藏虚拟卡片目录。通过在目录上的超文本链接，研究者可以在网上阅览，用户可以通过标题、日期、主题或其它关键词查找到该著录。这一问题还有许多工作要做。
3、“档案馆上网应以扩大影响和介绍馆藏为首要目的”——梁立山，副教授，郑州航院信息科学系。
各用户上网目的不同。我认为档案馆上网除了可以迅速大量获取有益信息以及便于与外单位联系之外，更主要的目的是扩大自身影响和介绍已开放馆藏，而并非需要档案原件上网不可。保管档案的目的是利用，档案馆有义务为公众利用档案提供方便，在因特网上介绍档案馆情况。可以提供的服务项目，包括已开放档案全宗、目录、档案信息数据库，主要编研成果等，这样可以使全球用户能了解自己，使档案馆“冲出亚洲，走向世界”，让更多人可以通过网上浏览、电子邮件、电话咨询、邮寄等方式利用档案，从而使档案创造更大的社会效益。
4、“网络档案管理应是基于知识和信息的管理”——刘晓敏，教授，郑州航院信息科学系。
网络环境下档案的管理应该是一种知识的管理，这一点应当充分肯定。区别于传统的档案管理工作，档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案以外，网上档案信息还有图形、图像、声音、视频信息等，因而，在网络环境条件下，档案管理的对象会更加多样化，管理方法更加智能化，管理的范围扩大化，与知识管理、信息管理更加融合在一起。传统档案管理着重于对档案文献特征的描述，网上信息资源则应深入到档案所包含的知识单元和信息单元中去。这对于档案管理和档案人员来说是一个全新的课题。以信息文献特征（包括文献的外表特征和部分内容特征）为主的档案管理方式建立在档案载体的物理联系基础之上，而以互联网为传播渠道的档案管理应建立在档案信息内容的逻辑联系之上，其管理可以借鉴其它信息的管理方式，如：自由文本管理方式，对非结构化的档案全文信息进行有序组织，用于档案全文数据库的加工和处理；主页管理方式，类似于档案全宗的组织方式，将有关某一机构和个人的各种信息集中组织在一起，可看作是全宗理论在网络环境下的新发展；超媒体方式，以节点为基本单位，通过链路，将档案信息组织成网状结构，从不同角度浏览和查询多种媒体所载的信息；此外，还可以将书目数据通过网络进行实时传递和交换，实现档案的网上联机编目。
5、“网络环境下的虚拟档案馆正在形成，但管理尚存在差距”——张跃，成都飞机设计研究所信息中心。
在由分布于不同地理位置、具有独立性能、通过通信设备和通信线路连接起来，以实现资源共享的系统——网络中，档案馆本身也将由静态的文件保管基地逐渐变成“虚拟档案馆”，成为一个便于提供利用的，多种信息的中心，不需要集中统一保管，转而追求快速可靠的信息传输渠道组成的网络信息中心，使不同地点、不同内容的档案信息按照人们的需求快速传递和利用。
现在档案馆大多采用传统手段管理档案，信息的处理手段仍处于手工阶段。网络信息要求更新、快速、准确，传统档案管理方法适应不了。同时档案馆工作人员的素质也达不到“虚拟档案馆”的要求。网络环境下档案管理工作要求档案工作人员除了本专业外对计算机操作、数据库、网络知识都要十分熟悉。现在工作人员大多数不是档案专业人员，而学计算机的就更是少数了。所以要真正使档案信息资源实现网络下的共享还有很多工作要做。
但虚拟档案馆并不意味着对传统档案管理方式的抛弃，而事实上应该是传统载体文件将与电子文件长期并存，互相补充。所以档案工作首先应该作好现有档案的管理工作，为网络环境下的应用打好基础，其次要充分考虑网络环境中各个方面将会面临的种种矛盾和问题，积极主动地寻求应对之策，做好虚拟档案馆和传统档案馆的双重管理。
6、 “网络时代对档案工作人员的素质有更高的要求”——刘焕成，副教授，郑州航院信息科学系。
首先，档案工作人员需要培训和更新计算机和网络通讯方面的知识。具体表现在：①因特网的基本情况和基本应用，如网络历史、网络使用的文化、网络术语知识、电子邮件收发等。②因特网的档案信息资源分布和查找方法，熟悉常用浏览器和站点的使用，对一些常用搜索引擎，不同档案数据库的搜集范围和使用方法等有一定了解等。③在因特网上进行档案信息发布，如何建立机构或个人的“主页”。④多媒体档案信息的特点和检索方法。
其次，档案工作人员还要具备良好的英文水平。当前因特网上的档案信息主要是英文信息，英文能力不高则使用网络是十分困难的。
再次，还应具备整理档案信息的能力。通过网络系统，把分散的档案信息组合整理，提供给用户。
最后需具备开发网络档案信息的能力。要真正提高网上档案工作服务水平，适应网络化发展要求，需要一支具有较深厚外语功底、扎实的档案专业知识、熟悉网络档案信息搜索、经验丰富、应变能力强，具有探索和创新精神的档案服务队伍。
7、“信息网络环境会带来档案管理的三大变化”——刘国华，副教授，郑州航院信息科学系。
①走向电子档案馆或虚拟档案馆
电子档案馆并非一个典藏档案的实体，而是以用户为中心组织档案信息的虚拟电子信息系统；是以数字形式存储和处理档案信息的档案馆。
由于电子档案的存放位置与它们的使用几乎没有关系，利用者可以不受地点限制，在更大范围内使用档案。因此，现在以保管为基础的实态档案库，将成为虚拟档案的联结点。电子档案馆将不再用收集、保管和提供利用的传统办法管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方法来保证它们的安全存放和利用。
我国电子档案馆不可能完全代替传统档案馆，一是电子档案馆的建立仍以传统档案馆为基础；二是纸质档案做为历史遗产，不可能全部毁弃，仍要有专门的机构负责管理。
②档案管理内容、管理体制发生变化
档案管理的几个环节将随着电子档案的产生而变得模糊或不复存在。如电子档案的立卷将不再是过去意义的以内容联系而排列的实体案卷，而是以数据为单元进行随机存储的“虚拟案卷”，因此，电子档案管理不是以案卷为单位管理，而是以每份文件为单位管理。档案的编目、整理也将有全新的内容；档案管理体制将不再强调集中统一管理，档案也不必集中在一地，而是强调档案信息在网上的建立和快速传递。
③档案利用与服务方式的变革
随着现代化设备在档案部门的广泛应用，用户自己可以利用设备进行自我服务，档案部门为用户服务的重点将从档案“物的传递”转变为“知识的传递”和“信息的传递”。档案人员要做的就是对档案信息进行整理，帮助用户以快捷、简单的途径获取自己需要的信息。
8、“档案信息互连网环境下， 档案不具有法律效力”——李泽峰，讲师，郑州航院信息科学系。
大家知道，馆藏档案具有法律效力，而档案进入网络后的法律效力又是如何呢？考虑到纸质档案之所以具有法律凭证作用，是因为它不易更改，原件易分辨，即具有真实性和原始性等特点，因此，这一问题，也可从这两个方面来考虑。
①原始性
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，在这个意义上说网络传递的仅是档案信息，用户得到的仅是复制品，而非档案原件。众所周知，档案的基本属性是原始记录性，有了原始性的档案才有法律效力，而网络下的档案原始性由于其易复制、易更改而难以确认。
②真实性
影响真实性的因素主要有：
人为因素：档案上网过程即是档案从实态转向虚拟态，在这个转化过程中，档案工作人员的失误的可能性是存在的，任何失误都可能造成档案信息的更改，档案信息在网络中传输时，具有流动性与虚拟性特点，信息与载体分离，使档案具有可控性、可变性等特点。同时网上黑客与病毒的客观存在，及用户根据自己的利益对信息的取舍，都可使档案信息内容更改，却又不易察觉、识破。虽然国外也出现了一些保证信息真实性的新技术，但技术本身并不完善，在我国的实际应用更有一段距离。
自然因素：档案馆在将纸质档案转化为电子档案时所用的载体，相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。一般认为，这种载体所存信息在二十年左右会消失，然而在什么环境下什么时间信息开始丢失尚未有明确结论。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。同时随着网络的更新，一段时间后，要找到电子档案的原本比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。
综上所述，档案信息互连网建设下的档案不具有法律效力。
9、 “安全保密问题将是档案信息网络管理的最大障碍”——王阜有，副教授，郑州航院信息科学系。
国际互连网络是一个开放的系统，尽管在信息安全保密方面有许多成熟的技术，如常金玲谈到的网络防火墙技术等，但在蓄意窃密的“黑客”面前仍会显得苍白无力。从理论上讲，与INTERNET网络相连，一台机器只要在Win98下运行，就存在被非法访问的可能。 如政府和军事的网络系统、银行系统、公司科研开发系统都有被非法闯入的案例。据报道，今年2 月底一颗英国军用卫星竟然被“黑客”控制并以此要挟政府敲诈赎金，可见信息互连网络中的信息是不安全的。
档案信息网络化管理面临的问题是多方面的，如前面提到的有技术问题、管理问题、人员素质问题、档案法律效力问题等等，但保密问题是其中最大的一个难题。当然，这一难题终将解决。