中美档案信息利用比较，本文主要内容关键词为：中美论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G273;G279.712 文献标识码：B 文章编号：1001-5264(2003)02-0011-03
美国是当今科学技术最为发达的国家之一。在当前信息经济的大潮中，美国的档案信息利用，无论硬件设施还是软件技术方面均走在世界前列，而中国是近年来国民经济飞速发展的国家，对档案信息的需求和利用也在急剧地增加，所以研究中美两国档案信息的利用有着现实和深远的意义。
一、中美对档案信息利用的不同之处
（一）档案定义
1、中国《档案法》规定：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像和声像等不同形式的历史记录。
2、在《美利坚合众国联邦文件管理法》（美国第44号法典1976年10月21日）中将“美国的国家档案”定义为：经美利坚合众国档案专员确定具有足够的历史价值和其他价值，需要由联邦政府继续保存的文件。
两相比较，两国都指出了档案应对国家和社会具有保存价值。中国对档案的定义比较具体，举出了形成档案的主体，档案是由哪些活动所形成的以及档案的具体存在形式，而美国则强调档案是经过鉴定的。
（二）档案意识及其影响
中美两国的档案意识和档案服务与利用意识的不同。
首先，中国与美国之间截然不同的历史、文化根基给人们的思想意识，以至档案意识都打下了深深的烙印。中国有着古老悠久而灿烂的数千年历史，美国只有短短的两百余年的历史。虽然中国已成为社会主义国家，但这之前的封建社会长达二千五百年之久，档案长时期作为统治者的统治工具。而美国从开国之时就崇尚自由与民主，着重关注档案的社会效应。
美国档案工作者有着较强的社会意识，这种强烈的社会意识通过档案服务等途径表现出来，并对社会档案意识的提高起到了先导作用。另一方面，美国国民整体文化素质较高，对于信息的价值认识比较深刻，善于运用能获取信息的各种手段。因此，档案信息易于融入社会，社会各界在具体体验并认识档案的价值，真正感受到档案工作的重要社会功能后，档案观念也在不断地增强和提高。但是我国的档案界人士往往只感叹社会的档案意识不强而影响了档案工作的发展，少有检讨自身的社会意识如何以及是否积极主动地参与了社会生活。
美国的档案机构认为档案馆工作有两大任务：一是保管(preserving)二是提供利用(making available)，而最主要的任务则是提供利用。提供利用的原则是"Do what you need."即“公众需要什么，我们就做什么”，这里的"you"指利用档案信息的公众。他们希望越来越多的人来利用档案，并认为档案的价值就体现在利用中，而不把时间和精力花费在文件的整理上。而在中国的部分档案馆，档案管理的基础工作仍然占据了档案工作人员相当一部分时间和精力，无疑是一种负担。美国的档案工作是定位在一种社会信息服务工作上，它与其它各种信息服务工作的服务思想、服务目标、服务手段几乎没有什么差别，与图书馆、博物馆、科技馆、文化艺术馆无异。美国人认为美国的档案馆是“世界上最开放的档案馆(most open archives in the world)”。在美国人看来，人们了解了政府的工作状况后，就会发表相应的议论和批评，这有助于政府各项决策计划的制定和执行。在美国公众理念及法理中，承认人们有权了解政府工作状况的观念是根深蒂固的。档案是国家财产的一部分，因而也就意味着它属于全体公民，公民可以无条件地加以利用，以便尽可能地了解关于政府活动的信息。因此，美国利用者可以走进美国任何一个档案馆或总统图书馆。
美国档案馆历来有为“世界各地的学者”提供利用的开放思想。一来因为美国人本身关于“外国”、“本国”的意识从来就很淡漠，因为他们自己也不过是二百年前才建立起来的国家。二来在美国学术界有一种共识，他们认为学术研究应不分地域地成为“一个共同体”。文化遗产不应为某集团所垄断。相比之下，我们档案利用意识中的“你”、“我”、“中”、“外”的明确区分倒显得有点狭隘了。
（三）档案馆功能及其影响
中美档案界对档案馆功能的认识是存在着差异的。美国档案人员认为衡量一个档案馆工作的标准，不是馆藏卷数的多少和库房设施的先进状况，而是它所提供的档案信息在社会上所发挥的作用。美国档案馆经费主要来源于政府拨款。美国政府对档案工作相当重视，把它作为宣传国家形象的一个窗口，让它同博物馆、艺术馆、图书馆一并成为国内外游人必去的景点。除了联邦政府的投资外，档案馆还可以从社会上获得大量赞助。因为对档案馆的捐赠可抵税，各财团、部门、个人捐款捐物十分踊跃。但不管政府也好，私人也好，对档案馆的投资都是与该馆的社会影响成正比的，也就是说档案利用率越高，档案馆所得资金就越多。所以各档案馆普遍十分重视宣传，以扩大影响力。美国各档案馆都印刷有多种精美的介绍性小册子，介绍本馆有何资料，在演播厅播放幻灯片、投影片和历史影片，而网上宣传的攻势也早已展开。美国档案界举办展览活动非常活跃。多数档案馆都设有永久性的档案展览室。另外，档案馆还定期不定期地举办各种专题的档案展览，内容包括历史时期的名画、照片、文字资料、名人笔记、名胜建筑及设计图纸等。他们利用展览来向公众宣传档案信息、国家历史和典型人物，提高了档案馆的知名度，吸引了更多的人到档案馆来，甚至还可以吸引当地报纸、杂志、电台、电视台的视线。
美国档案机构还把档案馆作为教育工作的基地。如经常组织学生参观档案馆，形式多样，有课外辅导、夏令营、选修课等。近年来，中国的档案馆也作了大量的努力，如北京市档案馆于1996年被命名为爱国主义教育基地，档案教育实习基地，有藏品陈列展览和专题史料展览等。
另外，美国的档案馆还有“休闲”的功能。对于美国的公众来说，休息日可以在图书馆、博物馆、大剧场、电影院，也有可能到档案馆“休闲”一下。美国国家档案馆每年都接待参观者达百万之众。虽然中国的档案馆也在这方面做了一些努力，笔者参观了中央档案馆、北京档案馆等，设备比较齐全，窗明几净，但大部分档案馆的环境还不是很让人满意。
（四）档案开放
美国于1966年颁布了《信息自由法》，这对美国的档案事业、档案信息的利用起了重大的影响。美国的政府、大学、学术团体等非赢利性机构所属档案馆对开放档案非常积极，利用限制少，解密时间短，涉及国防、外交、国家安全和个人隐私的文件开放期则从严控制。美国各档案馆往往有90%以上的档案对公众全方位开放。由于美国进入档案馆的档案只有文件的3%～5%，而且每份文件都有具体的解密期限，这使得档案开放可以落到实处。而中国虽也规定了30年的封闭期，但就具体的解密工作而言，我们有部分档案馆做得还很不够，从而大大影响了档案信息的利用。
今天，世界上大多数国家如澳大利亚、新西兰、加拿大以及欧盟15国中的12个国家都颁布了《信息自由法》。中国在这一方面也做了不少努力，1980年中共中央决定开放历史档案，1987年国家颁布《中华人民共和国档案法》，1996年重新公布修改后的《中华人民共和国档案法》及相关的实施细则。但在具体实施和开放度等方面还缺乏硬指标，影响了档案信息的利用。
二、几点感想
（一）观念的不同
1、对理论与实践的把握
“实干主义”、“实用主义”对美国档案利用甚至整个档案界产生了极大影响。欧洲诸国曾不断批评美国的档案界，认为美国的档案工作在很大程度上仍然停留于服务研究工作的需要。比如，荷兰的城市档案学家简·范·阿尔巴达指出：他们更多地迎合图书管理人员的做法，脱离了内在要求。英国的档案学家特瑞·伊斯特伍德同时也指出：美国档案工作者仅是从档案工作活动中总结了一些理论，而没有能从指导档案工作的方法和实践的基础——文件的本质出发，发展出严谨的档案学理论。近年来美国也逐渐重视起档案工作的理论研究。
中国一贯重视对档案理论工作的研究，对档案学理论投入了大量精力，这是中国档案工作的优点。但是理论没有充分地指导实践。这是值得国人思考和改进之处。
2、对保管与利用的权衡
美国的档案工作定位在社会信息服务工作，它与各种文化事业机构的信息服务工作几乎没有什么差别。而中国由于长期对档案工作抱有一定的偏见，所以重保管轻利用，较少地关心怎样更好地去为社会提供利用，并且比较习惯定位于为政府服务。近年来档案工作者的观念得到了一些转变。一些档案馆如北京市档案馆、四川省档案馆都都已在着手制定更有利于利用者利用档案的具体措施了。档案部门作为信息部门是应该服务于社会，服务于人民的，这样档案事业才会有生命力。我们应变被动服务为主动提供利用。在美国，不管你走进哪一座档案馆，所受到的都不仅是礼遇，而且是倍受欢迎的态度。当每个档案利用者到来时，无论目的如何，需要索取怎样的材料，通常都会受到一位档案管理员（实际上是本馆档案的专家）的专门接待。此后，这位档案专家就成为你的直接“负责人”。他会从馆藏资料的基本状况结合你的特殊需要，提供相关的档案目录，供你选择。而当你在阅读中遇到难点疑点时，他会立即为你解惑答疑。这种咨询、导向性的档案信息利用方式也正是档案工作的走向之一。
（二）利用构思
1、档案馆的文化功能
随着社会的进步，档案馆作为一个信息部门，在人们心目中的地位也在不断变化。档案馆的文化功能也在逐步被人们所认识。
档案馆具有文化功能。随着人类物质生活的极大丰富和社会的整体进步，人们的休闲时间越来越多，把档案馆建成人们鉴赏文化的休闲场所，是新世纪进一步开发档案馆功能的一个新课题。档案馆开展文化活动，这不仅是寻求档案馆自身发展的一种探索和尝试，更是服从、服务于当地经济建设、社会主义精神文明建设的一种积极尝试。它可以提高档案馆的知名度，使人们在档案馆的休闲中了解到各方面的信息，更好地投身当地的建设，同时提高自身素质。具体的做法是档案馆可以建立永久性的陈列室，举办各种展览，开设电子阅览室等，宣传爱国主义、社会主义、集体主义精神，普及科普知识。
通过中美档案馆的一些比较，我们认为档案馆吸引用户需要硬件的配套，对用户提供一些必备的设施，特别是对利用环境提出了较高的要求。档案馆应以人为本，渲染文化气氛，使人们轻松地利用档案，使档案馆成为一个让人放松、学习、休闲的好去处。另外，档案馆实行双休日制，但实际上用户更多是到了周末才有时间到档案馆来。现在北京市档案馆已打破传统的作息习惯，双休日也接受利用者，受到了较高的评价。
2、简化利用手续
中国的档案馆在用户利用条件、利用手续方面的限制颇多，往往令用户望而却步。另外，档案馆对外国人利用中国的档案更有严格的规定。其实，既然是已经开放的档案，它作为一种信息资源就应该尽可能地提供给用户利用以实现它的社会价值。美国在这方面比较开放，“民有、民治、民用”的观念深入人心。
3、关于《信息自由法》
一种社会意识形态的固定也需要法律的保障。前面提到过的美国《信息自由法》于1966年颁布后，从六十年代到九十年代美国政府又先后六次发布《美国公民运用〈信息自由法〉指南》作为其实施细则，全面肯定了开放公共信息原则。迄今为止，许多国家都先后制定了《信息自由法》。在信息时代已经到来的今天，制定中国自己的《信息自由法》也应该提上日程了。