基于集成管理思想的服务型数字档案馆研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,服务型论文,管理思想论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G270.7
进入21世纪，我国档案信息化步入快速发展的新阶段。国内许多档案机构都已经或正在启动数字档案馆工程，有些已在馆藏档案数字化、电子文件归档、档案信息资源共享和档案管理信息系统深化应用等方面取得初步成效；有些则正在加快申请立项，加大档案信息化的成本投入；全国档案现代化管理和应用水平正在飞速提高，数字化档案资源不断得到丰富，档案馆信息服务能力不断得到加强。毋庸置疑，档案文化和档案信息已经在经济社会和各行各业的发展中发挥着越来越重要的作用。但与全国各行各业信息化应用水平相比较，档案信息化的建设与发展还处于研究探索和初级应用阶段，还存在许多亟待解决的问题，如各自为政和低水平重复建设现象依然存在，统筹协调和监督管理不到位；基础设施部署不均衡，档案信息服务的效率和质量不够高；标准规范和安全保障体系不够健全；数字档案馆持续发展难以保障，数字档案资源永久保存和风险管理等重要问题研究得还很不够。这其中有些是档案系统内工作人员能够克服和解决的问题，有些则是信息化建设与发展的共性问题，长远来看，档案信息化还应借助更广泛的社会力量来协同建设和共同发展，不断地研究能够适应现代社会快速发展需要的数字档案馆建设方案。本文基于集成管理理论，探究数字档案馆的IT服务集约化运营机制和应用模型。
一、服务型数字档案馆的运营机制：共建共享
当前，国内数字档案馆建设主要分为单一型和区域型两种方式。单一型数字档案馆运营模式是在单个档案馆内部开展馆藏数字化加工、接收电子文件归档、整合馆内档案资源、建设档案馆的门户网站等工作，通过门户网站提供该馆的开放档案信息服务和行政规范性文件的查阅服务；区域型数字档案馆则是以一个区或市为单元，以档案馆的核心业务为依托，除了开展档案馆内部的基础支撑环境和管理信息系统的建设、实施和应用外，还通过网络为归档单位提供档案信息管理的信息化和网络化服务，在档案形成单位开展归档工作的同时，将纸质文件归到机构档案室，将电子文件通过网络、载体或约定的接口系统传递并归档到数字档案馆系统中，实现了以档案馆为中心涵盖各归档单位的一个区域内部数字化档案信息资源的集中存储和组织管理，北京市东城区的数字档案馆系统就采用此模式。这两种模式建设的一个共同特点是数字档案馆依附于某个实体档案馆，数字档案馆的持续发展与运行维护也取决于它所依附的实体档案馆的信息化水平和技术环境，即数字档案馆的发展是依赖于该实体档案馆的决策者、档案业务工作者以及该馆内开展网络信息技术服务的计算机处(室)人员对信息化的理解、认知与跟踪发展的水平。我们知道，信息化滚动发展需要持续投资、持续跟踪信息技术、持续投入IT人员的智力资源和技术能力。然而在我国，传统档案馆的改革与进化速度是比较缓慢的，对IT人员的投入也存在很大的局限性。从长远来看，这两种(本文称之为依附型数字档案馆ATDA)建设模式必然会限制数字档案馆的持续发展。从国家全局来看，这两种建设模式存在着档案系统内部IT资源重复建设的弊端，在全国数字档案馆标准体系尚未健全的大背景下各档案馆各自开展数字档案馆建设，也必然会造成未来国家档案信息资源难以整合与共享的新问题。这里作者基于集成管理思想和IT服务效率最优化理念，进一步阐述服务型数字档案馆(OSDA)的运营模式。图1给出了三种数字档案馆运营模式的比较。
图1 数字档案馆运营模式比较
OSDA模式的提出是希望能够打破当前我国数字档案馆各自为政、低水平重复建设的局限性，采取共建共享的协同建设与运营机制，集中和联合多个档案馆甚至更广泛的社会力量(包括从事信息技术科研工作的研究单位和从事信息技术专业化服务的IT企业)建立一个能够开展现代档案管理业务的集成服务平台，建立一支能够面向现代档案管理工作提供综合业务服务的档案系统的IT服务团队，提供从方案论证、系统研发、应用实施、内容服务、运行维护到数字档案资源长期安全保存、滚动建设与发展的一体化建设、实施与维护服务，保障档案工作人员能够基于统一的数字档案馆集成服务平台开展电子档案的收集指导、归档与移交、鉴定整理，以及实现对数字档案资源的有效组织、存储、管理与提供利用等各项现代档案管理工作。OSDA的提出正是要建立一个能够通过提供一个包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、编研全过程业务活动的共享服务平台，为各类档案馆提供统一标准规范的网络服务器支撑运行系统、档案管理软件系统、数字资源保存系统以及安全保障服务系统，这种运营模式不仅能够节约成本而且能够保障档案信息长期的安全与存储，更重要的是数字档案馆持续发展能够得到保障。
二、服务型数字档案馆的理论依据：集成理论
IT集约化服务是IT服务管理的最新理念，也是节约型社会信息化建设与应用服务的主流方式之一。它通过IT资源的集中建设、IT服务质量的有效加强、IT技术含量的累积增长以及IT基础设施的滚动建设与持续发展等机制与策略，并遵循顶层设计约定的标准与规范，来加强档案信息化建设的一致性，提高信息化工作的投资回报率和长期效应，以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型社会的发展特点。其理论依据是集成管理思想。
集成是一个过程、一种方法、一种思想。它不是简单地叠加汇聚之意，而是融入创造性的思维等智力因素在其中，从而使各项集成要素之间能互补匹配，形成更加高级有序的整体结构，使集成以后的整体功能发生质的跃变，形成独特的竞争优势。正向集成概念所描述的集成特点，集成管理实质上是指将集成思想创造性地应用于管理实践的过程。OSDA模式的提出正是围绕档案业务工作实践，从支撑现代档案管理活动的信息技术环境架构和运营层面来考虑集成理论的应用，其目的在于集中档案系统内部最有效的IT资源，通过对IT资源进行最优配置和整体部署，以获得最直接、最长效、最能保障持续发展和最有利于档案资源整合与应用的效果。一方面，快速发展的信息技术的专业性和复杂性，使得传统档案馆在运行方式、经费投入及其管理人员难以承担数字档案馆系统的建设与运行维护任务，但信息社会的快速发展和现代档案资源的数字化与共享利用趋势又无法阻挡，改革、重组、整合成为必然，而我国档案行政管理的统筹性为在一个较大的区域范围内整合和建立统一的面向档案业务的IT服务中心提供了制度上的可能性；另一方面，档案业务的规范性及其工作流程的确定性决定了电子文件归档、馆藏档案数字化、档案信息服务、开放档案信息发布、数字档案信息的整合、集成与共享等信息系统的建设是能够基于一个通用的软件基础架构和服务平台来实现，既使不同档案门类的信息标引、著录项、数字化存储格式等有所差别，也能够实现整合和统一管理；同时，集成管理思想中资源优化、效果最优的目标与我国现代社会档案信息服务的根本宗旨相一致，即建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“服务人民群众的档案利用体系”，这两个体系的实现过程正是档案资源有效整合和广泛利用的最优目标的获取过程。
当然，在我国建设OSDA，需要在国家档案局的统一领导和监管下，首先应开展各门类数字化档案的存储格式、存储标准、访问模式、管理规范等的规划与开发，作为建立通用数字档案馆服务平台的指导性文件，实现面向服务的、开放的系统平台是数字档案馆建设的宗旨，服务平台之上的各类应用系统则是根据需求的深化不断地进行完善和功能扩充，每个即将通过这一平台实现和整合档案管理业务的档案馆只需要设置其基本配置，定义其运行管理模式就可以享受数字档案馆提供的各种IT服务。可以想象，数字档案馆的技术服务运行维护的总体成本将远比各档案馆自行购买设备和各自开发各类应用软件系统并开展运行维护的费用要低得多，这是因为OSDA的软硬件平台、服务器与存储设备、应用软件系统等都将是一次开发，多次共享使用，而且还将在越来越多的用户使用后得到更多更丰富的新需求并随之不断地完善和发展，从而保障数字档案馆系统的先进性、适应性和发展性。
三、服务型数字档案馆的实践应用：IT服务集约化
从IT服务角度而言，数字档案馆应是一个以永久保存数字化档案信息为根本，以为档案工作者提供数字化档案的接收、整合、管理、利用、鉴定、编研、展示等业务为宗旨，以提供包括人的智力资源在内的所有IT资源的供应服务为主体运营模式的集成服务平台。基于此平台，档案工作者可以通过网络、计算机开展档案鉴定、文件归档、档案收集、整理、分类、查询、检索、统计、编研、成果汇编以及开放档案信息发布等各项档案业务工作，而不需要关注档案信息存放的物理位置，不需要担心档案信息的永久保存和安全性风险，不需要考虑如何申请信息化专项资金、组织和招聘技术人员开展档案管理信息系统的设计、开发、实施及运行维护等工作，只需要根据各档案馆的业务工作要求，基于这一集成平台开展各项工作，并根据业务的发展不断地提出新需求以促进OSDA系统的完善、升级与发展。
IT集约化服务型数字档案馆建设的主要特点是将与信息技术相关的软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案馆的运行维护、滚动发展以及IT资源管理等技术性服务工作从传统档案馆中剥离出来，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的档案工作者团队，开展面向档案工作的IT集约化服务。这样一来，档案工作者就能够集中精力钻研档案业务，开展档案的精细化管理，投入更多的精力用于档案信息资源的开发，为社会提供更高效、更优质的服务。数字化档案信息的安全保障、永久保存、集成共享、传递处理、网络访问、完整有效等众多技术难题则集中于数字化档案馆的运行与管理过程中，这样远比让每个档案馆设立计算机处(室)来开展软硬件平台的购买、安装和维护，做数据备份、数据迁移、异地保存等措施要安全和可靠许多。这里以北京市档案资源管理为例来阐述数字档案馆的IT集约化服务解决方案，见图2。在北京市档案局统一部署和规划下，建立北京市数字档案馆服务平台(或称为OSDA服务中心)，制定统一的数字档案资源收集、保管、组织、存储的标准规范，建立统一的电子文件采集/收集管理业务系统，档案资源集中管理系统，档案信息编研、利用与信息发布系统，将18个区县的档案业务工作都通过统一的OSDA平台来实行统筹管理，这不仅保障全北京市数字档案资源的集中统一和规范化管理，而且不需要各区县档案馆再去投资建设各自的数字档案馆或研发各自的档案管理系统，不需要购买服务器、存储设备，不需要招聘专门的技术服务人员从事数据的备份、刻盘等工作，所有与信息技术相关的业务只需要北京市的OSDA专业团队来开展，这不仅能保障数字档案资源的整体安全、系统的持续发展，而且为实现北京市档案信息资源的整合、共享提供了最有利的条件。
图2 IT资源管理的分散与集约管理视图
1.在档案行政管理区域建立统一的“OSDA服务中心”组织，整合全区各类IT资源，把分散于各档案馆的IT资源实行统筹管理，增强全区档案系统内部IT资源的控制力，加强对区域内部IT人员、IT设备资源、IT信息资源的整合、共享与利用，提高所有IT人员的全局意识，使区域内部包括IT人才在内的IT资源都能够从服务于全区档案信息服务的整体利益出发，打破原有的馆际之间的条框利益限制，这不仅能够大大节约全区档案系统内部IT投入，优化IT组织，而且能够促进网络、服务器、软件系统等IT软硬件资源利用效率最大化。
2.“OSDA服务中心”应面向区各级管理部门和职能部门提供全方位的IT服务，其职能应包括：全区档案信息化战略发展规划、信息化建设的组织与监管、信息化运行维护服务等信息化建设、应用与发展的全过程跟踪和全方位服务等工作。
3.IT资源的统一调度对全区IT人员的有效管理也有着非常积极的作用。分散模式下IT设备、IT服务难以获得高水平IT人员的技术支持，各档案馆的IT服务人员作为辅助人员被聘用，临时的、合同制的占多数，而且因待遇和职称等问题都不可能聘用高层次的IT工作人员，各单位开展信息化规划、建设难以保障前瞻性和持续发展性。这也是目前分散模式下建设的数字档案馆系统进一步发展的最大隐患。
4.建立“OSDA服务中心”是重组全区档案系统内部IT资源、优化信息化工作、加强风险防范的一种可操作方案，也是符合科学发展观的基本要求。具体实施起来可以考虑分步实施，逐步过渡的策略，这对于那些已经在多个部门开展多年的信息化工作的传统档案馆而言，是一个决策上的挑战，阻力会很大，主要会来自于部门间的利益争夺，因为近些年通过信息化建设承接项目已经成为传统档案馆工作业绩的最大亮点。如果某区档案馆的信息化工作刚起步，建议从一开始就考虑共享使用OSDA的资源，快速并且能够高起点地开展现代化档案管理业务。
四、展望
从我国档案行政监管的垂直管理角度而言，指定数字档案馆作为集中、永久保管数字化档案信息的专门机构是可行的；从国家信息资源建设的角度而言，成立专门的数字档案馆组织机构对档案信息资源的开发与利用有着非常大的社会意义；从当前“双轨制”档案管理的业务现状而言，档案业务工作者理应摆脱信息技术快速发展的困惑和技术屏障，把主要精力投放在钻研与精通档案业务工作上，档案技术工作者以及数字档案馆的IT服务人员不仅应做好技术支持与服务工作，更应肩负起数字化档案信息的集中统一、完整有效、永久保存的重任，引领数字档案馆朝着健康良性发展方向前进。
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