摘要：近些年，信息化建设已经成为发展主流，各行各业都将其引进自己的行业之中，事业单位档案管理也不例外。本篇文章分析了事业单位档案管理信息化建设的重要性，并研究其建设中存在的问题，提出相应的有效策略。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；现状及策略；
引言
事业单位档案管理工作在极大的程度上对事业单位其他工作的顺利开展产生着直接的影响。因此，事业单位应该加强档案信息化建设工作，这样的话，能够有效地提高档案管理工作的效率以及方便程度，使得档案信息共享化，但是，在事业单位档案信息化建设的过程中存在着许多制约因素。
1 事业单位档案管理信息化建设的重要性
1.1有利于事业单位档案资料的永久性保存
在传统的纸质档案管理工作过程中，因为纸质档案非常容易受到季节以及天气的影响，如果存放档案的环境稍微潮湿的话，就会使纸质档案出现发霉的现象，这样无法对纸质档案进行长久性的保存与管理，甚至可能会导致丢失重要的信息，并且查询信息时既费时又费力。事业单位对档案管理进行信息化建设，能够将档案进行备份，并且储存于电子磁盘中，这在极大的程度上节省了档案储存的空间，并且不会因为季节或者是天气的原因发生档案信息丢失的情况，能够保证档案资料信息的完整性，从而达到事业单位档案资料的永久性保存。
1.2有利于事业单位有效地管理档案信息
在传统的纸质档案管理工作过程中，纸质档案信息资料众多，档案管理的工作非常繁杂，并且进行纸质档案管理工作的程序较为繁杂。事业单位在建设档案信息化管理之后，可以通过在数据库中输入关键的字或者是词语，便能够快速查出所需要的档案资料信息，程序简单明了，还不会对其他的档案资料产生影响，在极大的程度上有利于事业单位进行档案信息资料的有效管理。
1.3有利于提升档案的职能
事业单位对档案进行信息化建设之后，将纸质的以及传统的人工录入形式转变为信息化平台的电子录入形式，使得档案的职能发生了一定的转变，由之前的传统档案保存以及使用转变为了现在档案信息资料收集、管理以及储存等，从而在极大的程度上促进了事业单位档案管理工作的可持续发展。
2 事业单位档案信息化建设面临的困境
2.1 基础设施建设薄弱
处在档案信息化建设的社会趋势当中，越来越多的事业单位意识到档案信息化建设的重要性，并且基于《事业单位人事管理条例》要求进行着档案信息化建设。但是，由于技术、资金等诸多因素的影响，相当一部分事业单位本身的基础设施显然无法满足当前档案信息化建设的要求，正是因为硬件基础建设方而存在的滞后性，使档案信息化建设的开展受到制约。
2.2 规范与标准不够统一
对事业单位来说，因为多年发展过程中累积的档案数量非常庞大，而档案信息化建设本身相关的规范、标准相对较为复杂，再加上近年来信息技术的全而发展，使档案信息化建设始终处在动态发展的进程，这就使得事业单位档案信息化建设往往难以达成横向对各种通行技术标准的兼容性，纵向为未来信息技术发展留下余地又能兼容以往的标准规范。
2.3 员工素质参差不齐
由于部分事业单位领导层对档案信息化建设的认知不足，日常工作中也没有将档案信息化建设纳入到事业单位的日常管理工作中来。这就使得事业单位档案管理队伍建设暴露出诸多问题，一些事业单位档案管理队伍甚至是通过兼职的方式来担任，并且部分档案管理人员还存在身兼数职的情况。除此之外，正是因为重视不够，导致档案管理队伍培训教育工作存在较大的滞后性，档案管理队伍综合素质不够理想，再加上档案管理队伍的稳定性不佳，使事业单位档案信息化建设受到制约。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.4 缺乏信息安全意识
相较于传统档案保护来说，信息化档案保护要求相对较为繁杂，各种网络病毒、黑客攻击等均会威胁事业单位档案资料。然而，大部分事业单位仍旧存在办公用计算机同时作为档案服务器并用的情况，并且诸多档案管理人员本身缺乏信息安全意识，过于注重录入，忽略加密、备份工作，使得事业单位档案信息化建设存在诸多的隐患。
3 事业单位档案管理信息化建设的有效策略
3.1 增强法制观念，提高档案意识
事业单位领导应高度重视档案管理工作，真正意识到其重要意义，结合《档案法》中的要求，广泛开展宣传工作，促使档案管理人员法制观念不断增强，有效提升法律意识。事业单位应通过学习、培训、答题及考试等形式，从整体上提升档案管理人员的综合素质，熟悉相关的法律法规，在实际工作中严格执行。此外，档案管理人员对待工作也要认真负责，履行好自身职责，规范操作各种信息化设备。事业单位要将档案管理人员的工作热情激发出来，确保他们全身心投入到档案管理工作中，才能最大限度减少问题，避免档案资料出现损坏、丢失的情况，为档案管理信息化建设创造有利条件。
3.2 完善档案管理制度
制度是所有工作正常开展的前提，要想实现事业单位档案管理信息化建设的顺利进行，需要重视建立起完善的档案管理制度，为这项工作提供科学指引与保障。事业单位要尽快制定规范的信息化安全保障制度，这样在档案信息资源信息化建设期间，可以避免出现档案遗失、外泄等问题。事业单位档案管理部门要严格制定工作责任制度，将具体责任明确到个人身上，以此增强档案管理人员的责任意识和安全意识，不断提升档案管理制度的科学化、严格化和有序化水平，促使事业单位档案资源信息化建设正常开展。
3.3 提升规范化和标准化水平
在事业单位档案管理信息化建设过程中，规范化和标准化是两个需要达到的目标，这能够将档案管理工作现代化水平反映出来。事业单位在档案管理信息化建设中，需要根据国家信息化管理的相关标准，从自身发展需求与特点出发，将相应的内部管理标准体系明确下来，在实践中逐步加以完善。事业单位在档案目录数据库建设中，不仅要满足国家标准，还要便于操作，将各种文件和档案的内容、著录项目、数据库结构与格式等统一起来，并保证档案数据库管理软硬件文档格式、数据指标等规范，避免软件不兼容造成的数据不能转换、读取等情况。
3.4 加快硬件建设
在事业单位档案管理信息化建设过程中，还要注重对各项现代化软硬件设备进行完善，主要有计算机、数字存储设备、数据库以及网络等。事业单位要注重在数字资源设备上增加更多的资金投入，及时采购、更新和升级设备。事业单位为获得更多的档案资料，需要将存储光盘配置齐全，确保光盘有一定的存储空间，延长光盘使用与保持的时间，从最大限度减少存储风险，让档案资料得到安全保护。选择硬盘设备备份的过程中，要注重其有良好的性能，能保持稳定，具备较强的抗外界十扰能力。
3.5 提升管理人员的专业素质
事业单位要注重对档案管理人员的培训教育工作，让他们学习井掌握更多专业知识，同时档案管理人员还要通过学习计算机、档案管理软件等知识，熟练运用各种现代信息管理技术，既要懂得档案管理业务知识，还要精通计算机管理技术，真正成为复合型人才。此外，事业单位还要做好对档案管理人员的思想政治工作，加强对他们的职业道德教育，以此增强档案管理人员的政治思想觉悟。这样他们在工作中才会保持高度的责任感，提升政治敏锐性与政治鉴别力，踏踏实实做好档案管理信息化工作。
结束语
事业单位档案管理信息化建设是一个复杂、系统的过程，需要档案管理人员注重提升自己的综合素质与能力。事业单位领导也要提高重视程度，既要建立完善的规章制度，还要逐步加大资金投入，为档案管理信息化建设创造有利条件，真正发挥出档案资源的价值，促进事业单位的发展。
参考文献：
[1]黄清颜.加强事业单位档案信息化管理的途径分析[J].科技与创新，2015（04）：55-56.
[2]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2016（07）：31-66.
[3]冯维茜.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].东方企业文化，2015（15）：81.
论文作者:王丽萍
论文发表刊物:《基层建设》2018年第20期
论文发表时间:2018/8/21
标签：档案论文; 事业单位论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 纸质论文; 管理工作论文; 《基层建设》2018年第20期论文;