办公室文秘工作具有较强的综合性，需要针对办公室各项事务进行处理，并起到良好的协调作用。在办公室文秘工作中，文秘人员作为办公室的重要成员，其工作效率直接关系到办公室的办事效率。因此需要重视办公室文秘工作质量和水平的提升，全面提高办公室的总体办事效率，为办公室文秘工作的顺利开展打下坚实的基础。
提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略
◎张丽媛
文秘是办公室的重要组成部分，文秘工作十分琐碎，因此在实际工作中要求文秘人员要保持高度的责任心和谨慎性，严格按照工作计划要求来合理安排各项工作。同时还要遵循上级指令，积极协调好上下级关系，保证办公室各项工作的正常运转，积极促进办公室工作效率和质量的提升。
一、办公室文秘工作的重要性
（一）领导工作的铺垫
办公室文秘工作多是为领导工作进行铺垫，因此文秘工作的效率和质量会直接关系到领导工作的进程和效果。因此在实际办公室文秘工作中，需要针对领导工作目标进行准确把握，进一步明确领导工作进程，并掌握进程各环节的时间要求。而且在实际工作中，还要针对领导在工作中将要采取的措施和方法进行明确，这样才能提前做好各项准备工作，因此在实际工作中要重视与领导的沟通。
（二）领导工作的拓展和延伸
办公室文秘在领导做出决策后，需要进行决策文件的草拟，利用文字准确表达出领导决策内容，并将制成的文件下发至各单位。文件发布后，还要及时对反馈信息进行收集，了解具体的执行动态、反映和效果等情况，为领导做好协助工作。由于办公室文秘工作作为领导工作的拓展和延伸，因此要工作中要严格按照具体的要求进行，同时还要重视整体连续性和承继性，确保将各项工作都能够落实到实处，保证工作能够取得预期的效果。
二、办公室文秘人员需具备的职业素养
（一）严格遵守各项规章制度
作为办公室文秘人员需要在实际工作中严格遵守各项规章制度，这也是文秘工作者最基本的职业道德。文秘人员工作十分繁重，而且在实际工作中也不允许出现早退或是迟到的情况，尽可能的早于领导到单位，并对当日工作进程合理规划，有序的开展各项工作。同时在实际工作中还要重视零碎时间的有效利用，及时对手上的文件资料进行处理，这样有利于整体办事效率的提升。
如果办公室文秘人员的工作效率低，会影响单位中各项信息的传达效果，为了保证办公室文秘人员能够更好的投入到信息传递工作中，单位相关管理人员要根据办公室文秘人员的实际工作情况，制定有效的奖励制度，在保证文秘人员工作质量的基础之上，有效提升文秘人员的工作效率。办公室文秘人员要主动与单位其他部门人员沟通，并根据其他部门人员提出的意见，不断改进自己的工作。
（二）凡事顾全大局
为了能够提高办公室文秘人员的工作质量和水平，要求文秘人员要具备较强的服务意识，并认识到自身工作价值，在实际工作中树立正确的服务目标。在实际工作中，办公室文秘人员需要对自身的工作特点进行了解，将被动服务转变为主动服务，以此来提前各部门对自身工作的满意度。
因为办公室工作量比较大，对文秘人员的要求特别高，如果文秘人员的综合素养较差，则会降低办公室的运行效率，严重影响单位的正常运行。为了保证办公室工作得以顺利开展，文秘人员要不断提高自身的综合素养，利用业余时间参加网络培训，提升自身解决问题的能力。办公室文秘人员还要定期进行工作总结，找到自身的不足，并及时改进，保证自身的综合素养得到更好的提升。
（三）提升办事效能
噢，难怪他们不认识我。我似乎略有些理解了他们刚才的疏忽。他们不是明知道这里还有一个活物而不予理睬，原来他们是把我给彻底地忽略掉了，以为我真的是一块煤矸石，除此以外没有其他道理不理我。
对于办公室文秘人员工作质量，在具体评判时工作效能作为一项重要的指标。即文秘人员所做的任何工作都需要能够获取到良好的效果，即要保证工作的质量，这样才能保证办事的效能。特别是对于办公室文秘人员而言，对其文字功底具有较高的要求，在具体起草各种稿件和文件时，需要提前做好充分的准备工作，不宜盲目落笔，确保写作质量能够满足具体的要求。
（四）提高工作效率
办公室文秘人员在实际工作中，需要重视与上级的有效沟通，而且在执行领导命令过程中，需要保持清晰和灵活的头脑，要有自己的想法，针对于工作存在疑问或是有更好的建议时要及时与领导进行沟通。同时工作还要具有较强的计划性。由于文秘人员每天都需要遇到较多的新任务，而且任务还具有较强的时效性，有时还会遇到一些突发性任务，因此要制定具体的计划，保证各项工作的一一落实，全面提高工作效率和质量。
三、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略
（一）提高文秘人员的服务意识
办公室文秘人员在实际工作中，需要以单位中心工作为核心，在处理各项工作中要时刻站在大局的角度进行分析和处理，凡事要顾全大局，并所做的事情不能有损于单位的形象和利益。
由于办公室文秘人员的工作比较复杂，每天面对的信息特别多，对文秘人员的服务水平要求较高，因此，办公室文秘人员要主动提升自身的服务意识，并做好工作安排。对于办公室文秘人员来讲，要适当提高自身的创新意识，针对工作过程中经常遇到的问题，及时与上级领导汇报。通过提高办公室文秘人员的服务意识，能够更好的提升办公室的服务质量，满足单位各个部门的服务需求。
（二）提高文秘人员的综合素养
(2)研究区西南部NWW向的高山岩体及其隐伏岩体分布区后期岩浆活动较少、岩体相对较单一；而在研究区北东部的近EW向宝山岩体及其附近后期构造发育、岩浆活动频繁，成矿地质环境较前者更为有利，具备寻找多种成因类型矿床的条件。
（三）提升文秘人员的工作效率
对测量模型信效度的检验发现：(1)各个潜变量具有较好的内部一致性，其内部一致性系数均在0.7以上，说明测量模型信度达到检验标准的要求；(2)所有显变量的因子载荷都大于0.5，这表明显变量和潜变量之间的从属关系在统计学上达到显著；(3)职业希望自我、心理弹性和主观幸福感三个潜变量的组合信度(CR)为0.7～0.84，全部大于0.7，平均方差提取值(AVE)也均大于0.4，说明测量模型的收敛效度通过检验。两个模型的拟合指标如表2所示。
3）停工过程中含油污水量大。停工过程中大量蒸汽吹扫及各塔吹扫，产生大量含油污水，装置含油污水排放难度大。尤其是从2014年停工来看，装置在吹扫期间，塔顶污水排放需认真考虑，污水排放后路及相应的应急措施需要到位。
为了保证办公室文秘人员的工作效率的提升，文秘人员要具备良好的整理能力，针对上级领导部门下发的各项文件，做好相应的接受与传达工作，保证单位中的各项信息资源得到更好的利用。而且随着单位发展规模的越来越大，需要传达的文件数量不断增多，办公室文秘工作难度增加，因此，文秘人员在实际工作中要增加责任感，认真做好文件信息登记工作，针对文件信息统计过程中出现的问题，要提前制定好相应的解决对策，进一步提高自身的工作效率。
（四）做好重点工作的督办工作
通过做好督办工作，可以保证部门政令的通畅。督办工作也对文秘人员提出了更高的要求。由于督办工作具有较强的实效性，因此要求文秘人员要具备较强的沟通协调能力，同时对工作还要保持高度的责任心，这样才能在实际工作中针对工作的轻重缓急，按照具体的工作程序认真完成每项工作。在实际督办工作开展过程中，办公室文秘人员需要针对上级安排的工作进行了解，并针对重点工作内容进行分解。并按期进行督办，做好工作执行落实情况的核实工作，开展汇总分析，及时向领导进行汇报，使领导能够对各项工作进展情况有一个全面和准确的了解。
四、结束语
对于办公室文秘人员而言，其在实际工作中需要具备较强的处理问题能力，这样在遇到突发情况时能够及时处理，并抓住要点及时准确向上级汇报。文秘人员作为办公室主要成员，在实际工作中需要时刻保持高度的责任心，认真做好本职工作，这样才能有效的提高办公室文秘工作的质量和水平，为各部门提供优质高效的服务。
（作者单位：伊春市五营区人力资源和社会保障局）
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